"Ultima mahdollistaa sen, ettei hallintoon tarvitse palkata lisää ihmisiä kasvussakaan, koska pystyn hoitamaan hallinnon asiat helposti itse."
Rakennusliike Vänttilä Oy on Oulun seudulla toimiva rakennusliike, jonka toiminta käynnistyi vuonna 2003, kun vieraan palveluksessa kirvesmiehenä työskennellyt Antti Vänttilä rakensi itselleen talon, myi sen ja totesi, että tätähän voisi tehdä työkseen.
Tähän päivään tultaessa Rakennusliike Vänttilä työllistää 18 oman työntekijän lisäksi liudan alihankkijoita. Vuosien varrella toiminta on vähitellen kasvanut ja nykyään yrityksen liikevaihto on noin 3,6 miljoonaa euroa.
Admicom Ultima tehostamaan toimintaa
Rakennusliike Vänttilällä herättiin tarpeeseen tehostaa arkea, kun kasvavan toiminnan hallinta päällekkäisillä ohjelmistoilla alkoi käydä työlääksi. Yrityksessä oli käytössä omat ohjelmistot taloushallintoon sekä urakkalaskentaan ja osaa toiminnoista pyöritettiin Excelissä.
– Kun kaikki toiminnot olivat hajallaan, niiden hallitseminen oli ihan älytön työmaa ja siihen kului melko monta päivää kuukaudessa. Meille tuli vielä tuolloin laskut paperilla ja lisäksi sekä tuntikortteja että laskutustietoja jouduttiin syöttämään ristiin rastiin ohjelmasta toiseen. Meillä oli tarve saada tehokkuutta toimintaan sellaisella ratkaisulla, jolla kaikki toiminnot voidaan hallita yhden ohjelmiston sisällä. Piti saada sellainen paketti, joka oikeasti toimii. Meille aika iso kriteeri oli myös saada käyttöön nimenomaan rakennuspuoleen erikoistunut ohjelmisto, eikä sellaisia Suomessa hirveän paljon ole.
Admicom Ultimasta (ent. Adminet) Vänttilä löysi toimialan tarpeisiin kehitetyn ratkaisun, jolla yrityksen arjen haasteet saatiin ratkaistua yhden ohjelmiston avulla. Erityisen vaikutuksen yrittäjään teki asenne, jolla Ultimaa kehitetään.
– Sain heti sellaisen kuvan, että Admicomilla on hyvä kehittämisen meininki. Asiakkaalle ei vain anneta ohjelmistoa käyttöön ja todeta, että koittakaapa pärjätä. Minulle tehtiin jo ennen ostopäätöstä selväksi, että jotain toivomaani ominaisuutta ei vielä ole, mutta se on tulossa – ja niin se myöhemmin tulikin. Jos itseltä tulee ideoita ohjelmiston kehittämiseen, ne otetaan tosissaan. Mielestäni sillä on aika isokin merkitys, että asiakkaan toiveita otetaan huomioon.
Automatisoitua talouden hallintaa
Vänttilän vastuulla on yrityksen taloushallinto ja hän hoitaa itse myös palkanlaskennan ja kirjanpidon.
– Juoksevan kirjanpidon hoitaminen on sujunut aika helposti. Ultimassa on selkeät paikat kirjauksille ja tapahtumat ovat kohdistuneet oikein jo tarkastusvaiheessa. Kun vaan tekee kirjaukset oikein, niin eihän se mitään älyttömiä vaadi. Kirjanpito on niin hyvin automatisoitu, että kaikki lähtee eteenpäin itsestään. Aiempaan verrattuna kirjanpito on muuttunut aika paljonkin, kun ei tarvitse käsin koostaa ja lähettää raportteja, vaan esimerkiksi alv-ilmoitukset ja muut lähtevät automaattisesti eteenpäin.
Palkanlaskennan osalta suurin muutos on tapahtunut siinä, että koko prosessi on nopeutunut merkittävästi.
– Jos palkanlaskennan toimenpiteisiin meni ennen päivä, niin nyt menee tunti. Tunnit ovat lähteneet pois siitä, että työntekijät merkkaavat itse tunnit suoraan ohjelmistoon ja työnjohtajat tarkistavat ne. Minun ei enää tarvitse siirrellä tunteja paikasta toiseen käsityönä, vaan pelkästään tarkistaa näytöltä tiedot ja laittaa palkat maksuun. Ei siinä oikeastaan muuta tekemistä ole.
Kokonaisuudessaan talouden hallinta on helpottunut sähköisen toimintatavan ja parantuneen seurannan ansiosta.
– Onhan talouden hallinta muuttunut selvästi helpommaksi. Jo se tekee paljon, että paperilaskut ovat jääneet kokonaan pois ja sähköinen laskunkierrätys on helppoa. Ultimassa on myös tosi hyvä raportointi ja seurantaa pystyy tekemään ihan eri tasolla kuin ennen, esimerkiksi työmaakustannuksia on tosi helppo seurata litteratasolla. Saamme tarkasti tietoa, miten työmaalla menee ja mihin työvaiheeseen menee minkäkin verran kuluja. Konkreettinen tieto työmaiden onnistumisista ja kehityskohdista myös helpottaa tulevien kohteiden laskentaa.
Tavoitteena vahva ja hallittu kasvu
Yrityksen tulevaisuuden suunnitelmiin kuuluu vahva kasvu erityisesti omaperusteisen asuntotuotannon puolella. Vänttilän mukaan kasvua voi lähteä hakemaan hyvillä mielin, sillä kasvu vaatii lisää henkilöresursseja vain tuottavaan portaaseen.
– Ultima mahdollistaa sen, ettei hallintoon tarvitse palkata lisää ihmisiä kasvussakaan, koska pystyn hoitamaan hallinnon asiat helposti itse. Uskoisin, että tällä porukalla pystymme toteuttamaan kasvutavoitteemme hallitusti.
Hallinnon hoitamista helpottaa Ultiman sähköinen toimintatapa ja automatisoidut toiminnot, jotka poistavat aikaa vieviä rutiineja.
– Ultiman ratkaisut taloushallinnossa, laskujen käsittelyssä ja palkanlaskennassa muodostavat sellaisen kokonaisuuden, jonka avulla toimintaa on helppo hallita. Olemme saaneet kaikki toiminnot yhteen ohjelmistoon, päässeet eroon papereista ja saaneet automatisoitua niin paljon asioita, että sen vaikutus omaan ajankäyttööni on ollut merkittävä. Tällä hetkellä puhutaan helposti ainakin kolmesta päivästä kuukaudessa. Tulevaisuudessa vaikutus toimintaamme on varmasti vielä isompi, kun saamme Ultiman kaikki ominaisuudet tehokkaasti käyttöön.