"Eihän sitä aiemmin ehkä niin hoksannut – sitähän vain teki. Mutta nyt jälkeenpäin on todella huomannut, kuinka suuren helpotuksen tämä muutos on toimintaamme tuonut."
Korjausrakentamista pääasiassa kauppa- ja liiketiloihin tekevä Rakennustoimisto Länsiraja Oy on perustettu vuonna 1976 ja omaa jo pitkän historian saneeraus- ja kunnostustöistä. Toimialueena yrityksellä on Pohjois-Suomi, Pohjois-Pohjanmaa ja Kainuu. Yrityksen päätoimipiste sijaitsee Torniossa ja sen lisäksi myös Oulusta löytyy toimipiste.
Toimitusjohtaja Juha Kadenius tuli Länsirajan puikkoihin vuonna 2013, kun hän osti yrityksen isältään. Toimitusjohtajan tehtävistään huolimatta Juha toimii myös paljon kentällä työnjohtajien rinnalla työnjohtotehtävissä. Anne Kadenius on puolestaan alusta asti hoitanut yrityksen talous- ja henkilöstöhallintoa. Tavoitteena on kasvaa tasaisesti ja samaan tahtiin kuin ennenkin.
– Samalla tyylillä se on mennyt, että toiminta on joka vuosi kasvanut hiukan sen mukaan, miten kysyntää on tullut lisää, Juha toteaa.
– Kyllä, semmoista pientä kasvua tasaiseen on ollut. Kun Juha siirtyi vuonna 2013 luotsaamaan yritystä, meillä taisi olla viisi työntekijää ja nyt heitä on noin 40, kesäisin vähän enemmänkin, Anne jatkaa.
Toiminnot useasta vanhasta yhteen nykyaikaiseen järjestelmään
Yrityksen kasvaessa tasaisesti, heräsi vähitellen myös tarve järjestelmien uudistamiselle ja yhtenäistämiselle.
– Meillä oli aikaisemmin pitkään käytössä useampi järjestelmä. Ne alkoivat kyllä olemaan auttamatta vanhoja. Kyllähän niistäkin sai raportteja ulos, mutta sittenhän minun piti yksitellen liittää niitä toisiinsa. Sellaista suoraa yhtä raporttia ei saanut. Esimerkiksi palkkakulut erikseen, ostolaskut erikseen ja sillä tavalla. Meillä oli siis ollut aikaisemmin jo puhetta, että meidän pitäisi löytää joku uusi järjestelmä, Anne aloittaa.
Useamman ohjelmiston arki alkoi olemaan yritykselle työlästä ja toimipisteiden välinen tiedonsiirto oli haastavaa. Laskut tulostettiin ja skannattiin toiselle toimipisteelle. Ostolaskut ja myyntilaskut olivat eri ohjelmistoissa. Laskutusohjelma oli Annen koneella, joten lähinnä hän pääsi käyttämään sitä. Työmaiden seuranta tapahtui Excelin kautta, mistä sitten manuaalisesti kirjattiin kulut ylös.
– Suurin helpotus on ollut se, että nyt vain laitetaan laskut kiertoon. Sehän on tosi helppoa ja nopeaa verrattuna siihen, että aiemmin jouduin meidän työnjohdolle Ouluun tulostamaan ja skannaamaan kaikki paperisena. Kyllähän siihen meni hullut määrät aikaa ja paperia. Nyt mietin, että tuolla hallilla on kauheat määrät paperia, jota ei enää tarvita.
Rakennustoimisto Länsirajalle soitettiin Admicomilta ja tarjottiin esittelyä, jossa käytiin läpi sen hetkinen tilanne, ja miten arkea voitaisiin kehittää helpompaan ja tehokkaampaan suuntaan. Yrityksessä työskennellyt Oulun toimipisteen työnjohtaja oli aikaisemmassa työssään käyttänyt Admicom Ultimaa (ent. Adminet), joten keskustelu Admicomin kanssa oli luontevaa käynnistää.
– Luotettiin meidän työnjohtajan hyvään kokemukseen, kun hän oli käyttänyt ohjelmistoa aiemmin työskennellessään Helsingissä, Anne kertoo.
Muutos toi mukanaan paljon hyvää
Länsirajalla on ollut rakennusyritysten liiketoimintaa tehostava ja arkea helpottava Ultima-ohjelmisto käytössä nyt noin vuoden ajan. Yrityksessä on oltu tyytyväisiä toiminnassa tapahtuneeseen muutokseen. Alkuvaiheessa annetut lupaukset ovat toteutuneet, sillä Ultiman avulla aikaa on säästynyt ja tietoa on saatavilla enemmän yrityksen eduksi.
– Kyllä ne lupaukset on toteutuneet ja lopulta ohjelmistoa on helppo käyttääkin. Totta kai, kun on paljon erilaisia toimintoja omaksuttavana, saattaa alussa tuntua, että onpas monimutkaista. Mutta ei se sitten enää olekaan, kun on totuttu ja opittu käyttämään. Sitten onkin helppoa ja nopeaa käyttää, Anne pohtii.
Muutoksessa omien rutiinien rikkominen ja uusien tapojen omaksuminen saattaa aluksi askarruttaa. Useamman työntekijän arjen muuttaminen uuden ohjelmiston käyttöönottoprojektissa voi tuntua haastavaltakin, kun kiire painaa päälle työrintamalla. Kun muutokselle on kuitenkin vakaa tilanne ja yritys on motivoitunut nykyaikaistamaan toimintojaan, on oikealla asenteella suuri vaikutus onnistumiseen.
– Kun ei ole aiemmin tällaista muutosta tehnyt, niin tarvittavaa tiedonsiirron määrää ei ollut osannut ennakoida. Alussa hieman yllätti se, kuinka paljon yrityksen toimintaan liittyvää tietoa lopulta tarvitaan, jotta uusi järjestelmä saadaan heti sujuvasti käyttöön. Tiedonsiirtoa vanhoista järjestelmistä oli melko paljon, mutta kyllä siitä kaikesta selvittiin ja onneksi saimme myös apua koko matkan ajan, Anne kertoo.
– Kaikissa muutoksissahan on aina vaikeinta se, että aloittaa ja laittaa muutoksen toteutumaan. Sitä pitäisi vain rohkeasti lähteä tekemään uudistuksia, Juha miettii.
Kiireen keskellä arjen rutiineja ei välttämättä tule edes mietittyä tai kyseenalaistettua sitä, voisiko asioita tehdä helpomminkin. Työtehtävät pyörivät omalla painollaan, eikä välttämättä siinä hetkessä ole tiedossa tehokkaampia tapoja.
– Eihän sitä aiemmin ehkä niin hoksannut – sitähän vain teki. Mutta nyt jälkeenpäin on todella huomannut, kuinka suuren helpotuksen tämä muutos on toimintaamme tuonut, Anne toteaa.
– Kyllä ja kun toiminta kasvaa, niin sitten hommat vähitellen lisääntyvät ja koko ajan tulee lisää kaikkea hallittavaa tietoa, Juha komppaa.
Säästynyt aika hyötykäyttöön
Ultima on tuonut yrityksen arkeen helpotusta erityisesti säästämällä aikaa ja tuomalla joustavuutta työntekoon. Nykyään taloushallinnon töiden hoitaminen on sujuvampaa ja tarvittaessa vastuuta voidaan jakaa myös tilitoimiston kanssa, kun tärkeät tiedot ja tehtävät eivät ole pelkästään Annen työpisteellä. Myös Juha pääsee helposti käsiksi yrityksensä tietoihin vaikkapa reissun päällä. Ultiman kautta hoituu koko taloushallinto ja kaikki ajantasaiset tiedot liikkuvat toimipisteiden välillä viiveettä. Lisäksi aikaa jää nyt paremmin yrityksen tulevaisuuden kehittämiseen.
– On vapautunut aikaa, joten rutiinien pyörittämisen sijaan pystyy keskittymään muihinkin asioihin, kuten kehittämistyöhön, Anne kertoo.
Ennen Ultimaa seurantaraportit otettiin monesta ohjelmasta ja yhdisteltiin tämän jälkeen manuaalisesti. Tänä päivänä kannattavuutta on helpompi seurata porautuvan ja monipuolisen raportointityökalun data-analysaattorin avulla.
– Tärkeää on se, että kaikki tiedot ovat samassa paikassa ja informaatio myös liikkuu helposti kaikille tarvittaville raporteille. Mutta tosiaan, ensimmäisenä vakuutuimme siitä, että saimme yhdistettyä kaikki meille tärkeät toiminnot samaan ohjelmistoon ja siten pystyimme helpottamaan seurantaa merkittävästi, Anne jatkaa.
Arkea on auttanut myös se, että työntekijöiden työtunnit, työmailla otetut kuvat ja laskutukseen tulevat kuitit pysyvät tallessa ja kaikki tieto niistä siirtyy myös eteenpäin. Lisäksi rakennusyrityksille tutut viranomaisten vaatimat ilmoitukset menevät suoraan verottajalle.
– Työntekijäthän kirjaavat omat tunnit nyt siellä Ultiman mobiilissa. Osa käyttää vähän enempi sitten sitä, että he lisäävät kuvia työmaille ja tekevät niistä raportteja. Osa tekee enemmän ja osa käyttää vähemmän, Anne avaa työntekijöiden mobiilin käyttöä.
Toimistolla Anne toimii omien taloushallinnon askareidensa lisäksi tarvittaessa työnjohdon tukena asiakkuuksien, kohteiden ja työtilausten avaamisessa sekä laskutuksessa, jotta Juha pystyisi keskittymään mahdollisimman tiiviisti toimitusjohtajan tehtäviinsä.
– Pääasiassa työnjohtajat avaavat itse asiakkuudet, tilaukset ja kohteet sekä omalta osaltaan tarkistavat ja tekevät laskuja. Lopulta sitten kaikki tulee minulle tarkastettavaksi. Juhan vastuulle olemme koonneet mahdollisimman vähän arjen pyörittämistä, jotta hän voi keskittyä muihin asioihin. Toimitusjohtajana hän liikkuu paljon esimerkiksi aloituskokouksissa, suunnittelupalavereissa ja tutustuu uusiin työkohteisiin, eli on paljon auton ratissa, Anne kertoo.
Uuden ohjelmiston hyödyntäminen herättää välillä edelleenkin kysymyksiä ja joskus vastaan voi tulla uusi tilanne, johon tarvitaan tukea. Asiakastuki varmistaa, ettei ongelmaa tarvitse miettiä yksin.
– Yksi mainitsemisen arvoinen asia on asiakastuki. Minusta se on hyvä, koska jos tulee joku ongelmatilanne, niin sitten vaan pirauttaa ja he pystyvät auttamaan tai itse katsovat ja korjaavat tilanteen, Anne vielä toteaa.
[KUVA: Jarkko Jaakola]