"Näen helposti missä mennään, paljonko ostolaskuja lähtee minäkin päivänä tai mitä ensi viikolla tapahtuu. Se on aika hienoa, että kassatilanteen näkee niin nopeasti."
Lahden Putkihuolto Oy palvelee nykyään asiakkaitaan 31 työntekijän voimin Päijät-Hämeen alueella. Asiakkaita ovat niin yksityistaloudet, isännöitsijät kuin teollisuus.
”Teemme linjasaneerauksia sekä LVI-huoltoa ja meillä on myös huoltopäivystys. Tällä alueella erityisesti teollisuus työllistää meitä paljon”, kertoo toimitusjohtaja Jari Kallijärvi.
Admicom Ultima (ent. Adminet) otetiin Lahden Putkihuollossa käyttöön toukokuussa 2014. Edellisen järjestelmän huonot käyttöönottokokemukset aiheuttivat ennakkoon huolta, mutta lopulta ihan turhaan.
Tarvikkeet kohdistuvat suoraan oikealle työlle
Lahden Putkihuolto Oy:ssä hoidetaan kaikkiaan noin 70 huoltokeikkaa viikossa, joten ymmärrettävästi työtilausprosessi kokonaisuudessaan on mennyt Ultiman myötä eniten eteenpäin.
Toimistolla kaikki ottavat tilauksia vastaan ja kirjaavat ne Ultimaan. Kallijärven vastuulla on jaella työt kentälle. Kaikki isommat ja arvokkaammat tavarat tilataan suoraan tukusta työmaalle, omassa varastossa säilytetään vain putkia ja asennustarvikkeita. Ultimassa tukkuritilausten ostolaskut kohdistuvat automaattisesti työtilaukselle.
”Jos aiemmin tilasin asiakkaalle vaikka varaajan suoraan kotipihaan ja asentaja meni laittamaan sitä paikoilleen, hän ei välttämättä muistanut merkata tuotetta työmääräimelle, kun ei ollut itse vienyt sitä mukanaan. Välillä puuttuvat tavarat huomattiin toimistolla, mutta helposti niitä jäi myös laskuttamatta.”
”Ultima on selkeästi pienentänyt meillä tavarahävikkiä ja varmistanut tavaroiden laskutuksen.”
Yrityksen tilannetta on helppo seurata
Ultima on helpottanut yrityksen tilanteen seuraamista monellakin rintamalla. Esimerkiksi urakoiden osalta kaikki kulut ja tulot saadaan seurantaan reaaliajassa.
”Aiemmin urakan onnistumisen näki vasta, kun se oli jo päättynyt. Nyt tieto on heti saatavilla. Itse seuraan urakoiden etenemistä kerran viikossa, urakkapuolen työnjohto varmasti vielä useammin. Minua kiinnostaa viikoittaisten talousraporttien lisäksi erityisesti kassatilanteen seuraaminen. Ruudulla näkyy kaikki pankit ja näen helposti missä mennään, paljonko ostolaskuja lähtee minäkin päivänä tai mitä ensi viikolla tapahtuu. Se on aika hienoa, että kassatilanteen näkee niin nopeasti.”
Aikaa oikeisiin asioihin
Sähköinen toimintatapa on vapauttanut aikaa monista aiemmin aikaa vieneistä toiminnoista. Esimerkiksi työtuntien siirtäminen tuntikorteilta palkanlaskentaan oli aiemmin iso työ. Nyt tiedot siirtyvät automaattisesti ja palkanlaskenta itsessään on helpompaa.
”Ulkopuolinen tilitoimisto hoitaa osan meidän palkoista ja itselleni olen ottanut kuukausipalkkalaisten palkanmaksun. Palkanlaskenta on nopeutunut paljon ja tilitoimiston laskut ovat pienentyneet nyt, kun hekin hoitavat palkat ja kirjanpidon Ultimalla.”