"Ultiman tulo on helpottanut kaikessa todella paljon. Esimerkiksi seuranta ja moni muu asia teetti aiemmin paljon enemmän työtä, mutta nykyään asioiden hoitaminen on helppoa ja seuranta reaaliaikaista. Nyt vähän tuntuu siltä, että miten me oikeastaan tultiin aiemmin toimeen."
Helsinkiläisen Lattiakolmion tarinan alkujuuret ulottuvat aina 1970-luvulle asti, sillä tuolloin rakennusliikkeessä apupoikana työskennellyt Veijo Wuornos sai ensimmäisen kipinänsä lattia-alalle. Lähinnä pääkaupunkiseudulla toimiva yritys työllistää nykyään 13 omaa asentajaa ja toteuttaa lattia-päällystystöitä, mattoasennuksia, parkettiasennuksia sekä epoksi- ja elastomeeripinnoituksia pääasiassa rakennusliikkeistä koostuvalle asiakaskunnalleen. Useimmiten yrityksen kohteet ovat esimerkiksi kouluja, sairaaloita, liiketiloja ja muita julkisia rakennuksia.
– Asiakkaisiimme lukeutuu Suomen suurimpia rakennusliikkeitä, kuten NCC, Skanska, SRV ja YIT. Viimeisimpänä isona kohteena valmistui viime vuonna kauppakeskus Tripla, ja sitä ennen esimerkiksi Myllypuron kampus oli merkittävä kohde, kertoo toimitusjohtaja Keijo Korpelin, joka ottivastuun yrityksen operatiivisesta toiminnasta vuonna 2018, Wuornoksen siirtyessä vähitellen kohti ansaittuja eläkepäiviä.
Hyvää palvelua ja toimiva ohjelmisto
Kun Korpelin siirtyi Lattiakolmiolle vuonna 2018, käynnistyi yrityksessä nopeasti keskustelu ohjelmiston vaihdosta. Tuolloin yrityksessä oli käytössä Korpelinille aiemman työnantajankin ajoilta tuttu toiminnanohjausratkaisu, jonka hän ei kokenut soveltuvan riittävän hyvin lattia-alan toimintaan. Erityisesti Korpelin kaipasi paremmin yrityksen toimintaa palvelevaa projektinseurantaa:
– Mielestäni ohjelmisto oli liian raskas meidän hommaan, eikä täällä muutkaan näyttänyt siitä hirveästi tykkäävän. Oikeastaan ohjelmistoa ei käytetty juuri muuhun kuin laskutukseen ja taloushallintoon. Se oli ehkä räätälöity enemmän isoille rakennusliikkeille, mutta meidän toimintaamme se ei oikein palvellut.
– Meillä oli muutenkin ollut jo pidemmän aikaa tiedossa, että silloinen ohjelmistomme on tulossa tiensä päähän. Palvelu alkoi kerta kaikkiaan huonontua niin paljon siinä vaiheessa, kun yritys myytiin isolle ulkomaalaiselle toimijalle. Siellä esimerkiksi palkanlaskentaohjelmisto meni kokonaan uusiksi, eikä se tuntunut istuvan millään meidän toimintaamme. Sitä kautta vaikeudet olivat jo aika isoja, Wuornos lisää.
Vuonna 2018 alkanut keskustelu johti nopeasti tekoihin, kun yrityksessä tutustuttiin Admicom Ultimaan (ent. Adminet), joka vaihdettiin käyttöön huhtikuussa 2019.
– Saimme esittelyssä Ultimasta erittäin vakuuttavan kuvan. Sisäisen keskustelun jälkeen tulimme siihen tulokseen, että ei se ota, jos ei annakaan. Ja on se kyllä mielestäni antanut: palkanlaskenta, taloushallinto ja projektinhallinta on Ultimassa paljon aiempaa helpompaa, Korpelin kertoo.
– Olemme kyllä olleet tyytyväisiä: palvelu on ollut hyvää ja ohjelmisto on toiminut. Ei ole ollut mitään ongelmia. Tietenkin koko ajan on uutta opittavaa, mutta minun ei onneksi enää tässä vaiheessa tarvitse opetellakaan kaikkia hienouksia, joita siellä on, Wuornos naurahtaa.
Vaikka uuden opiskelu vaatii aina oman aikansa, saatiin Ultima Korpelinin mukaan sujuvasti käyttöön:
– Minusta käyttöönotto oli aika helppo. Kun on tottunut käyttämään tietynlaista ohjelmistoa ja hyppää uuteen, niin ainahan siinä oma aikansa menee oppia uusille toimintatavoille, mutta ainakin omalla kohdallani palaset loksahtivat aika nopeasti kohdilleen muutaman koulutuksen jälkeen.
Työmaat reaaliaikaiseen seurantaan
Lattiakolmion projektien hallintaan Ultima on tuonut kokonaisvaltaisen muutoksen, joka alkaa heti tarjouslaskennasta.
– Meillä ei ole tarvetta järeälle tarjouslaskennalle ja Ultimassa saamme jätettyä projekteista myyntitarjoukset, joille lisätään jo tarjousvaiheessa tarkat määrät ja tuotetiedot. Se on ollut iso asia, että olemme saaneet tarjouksesta lähtien kaikki tiedot samaan järjestelmään, koska nyt voitettu tarjous saadaan muutettua helposti avoimeksi projektiksi, jolloin laskutus ja kaikki muu tekeminen käynnistyy valmiilla tiedoilla. Se on ollut Ultimassa iso apu entiseen verrattuna, Wuornos kertoo.
– Myös työmaiden budjetointi oli aiemmin vähän heikoilla kantimilla, mutta Ultimasa pääsemme hyvin seuraamaan työmaiden myyntejä sekä ostoja, palkkoja ja muita kuluja. Siinä aika nopeasti näkee jonkin olevan vialla, jos työmaa alkaa mennä pakkaselle, joten asialle ehtii vielä tehdäkin jotain, Korpelin toteaa.
Nimenomaan projektinseurantaan Ultima on tuonut ison helpotuksen, kun aiempi kansioiden selailuun ja Exceleihin perustuva seuranta on saatu automatisoitua.
– Nyt kaikki työmaaseuranta on paljon helpompaa, kun Ultima muodostaa seurantatietoa automaattisesti. Tärkeintä on nähdä reaaliajassa missä työmailla mennään, jotta tilanteisiin pystytään reagoimaan hyvissä ajoin. Meidän ala on aika herkkä muutoksille ja kilpailu niin kovaa, että rattaiden pitäisi pyöriä koko ajan. Siinä korostuu hyvä suunnittelu ja ajantasainen tieto yrityksen tilanteesta. Näihin asioihin pyrimme hyödyntämään Ultimaa niin paljon kuin mahdollista, Korpelin kertoo.
Viime vuoden puolella yrityksessä otettiin käyttöön myös Ultiman varastotoiminnot, joilla toimintojen seurantaan saadaan Korpelinin mukaan entistä enemmän tarkkuutta:
– Meillä kaikki ostotilaukset tehdään Ultimasta, mutta materiaaleja kulkee suorien työmaatoimitusten lisäksi varaston kautta. Varastotoimintojen myötä näemme paljon tarkemmin myös työmaiden tilanteen, kun pystymme seuraamaan ajantasaisesti työmaille lähteviä ja palautuvia materiaaleja. Samalla ensi vuonna tilinpäätös helpottuu, kun varastonarvot on valmiiksi laskettuna.
Sujuvuutta toimistolle
Yrityksen hallinnollisiin prosesseihin Ultima on tuonut helpotusta mahdollistamalla sujuvamman yhteistyön yrityksen sisällä ja automatisoimalla työvaiheita.
– Esimerkiksi ostolaskujen käsittely on helppoa ja myyntilaskut saadaan tehtyä projektilta, josta ne siirtyvät suoraan myös reskontraan. Oikeastaan Ultimassa kaikki toimii vähän paremmin ja automaattisesti. Siinä mielessä tämä on tosi hieno järjestelmä ja vähentänyt myös toimistotyötä, Wuornos kertoo.
– Kyllähän tämä on helpottanut toimistotyötä ihan älyttömästi ja myös yhteistyötä työnjohdon kanssa. Nyt kun kaiken näkee suoraan järjestelmästä reaaliajassa, ei tarvitse koko ajan olla kyselemässä työnjohdolta työmaihin liittyviä asioita, kun voi vaan avata koneen ja katsoa. Työnjohtajat ovat myös itse olleet ihan innoissaan hoitamassa asioita Ultiman kautta, Korpelin jatkaa.
Lattiakolmiolla on ollut tavoitteena saada Admicomista kumppani, jonka kanssa yrityksen tarvitsemia palveluita voidaan hoitaa keskitetysti yhden tahon kanssa.
– Ohjelmiston vaihdossa oli tarkoitus saada kaikki mahdollinen toimimaan yhden palveluntarjoajan kautta, jotta turha tekeminen jäisi välistä pois. Admicomin kanssa tämä on mahdollista, Korpelin toteaa.
Parin vuoden kokemuksella Wuornos ja Korpelin ovat tyytyväisiä yrityksessä toteutettuun muutokseen.
– Ihan ehdottomasti on positiiviset fiilikset tästä muutoksesta, Wuornos kertoo.
– Ultiman tulo on helpottanut kaikessa todella paljon. Esimerkiksi seuranta ja moni muu asia teetti aiemmin paljon enemmän työtä, mutta nykyään asioiden hoitaminen on helppoa ja seuranta reaaliaikaista. Nyt vähän tuntuu siltä, että miten me oikeastaan tultiin aiemmin toimeen, Korpelin pohtii.
[Kuva: Tero Honkaniemi]