"Itseltäni säästyy kymmeniä tunteja kuukaudessa ihan jo sen takia, että ylimääräisistä Exceleistä, tiedonsiirroista ja manuaalisesta työstä on päästy eroon. Olen hyvin onnellinen siitä, mitä olemme Ultimalla saavuttaneet."
Rakennus Laprip on Itä-Uudellamaalla ja pääkaupunkiseudulla toimiva rakennusalan perheyritys, jonka Lasse Penttilä perusti vuonna 1999 rakentaen lähinnä omakotitaloja myytäväksi. Nykyään yritys palvelee yksityisasiakkaiden lisäksi monipuolisesti sekä julkisen sektorin että yritysasiakkaiden rakentamistarpeita.
Täydellisesti suunniteltu käyttöönotto
Rakennus Lapripin toimintaa ohjattiin pitkään kynä ja paperia -periaatteella, mutta nykyajan vaatimukset olivat ajaneet yrityksen tilanteeseen, jossa käytössä oli viisi ohjelmistoa ja tukku Excel-tiedostoja. Kun Admicomilta otettiin yhteyttä järjestelmätarpeiden kartoittamiseksi syksyllä 2018, oli yrityksessä edellisvuonna otettu käyttöön uusi kirjanpitojärjestelmä, eikä sitä ollut aikomustakaan vaihtaa.
– Olin kuitenkin utelias, joten pyysin tarkempaa esittelyä ja lopulta päädyimme nopeasti yhteistyöhön. Suurin porkkana oli se, että kaikki asiat ovat yhdessä ohjelmistossa ja tieto liikkuu järjestelmän sisällä automaattisesti. Meillä oli siinä vaiheessa kirjanpito, palkat, työntekijätiedot, urakkailmoitukset ja työmaatoiminnot omissa ohjelmistoissaan ja siihen päälle vielä tuhoton määrä Exceleitä. Ymmärsin nopeasti, kuinka järkevää tämä olisi ajankäytön kannalta. Enää piti vakuuttaa muut työntekijät, sillä meillä on paljon näitä kynäpaperimiehiä, jotka eivät tietokoneista ja järjestelmistä välitä, syksystä 2017 alkaen kokopäiväisesti isänsä perustamassa yrityksessä työskennellyt toimistopäällikkö Nina Penttilä kertoo.
Kun muiltakin tuli muutokselle vihreää valoa, päätettiin Admicom Ultima (ent. Adminet) ottaa käyttöön kesäkuussa 2019, jolloin meneillään olevat projektit olisivat valmistuneet ja uudet päästäisiin käynnistämään Ultimassa.
– Meillä käyttöönotto meni tosi hyvin ja se oli kyllä mietitty viimeisen päälle – voisi sanoa, että ihan täydellisesti suunniteltu käyttöönotto. Kaikki tapahtui juuri oikeaan aikaan ja itselleni tuli viikoittain joitain pieniä tehtäviä hoidettavaksi, mutta meiltä ei vaadittu kuin pakollinen, joten omaa työaikaa tämä ei sinänsä hirveästi syönyt. Toki koulutuksiin piti ottaa aikaa, jotta pystyy uutta järjestelmää käyttämään.
Penttilän mukaan myös Ultiman käyttö oli helppo omaksua.
– Mielestäni Ultiman logiikka on selkeä ja vaikka siellä on paljon palikoita, on helppo ymmärtää, miten tieto järjestelmässä liikkuu. Opin käyttämään Ultimaa nopeasti ja siitä kuuluu iso kiitos kouluttajien lisäksi myös ohjeiden tekijöille: käyttöohjeet ovat erittäin selkeät ja tuki vastaa aina nopeasti, jos ohjeista ei löydä etsimäänsä.
Automatiikalla tehoa toimistotöihin
Rakennus Lapripilla Nina on ottanut kaiken hyödyn irti Ultiman työkaluista, mutta työntekijöitä uuteen toimintatapaan ei ole pakotettu.
– Meillä on esimerkiksi vanhempia työntekijöitä ja he saavat tehdä kirjauksensa paperille jatkossakin. Jossain vaiheessa nuoremmat varmasti siirtyvät sähköisiin kirjauksiin, mutta kymmenen työntekijän tuntien syöttäminen järjestelmään ei ole tässä vaiheessa minulle mikään ongelma, sillä ajankäyttö on siitä huolimatta järkevöitynyt hurjasti. Aikaa säästyy useita tunteja jo pelkästä palkanlaskennasta ja heti ensimmäisen kuukauden aikana minulta tippui seitsemän Exceliä pois.
Palkanlaskennassa aikaa säästää yhden järjestelmän sisällä automaattisesti tapahtuvat kirjaukset.
– Ultima esimerkiksi laskee lomapalkkavelat sekä lähettää, kirjaa ja maksaa KATRE-ilmoitukset automaattisesti, niin kuin kaikki muutkin viranomaisten ja liittojen maksut. Kaikki tällainen ilmoitusten tekeminen ja maksaminen on jäänyt kokonaan pois.
Pääasiassa perustajaurakointikohteita toteuttavassa yrityksessä toimistolle on tuonut suurta helpotusta myös Ultiman automatisoidut toiminnot oman käytön arvonlisäveron laskemiseen.
– Ultiman oman käytön arvonlisäveron laskenta on ihan huippu. Vanhoilla systeemeillä meni joka kuukausi oma aikansa välittömien ja välillisten kustannusten läpikäyntiin sekä maksettavan veron laskemiseen. Siinä on säästynyt älyttömästi aikaa, kun tuota kuukausittaista työtä ei enää tarvitse tehdä.
Toimiston arkea helpottavana rutiinityön poistumisena Penttilä nostaa esiin myös urakkailmoitusten koostamisen ja lähettämisen, jota ei enää joudu tekemään manuaalisesti.
– Ennen kuukauden päätteeksi käytiin kirjanpidosta kustannuspaikoittain urakkalaskut läpi ja urakkasummia ylläpidettiin erillisessä Excelissä, josta ne sitten syötettiin omaan urakkailmoitusten järjestelmään ja lähetettiin eteenpäin. Nyt Ultima käsittelee myös kaikki käänteisen arvonlisäveron laskut, tiedot kohdistuvat oikeille kustannuspaikoille ja ilmoitukset lähtevät automaattisesti. Tietojen kerääminen urakkailmoituksia varten on jäänyt kokonaan pois, kun ne menevät suoraan kirjanpidosta urakkailmoituksille.
Automatiikkaan tottuminen vaati Penttilältä oman aikansa, mutta nykyään siihen uskaltaa jo luottaa.
– Vanhoilla systeemeillä olin tottunut tekemään itse kaiken käsin ja olin alussa vähän epäileväinen, voiko uusi järjestelmä oikeasti tehdä niin paljon puolestani. Oli vaikea uskoa, että järjestelmä hoitaa itsestään kaiken oikein, mutta niin se vain tekee – ja vieläpä ilman pelkoa inhimillisistä näppäilyvirheistä.
Vähitellen laajempaan käyttöön
Helpottuneiden taloushallinnon rutiinien lisäksi Penttilä on erityisen innostunut Ultiman porautuvasta seurantatyökalusta data-analysaattorista.
– Suorastaan rakastan data-analysaattoria – se on äärettömän hyvä ja monipuolinen työkalu kaikkeen seurantaan. Pystyn esimerkiksi tarkastelemaan tuloslaskelmaa ja tasetta tileittäin, kirjauskuukausittain, tapahtumittain ja kohteittain, sekä porautumaan syvälle tietoihin. Taseesta on helppo seurata saatavia ja tuloslaskelmasta kohteiden kustannuksia tai vaikka toimittajien maksuja. Helpottaahan se, että näkee yhdellä silmäyksellä ajantasaisen tilanteen ja voi tarkastella päivän tilannetta vaikka kustannuspaikoittain.
Ultimaa hyödynnetään Rakennus Lapripilla edelleen pääasiassa toimistolla, mutta myös työmaatoimintoja on alettu käyttää laajemmassa mittakaavassa uuden vastaavan mestarin aloitettua alkusyksystä.
– Yrityksemme taustan tuntien uusi vastaava mestarimme oli hyvinkin tyytyväinen Ultimaan. Tällä hetkellä työmailla päivittäisessä käytössä ovat kulunvalvonta ja työmaapäiväkirja. Seuraavan kohteen alkaessa tarkoitus olisi ottaa käyttöön myös perehdytyslomakkeet ja tr-mittaukset työmaan toiminnan sujuvoittamiseksi.
Vaikka Ultima on toistaiseksi yrityksessä lähinnä kahden ihmisen työkalu, on Penttilä erittäin tyytyväinen tilanteen muuttumiseen jo tässäkin mittakaavassa. Myös keskusteluja käytön laajentamisesta on käyty.
– Ideaalitilanne tietysti olisi, että jokainen ottaisi Ultiman potentiaalista kaiken hyödyn irti, mutta olen äärettömän tyytyväinen jo nykytilanteeseen. Itseltäni säästyy kymmeniä tunteja kuukaudessa ihan jo sen takia, että ylimääräisistä Exceleistä, tiedonsiirroista ja manuaalisesta työstä on päästy eroon, jolloin työaikaa voi käyttää paljon järkevämpiin asioihin. Siksi en ole viitsinyt hirveästi muita edes painostaa, kun olen hyvin onnellinen jo siitä, mitä tähän mennessä olemme Ultimalla saavuttaneet.
[Kuva: Tero Honkaniemi]