"Ohjelmisto on ainakin meidän yrityksessä todella tärkeä, kun ei ole henkilöstöä pelkästään lippujen ja lappujen pyörittelemistä varten, vaan ohjelmisto hoitaa asioita – niin kuin nykyaikana pitääkin."
Vuonna 2009 perustettu Hyvinkäältä käsin toimiva Maansiirtoliike Manninen Oy toteuttaa maanrakennus- ja louhintapalveluita Etelä-Suomessa.
Kattava ohjelmisto toiminnan hallintaan
Kolmisen vuotta sitten Tero törmäsi internetissä Admicom Ultimaan (ent. Adminet) ja sen tarjoama ohjelmistokokonaisuus kiinnitti miehen huomion. Hän perehtyi asiaan tarkemmin ja päätyi ottamaan Ultiman käyttöön toukokuussa 2016.
– Yleisesti ottaen olisi parasta, mitä vähemmän yrityksessä pitäisi käyttää eri ohjelmistoja ja siihen itsekin pyrimme. Aikaisemmin hoidimme erillisillä ohjelmistoilla tuntikirjaukset, palkanlaskennan ja laskutuksen. Ultima oli paljon silloista ratkaisuamme kattavampi ja parempi kokonaisuus. Meille oli todella tärkeää, että pystyimme yhdistämään nämä toimenpiteet yhteen ohjelmistoon, jossa tiedot kulkevat suoraan oikeisiin paikkoihin, toimitusjohtaja Tero Manninen kertoo.
Kokonaisjärjestelmän vaikutus näkyy erityisesti yrityksen talous- ja palkkahallinnosta vastaavan Helena Mannisen työssä.
– Onhan arki helpottunut aika paljonkin, kun kaikki asiat ovat helposti käsiteltävissä yhdessä ohjelmassa. Oikeastaan se kaikista suurin muutos on tapahtunut palkanlaskennassa, kun työntekijöiden kirjaukset tulevat suoraan Ultimaan ja ne on helppo käsitellä sitä kautta. Admicomilla on myös tosi hyvä tuki, sillä olen tarvittaessa saanut nopeasti apua ongelmatilanteissa, Helena kertoo.
Tehostuneet taloushallinnon rutiinit näkyvät helpompana arkena ja tehokkaampana ajankäyttönä.
– Meille Ultima on ollut hyvä ratkaisu ja olen ollut tosi tyytyväinen siihen, kuinka palkanlaskennan ja kirjanpidon asiat siellä hoituvat. Kun rutiinit eivät ole niin työläitä, myös arki on helpompaa ja aikaa vapautuu muihin asioihin, Helena toteaa.
Tarkka kustannusten kohdistaminen sujuvoittaa laskutusta ja seurantaa
Yrityksen urakointitoiminnan hallintaan Ultima on tuonut helpotusta erityisesti siinä, että kaikki kulut saadaan kohdistettua vaivattomasti oikeille kohteille.
– Kun urakkakohde ja siihen liittyvät työtilaukset on perustettu Ultimaan, työntekijöiden tuntikirjaukset ja työmaalle ostetut tavarat kohdistuvat hienosti työmaan piikkiin ja kirjautuvat kuluksi urakalle. Myös käytettävä kalusto tavallaan vuokrataan työmaalle, jolloin niidenkin kulut kohdistuvat oikein. Maanrakennusyrityksessä kalusto on aika suuri kustannuserä ja on tärkeää, että niillekin pystytään määrittelemään veloitushinta ja seuraamaan kuluja tarkasti myös kaluston osalta, Tero kertoo.
Tarkka kulujen kohdistaminen varmistaa, että kaikki kustannukset saadaan laskutettua sujuvasti.
– Laskutuspuolella Ultima on helpottanut meidän hommaa todella paljon. Esimerkiksi ostojen edelleen laskuttaminen on vaivatonta ja yksikköhintaurakoita varten olen luonut hinnaston, jonka perusteella Ultima muodostaa laskurivit lisätessäni tuoterivejä ja määriä. Pääasiassa laskutamme kuitenkin urakat maksuerillä ja ne on todella helppo näppäillä maailmalle vaikka illalla kotoa käsin. Lisätyöt työntekijät merkitsevät omalle työtilaukselleen, joten ne pysyvät paremmin hallinnassa ja ovat helposti käsiteltävissä. Lisätöiden laskutus, seuranta ja hallinta on ehdottomasti ollut meille kaikista merkittävin muutos.
Kun urakan kustannukset kohdistuvat tarkasti oikeisiin paikkoihin, saadaan myös seurannasta vaivattomasti entistä yksityiskohtaisempaa tietoa.
– Tarvittaessa pääsen seuraamaan urakoiden etenemistä hyvinkin tarkasti. Kun kaikki ostot, tunnit ja kalustokustannukset kirjautuvat suoraan urakan kuluksi, työmaiden seuranta on paljon helpompaa ja tarkempaa.
Kehittyvä ohjelmisto helpottaa arkea
Maanrakennusalan toiminnassa on erityispiirteitä, jotka vaativat omanlaisiaan ratkaisuja ja tuotekehitystä myös käytettävältä ohjelmistolta. Vajaan kolmen yhteisen vuoden aikana Tero on antanut aktiivisesti palautetta Ultiman toimintojen kehittämiseksi ja toiveisiin on myös vastattu.
– Ultima on kehittynyt paljon näiden vuosien aikana. Itse olen toivonut muutoksia esimerkiksi lisätöiden laskutukseen ja kaluston kustannusten hallintaan liittyen. Kehitystä on myös tapahtunut ja täytyy antaa kiitokset, että meitäkin pienenä yrityksenä kuunneltiin näissä asioissa.
Vaikka pieniä kehitysideoita on edelleen, on Tero kokonaisuutena tyytyväinen Ultiman ratkaisuihin maanrakennusalalle.
– Tällä hetkellä olen todellakin tyytyväinen Ultimaan työkaluna ja se tyydyttää meidän tarpeitamme todella hyvin. Nyt ei ole mitään kiveä kengässä tämän ohjelmiston suhteen.
Toimialan tarpeita palvelevan ja automatisoidun ohjelmiston vaikutus näkyy yrityksessä erityisesti tehostuneena ajankäyttönä. Pienessä perheyrityksessä sen merkitys on tärkeä.
– Ultima helpottaa meidän arkea todella paljon. Kun rutiinit eivät vie liikaa aikaa, pystymme keskittymään tärkeämpiin asioihin. Sen takia Ultima on ainakin meidän yrityksessä todella tärkeä, kun ei ole henkilöstöä pelkästään lippujen ja lappujen pyörittelemistä varten, vaan ohjelmisto hoitaa asioita – niin kuin nykyaikana pitääkin.
KUVA: Tero Honkaniemi