"Kun perustin North Airia niin oli itsestäänselvyys, että Ultimalla mennään. En edes miettinyt muita, kun tämä on ollut oikein miellyttävä kyyti. Pystyn periaatteessa vaikka kännykällä pyörittämään koko firmaa. Ainuttakaan paperia ei tarvita."
North Air Oy on vuonna 2020 perustettu ilmanvaihdon säätöihin ja kiinteistöjen ilmanvaihdon energiatehokkuuden parantamiseen erikoistunut yritys. Teemu Vilanderin perustama North Air liittyi osaksi Suomen vanhinta horminkorjausyritystä Eskon Oy:tä huhtikuussa 2021.
– Perustin alun perin North Airin tekemään ilmanvaihdon säätötöitä sekä energiaremontteja, mistä meillä on vahvaa osaamista ja pitkä kokemus. Eskon Oy:n kanssa yhteistyö kehittyi nopeasti tasolle mistä tuntui luontevalta siirtyä operoimaan samalta puolelta pöytää. Sen seurauksena North Air liittyi Eskon-konserniin. Yhdessä olemme laadukkaan sisäilman varma osaaja ja luonteva yhteistyökumppani kaikille hyvän sisäilman ystäville, North Airin liiketoimintajohtaja ja Eskon Oy:n ilmanvaihdon yksikönpäällikkö Teemu Vilander kertoo.
Eskon-konserni toteuttaa ammattitaidolla ja luotettavasti ilmanvaihdon työt laajasti kaikille, jotka hallinnoivat, huoltavat tai rakentavat kiinteistöjä. Tyypillisiä kohteita ovat esimerkiksi teollisuuskiinteistöt, ravintolat, koulut, päiväkodit, asunto-osakeyhtiöt ja pientalot. Töitä tehdään suurimmaksi osaksi pk-seudulla, mutta kohteita toteutetaan ympäri Suomen.
Tämän lisäksi yritys korjaa betonin halkeamia ja tekee erilaisia injektointitöitä kuten kopolaattojen kiinnityksiä ja haitta-aineiden kapselointia.
Ilmanvaihtohormien kunnostukset ja sukitukset ovat myös olennainen osa yrityksen liiketoimintaa.
– Nyt kun olen ollut mukana Eskon Oy:n toiminnassa muutaman vuoden, olen vakuuttunut Eskonin pitkän linjan osaamisesta kaikilla osa-alueilla sekä aidosta ja rakentavasta asiakaslähtöisestä palvelumallista.
Järjestelmän valinta oli itsestäänselvyys
Admicomin Ultima-ohjelmisto tuli Vilanderille tutuksi jo ennen North Airin perustamista aiemmassa yrityksessä. Käyttökokemusta on sen myötä ehtinyt kertyä jo yli viiden vuoden ajalta.
– Ultima tuli mukaan jo edellisessä yrityksessä. Kun perustin North Airia niin oli itsestäänselvyys, että Ultimalla mennään. En edes miettinyt muita, kun tämä on ollut oikein miellyttävä kyyti.
Aiemmassa yrityksessä ennen Ultiman käyttöönottoa moni hallintoon ja talouteen liittyvä osa- alue pyöri papereiden kautta, mikä teetti ylimääräistä työtä.
– Meillä oli kirjanpidon ohjelmisto käytössä, mutta laskut ja muut tulivat paperisena aika pitkään. Jossain vaiheessa niitä alkoi tulla sähköisenä, mutta ne eivät kohdistuneet projekteille, mikä vaati meiltä manuaalista työtä. Se on vähentynyt paljon.
Syinä toiminnanohjausjärjestelmän hankinnalle olivat muun muassa paperittomuus, taloushallinnon toiminnot, tiedon kohdistuminen sähköisesti oikeisiin paikkoihin ja mahdollisuus johtaa yritystä ohjelmiston avulla missä ja milloin vain.
– Tärkeää minulle on ostojen ja myyntien hallinta sekä tuntien ja materiaalien kohdistaminen työkohteille. Ja sekin, että pystyn periaatteessa vaikka kännykällä pyörittämään koko firmaa. Ainuttakaan paperia ei tarvita, ellei halua välttämättä jostain muualta katsoa kuin näytöltä.
Hyviä kokemuksia kahdesta järjestelmän käyttöönottoprojektista
Vilander muistelee, että käyttöönottovaihe meni aiemmassa isommassa yrityksessä hyvin ja Admicomilta nimetystä yhteyshenkilöstä oli apua uuteen järjestelmään perehtyessä.
– Muistan, että käyttöönotto meni silloin ihan hyvin. Varsinkin alkuvaiheen koulutus ja tuki oli hyvää. Meille oli nimetty oma yhteyshenkilö, joka neuvoi ja jossain vaiheessa meidän ei enää tarvinnut soitella. Hetki siinä menee, että pääsee kärryille, oppii toiminnot ja reitit, mutta sitten kun sisäistää ne, niin Ultima on hyvinkin helppokäyttöinen. Hiukan haasteita oli saada opetettua ja ajettua työntekijöille sovelluksen käyttöä, vaikka mobiilinäkymä mitä he käyttävät on todella yksinkertainen. Siellä on helpot kuvakkeet ja valmiiksi syötettynä omat projektit.
North Airilla työntekijät ovat ottaneet Ultiman hyvin vastaan, kun järjestelmä on ollut käytössä yrityksen alkuvaiheesta asti. Myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen ohjelmiston toimintoihin on ollut sujuvaa.
– Olen opettanut uusia työntekijöitä käyttämään Ultimaa. Heille on luotu tunnukset ja näytetty, että näin tämä toimii ja se on ollut selvä peli siitä eteenpäin. Kyllä kaikki on tykännyt tästä toimintatavasta enkä usko, että kukaan haluaisi missään nimessä palata mihinkään tuntilistojen täyttämiseen. He ovat kyllä hyvin ottanut sen vastaan varsinkin, kun se on ollut käytössä alusta saakka.
Tilitoimistopalvelut hoituvat tällä hetkellä Admicomin kumppanin kautta ja yhteistyö on sujunut mutkattomasti. Tilitoimiston työ helpottuu, kun yrityksessä on vankkaa osaamista järjestelmän käytöstä ja tiedot ovat hyvässä järjestyksessä.
– Meillä on Admicomin kumppanilta Monitoimistolta otettu kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelu ja yhteistyö on mennyt kyllä todella hyvin. Uskoisin, että olen saanut kiitosta ohjelmiston käytöstä, koska olen tehnyt asiat tilitoimistolle helpoksi. Tietenkin se on ollut luontevaa, että palikat ovat oikeassa järjestyksessä, kun olen käyttänyt järjestelmää niin pitkään.
Automatiikka auttaa, kun rutiinit tehdään huolella
Yrityksen hallintoon liittyviä tehtäviä tehdään Ultimassa päivittäin, jotta työt rullaavat sujuvasti, raha liikkuu ja tietoa kertyy raportointiin. Vilander kuvaa tyypillisiä tehtäviä järjestelmän parissa:
– Kun tulee uusi tilaus, siitä luodaan projekti ja koordinoidaan työlle asentajat, jolloin kohde tulee asentajille mobiilisovellukseen näkyviin. Samalla on hyvä tarkastaa, että laskutusosoite ja muut asiakastiedot ovat kunnossa tai mahdollisesti luoda uusi asiakas. Päivittäisiin rutiineihin kuuluu tietenkin myös laskutusta, ostolaskujen käsittelyä, tuntien hyväksyntää ja seurantaa, kuten projektikohtaista seurantaa ja kulujen sekä saatavien seurantaa.
Sähköiseen toimintatapaan siirtyminen on auttanut vähentämään inhimillisiä virheitä. Ultiman automatiikka puolestaan auttaa kohdistamaan tietoa oikeisiin paikkoihin. Järjestelmän ohjaksissa on kuitenkin aina ihminen ja tiedon tarkistamistakin tarvitaan.
– Kaikki kohdistuu oikeille projekteille sataprosenttisesti, kun tietää mitä on tekemässä. Hukan pitäisi silloin mennä ihan minimiin. Ja tietenkin inhimillisten virheiden pitäisi vähentyä, kun ei ole enää papereita ja kaikki menee digitaalisesti järjestelmään. Tietysti jos järjestelmää ei osaa käyttää, niin silloin voi tehdä isoja inhimillisiä virheitä. Pitää olla hereillä, että halutut rivit menevät laskutukseen ja ne rivit menevät varastoon, joiden kuuluukin mennä varastoon. Kyllähän se jonkin verran työtä vaatii, mutta sitähän se työnteko on.
Automaattinen kohdistaminen toimiikin mallikkaasti silloin, kun pohjatyöt tehdään huolella projektin alkuvaiheessa ja tietoa kirjataan työn edetessä. Kun tiedot ovat sähköisessä muodossa ja ne kohdistuvat oikein, niin seuranta on helppoa. Raporteilta voi porautua tarkasti esimerkiksi siihen, mistä tulos muodostuu tai mitä tuloja ja kuluja projekteihin liittyy.
– Mitä paremmin pohjatyön tekee projekteja luodessa, mitä reaaliaikaisemmin työntekijät täyttävät tuntejaan ja mitä paremmin ostolaskuille mainitaan työnumerot, niin sitä automatisoidummin asiat rullaavat itsestään eteenpäin. Esimerkiksi kun tilausnumeron mainitsee tavaraa ostettaessa, niin silloin ostolaskut kohdistuvat suoraan digitaalisesti projektille. Samoin jos työntekijä käy neljässä kohteessa päivän aikana ja ostaa tavaraa, niin parhaimmillaan tunnit ja materiaalit kohdistuu kaikille neljälle projektille juuri niin kuin pitääkin. Seurannan puolella Ultimasta saa laajasti raportteja ja riveihin pääsee pureutumaan tarkemmin. Kaikki on siellä hyvässä järjestyksessä digitaalisessa mapissa.
Luotettava ja monipuolinen järjestelmä tehostaa arkea
Suurimpana hyötynä Vilander pitää sitä, että kaikki toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä. Kiitosta saavat myös Ultiman toimintavarmuus ja mahdollisuus käyttää järjestelmää missä ja milloin vain.
– Se on varmasti numero yksi, ettei tarvitse hyppiä useamman eri ohjelmiston välillä, vaan kaikki on yhdessä paketissa. Toinen on, etten ole havainnut oikeastaan koskaan mitään bugeja. Käyttöliittymä on siis hyvä ja se on aina toiminut ulkomailtakin, eli se ei ole myöskään millään tavalla paikkasidonnainen ja pystyn vaikka puhelimella hoitamaan kaikki asiat. Joskus on päivityksiä, mikä on harmittanut silloin kun on pitänyt tehdä jotain tärkeää, mutta se on ymmärrettävää, että joskus ohjelmistoa pitää päivittää.
Hyvä järjestelmä skaalautuu yrityksen tarpeisiin ja sieltä löytyy alalle tärkeät ominaisuudet. Pitkänkään käyttökokemuksen jälkeen ei ole vielä löytynyt sellaista toimintoa, mitä Ultiman kautta ei saisi hoidettua.
– Suosittelisin Ultimaa kaikille laidasta laitaan rakennusalalla. Ainakin LVIS-alalla pienille, keskisuurille ja isommillekin yrityksille se varmasti sopii. Ultima on hyvä alusta ja siinä on kaikki tarvittavat ominaisuudet. Ei ole tullut sellaista vastaan, mitä oikeastaan puutteeksi kokisin. Päinvastoin on varmaan vielä sellaisia toimintoja, mitä en vielä tuhansienkaan tuntien käyttökokemuksella välttämättä tiedä tai osaa hyödyntää. Aika hyvin se kuitenkin alkaa nyt olla selvillä, että mitä kaikkea siitä saa irti.