"Pystymme seuraamaan aiempaa selkeämmin yrityksen talouteen liittyviä asioita. Kun tiedot ovat aina ajan tasalla, on erittäin helppo seurata missä mennään tuloksen kannalta, tarkistaa miltä tase näyttää tai vilkaista tilien tilannetta."
Kattava Oy on vuonna 1986 perustettu Turun ja Varsinais-Suomen alueella toimiva yritys, joka toteuttaa uudis- ja saneerauskohteiden kattorakentamista niin tiilestä, pellistä kuin huovastakin. Vuonna 2013 yritys siirtyi uuteen omistukseen, kun Jarno Mikkola sai entiseltä työnantajaltaan puhelun kiinnostuksesta ostaa yrityksen toiminta.
– Ehdin välillä tehdä muutaman vuoden kattoasennuksia omalla toiminimellä ennen kuin ostin Kattavan osake-enemmistön. Itsellänikin oli ollut pari työntekijää, mutta olihan se aikamoinen loikka, kun yhtäkkiä työntekijöitä olikin parikymmentä ja suurin osa vielä vanhoja työkavereita. Toiminimikokemuksesta oli kuitenkin alussa paljon apua, kun oli jo vähän nähnyt, mitä yrittäminen on, Mikkola muistelee.
Mikkolan ohjaksissa yritys on laajentanut toimintaansa sekä maantieteellisesti että toiminnallisesti, sillä nykyään samaan yritysryhmään kuuluvat myös Porista käsin toimiva Kattava Oy Länsi-Suomi, peltiosien valmistukseen erikoistunut Kanttaamo Oy sekä yrityskaupan myötä syntynyt Kattava Saumaus Oy.
– Kattava Saumauksen myötä toimintamme laajeni myös kanttausliiketoimintaan ja peltilistojen valmistukseen. Tällä hetkellä mennään aika rauhallisin askelin eteenpäin nykyisten toimintojen kanssa, mutta varmaan toiminta laajenee maltillisesti tulevaisuudessakin.
Kasvaneen ja laajentuneen toiminnan myötä Kattavan yritysten liikevaihto pyörii nykyään kahdeksan miljoonan luokassa. Yritykset työllistävät yhteensä lähes 50 omaa työntekijää, joiden hyvinvointi on tärkeää ja siihen myös panostetaan.
Ultima tehostamaan työtilausten hallintaa
Kattavan toiminnalle on tyypillistä, että vuosittain toteutetaan paljon pienehköjä projekteja, joiden kesto vaihtelee puolesta päivästä kolmeen kuukauteen. Suuren tilausmäärän hallinnassa on tärkeää pystyä hoitamaan niihin liittyvät kirjaukset nopeasti ja täsmällisesti, ja siksi yrityksessä tuli viitisen vuotta sitten ajankohtaiseksi paremmin toimintaa palvelevan toiminnanohjausjärjestelmän hankinta.
– Aiempi järjestelmämme oli luotu enemmän isojen työmaiden tarpeisiin, joten se oli aika kankea meidän käyttöön. Toimintamme on kuitenkin ehkä enemmän talotekniikkapuolen kaltaista, kun toteutamme vuoden aikana paljon pieniä töitä. Esimerkiksi heti ensimmäisen vuoden aikana käsittelimme Admicom Ultiman (ent. Adminet) kautta sellaiset 1500 työtilausta.
Vuonna 2018 käyttöönotetulla Ultimalla haluttiin mahdollistaa asentajille nopea töiden kirjaus mobiilissa sekä sujuvoittaa ja nopeuttaa tilausten laskutusta.
– Laskutus on nyt huomattavasti helpompaa, kun asentajat voivat kirjata työt nopeasti mobiilissa ja saapuvat ostolaskut kohdistuvat oikeille tilauksille. Varsinkin pienemmissä töissä on kätevää, että asentaja voi heti kirjata käyttämänsä tarvikkeet kännykällä, jolloin laskutus saadaan rullaamaan erittäin nopeasti. Tätä kautta myös rahankierto on nopeutunut merkittävästi ja se on yksi Ultiman parhaista ominaisuuksista.
Siinä missä jokapäiväinen työtilausten organisointi ja toteutus pyörivät Ultimassa, hyödynnetään vuositason työsuunnitteluun toista Admicomin ohjelmistoperheen ratkaisua, Admicom Estimaa (ent. Tocoman Aikataulu), jossa työkuormaa tarkastellaan ja muokataan säännöllisesti. Käytännössä aikatauluun kirjataan kaikki vähintään muutaman päivän pituiset työt.
– Näin pystymme seuraamaan tilauskantaa eteenpäin ja arvioimaan, minkä verran töitä uskalletaan vielä myydä tai milloin pystytään vastaanottamaan seuraava työ. Koko aikataulu liikkuu töiden kestoja muokatessa, joten asiakkaille on helppo luvata paikkansapitävät toteutusajankohdat. Meidän melko simppeliin työkuorman hallintaan Tocoman Aikataulu on oikein hyvä työkalu ja uskon, että se on sitä myös isompien työmaiden jana-aikataulujen luomiseen.
Tilaukset haltuun laskennasta seurantaan
Työnjohdon ja asentajien huolehtiessa työtilausten toteutuksesta, vastaa toimitusjohtaja tarjouslaskennasta, joka hoituu osittain Ultimaa hyödyntäen.
– Tällä hetkellä lasken Ultimalla meidän kaikki kermipuolen työt, mutta tiili- ja peltipuolen laskenta hoituu muilla keinoin. Sinnekin puolelle on kyllä paketit tehtynä, mutta ajanpuute on monessa asiassa pieni haaste, joten hintojen päivittäminen on jäänyt tekemättä. Tykkään kyllä Ultiman tarjouslaskennasta, mielestäni se on aika selkeä ja toiminut hyvin.
Mikkolan mukaan Ultiman tarjouslaskenta helpottaa laskentavaiheen lisäksi myös resurssien ja materiaalihankintojen suunnittelua työmaan käynnistyessä.
– Kun paketteja on riittävästi, niin onhan laskenta aika nopea käyttää. Siinä pystyy helposti esimerkiksi muuttamaan katteita positiokohtaisesti ja huomioimaan myös pienemmän kulut, kuten kiinnitystarvikkeet. Tehdyn laskelman perusteella järjestelmä antaa arvion tarvittavista työpäivistä ja työnjohto saa käyttöönsä materiaalilistat, jolloin heidän on helppo katsoa, mitä olen laskenut kyseiselle työlle ja kuinka paljon mitäkin tavaraa pitää tilata.
Koska Kattavan työmaat ovat suhteellisen lyhytkestoisia, on projektin käynnistyessä katse tiiviisti laadukkaassa suorittamisessa työmaalla. Töiden toteumia seurataan pääasiassa niiden valmistuttua.
– Pääsääntöisesti meidän kohteet tosiaan kestävät sen muutaman hassun viikon, joten kovin tarkalle projektinaikaiselle seurannalle ei ole tarvetta. Seuraamme toki kustannuskertymää sekä muutenkin työmaiden asioita data-analysaattorin kautta. Sen avulla on helppo seurata kohde- ja työtilauskohtaisesti valmistuneiden työmaiden laskettuja ja toteutuneita kuluja sekä lopullista katetta – ja tuleehan sieltä välillä vilkaistua myös keskeneräisten töiden laskutusastetta.
Ultiman avulla myös yritystason talousseurantaan on saatu selkeyttä ja ajantasaisuutta.
– Pystymme seuraamaan aiempaa selkeämmin yrityksen talouteen liittyviä asioita. Kun tiedot ovat aina ajan tasalla, on erittäin helppo seurata missä mennään tuloksen kannalta, tarkistaa miltä tase näyttää tai vilkaista tilien tilannetta. Myös rahoitusennuste on oikeinkin kätevä tuossa etusivulla.
Sujuvuutta yritysten väliseen toimintaan
Ultima on otettu käyttöön kaikissa yritysryhmän neljässä yrityksessä ja Mikkolan mukaan se helpottaa arjen tekemistä monella tapaa.
– Kun kaikissa yrityksissä on käytössä Ultima, yläreunan valikosta pääsee kätevästi parilla klikkauksella hyppäämään toisen yrityksen tietoihin. Yritysten toiminnoissa on paljon yhteisiä asioita, joten keskinäistä toimintaa sujuvoittaa mahdollisuus hyödyntää samoja tietoja yritysten välillä, esimerkiksi yhdessä yrityksessä tehty hinnastopohja siirtyy helposti myös toisen käyttöön.
Ultima on myös taipunut joustavasti yritysten keskenään erilaisiin tarpeisiin.
– Viimeisimmän yrityskaupan myötä meille tuli asennusten lisäksi toimintaan mukaan valmistuspuoli. Ultima on mahdollistanut kaikille yrityksillemme toimivat prosessit, sillä olemme saaneet sujuvasti mukaan myös tehdaspuolen toimintojen hallinnan.
Sen lisäksi, että Ultima on mahdollistanut yritysten monipuolisen toiminnan hallinnan ja tilausprosessien tehostamisen, on sen vaikutus näkynyt erityisesti taloushallinnon rutiinitöiden vähenemisenä.
– Esimerkiksi koko palkanlaskennan prosessi on paljon selkeämpi, kun työnjohtajat hyväksyvät sähköiset tuntikortit ja tiedot siirtyvät sujuvasti palkanlaskentaan. Varsinkin sihteerin työ on helpottunut paljon, kun miettii, että aiemmin hän esimerkiksi kirjasi rahoitusennustetta varten laskujen summat käsin Exceliin. Näin jälkikäteen ajateltuna se on ollut erittäinkin aikaa vievää hommaa ja nyt hänellä jää aikaa vähän muuhunkin kuin Excelin näppäilyyn. Kyllä työnjohdon ja sihteerin aikaa on säästynyt aika paljonkin.
[KUVA: Lina Toivonen]