"Ultimalla saan seurannasta aiempaa enemmän irti ja pystyn seuraamaan toimintaa tarkasti kohteittain, toimipisteittäin ja yritystasolla. Nyt uskaltaa sanoa, että tuli vaihdettua parempaan."
Pekka Tukiainen perusti Rakennustoimisto Taitoneliön Turkuun 1980-luvun lopussa. Yritys keskittyy korjausrakentamiseen ja on kasvanut vuosien varrella kolmen hengen pienyrityksestä noin 70 rakennusalan ammattilaista työllistäväksi toimijaksi. Nykyään yrityksellä on Turussa sijaitsevan päätoimipaikan lisäksi aluekonttori Hämeenlinnassa. Noin 13 miljoonan liikevaihtoa tekevän yrityksen kovin kasvu on tehty vuoden 2010 jälkeen, kun se ryhtyi panostamaan linjasaneerauksiin.
Johdolle tarkempaa seurantatietoa
Laadukkaan ja asiakaskeskeisen tekemisen lisäksi Taitoneliö varmistaa kilpailukykynsä pysymällä jatkuvasti ajan hermolla toimialan muutoksista ja kehittämällä omaa toimintaansa. Yrityksen toiminnanohjaukseen saatiin uutta puhtia reilu pari vuotta sitten, kun vanha ohjelmisto korvattiin Admicom Ultimalla (ent. Adminet).
– Emme olleet edelliseen ohjelmaan oikein tyytyväisiä, kun toimittajasta ei kuulunut ikinä mitään, mutta jokaisesta pienestäkin pyynnöstä seurasi iso lasku.
Muiden saman kokoluokan yritysten suositusten perusteella Ultima otettiin käyttöön vuoden 2015 lopussa. Tukiaisen mukaan käyttöönotto vaati opettelua, mutta ajan ja kokemuksen myötä uuteen toimintatapaan päästiin vähitellen sisälle.
– Itse olen vähän huono näissä tietokonehommissa, joten ensimmäisen kolmen kuukauden jälkeen haaveilin vielä paluusta entiseen ohjelmaan, puolen vuoden jälkeen alettiin olla tasoissa ja vuoden jälkeen pystyi jo toteamaan, että missään nimessä ei palattaisi enää vanhaan.
Tukiainen hyödyntää Ultimaa lähinnä yrityksen johtamiseen seurantatyökalujen avulla. Muut arjen rutiinit ovat sihteerin ja työnjohdon hoidettavana.
– Ultimalla saan seurannasta aiempaa enemmän irti ja pystyn seuraamaan toimintaa tarkasti kohteittain, toimipisteittäin ja yritystasolla. Aiemmin seuranta vaati enemmän ponnisteluja, nyt näen parilla klikkauksella esimerkiksi kohteen ulkopuoliset palvelut: keitä toimittajia kohteessa on ollut, mitä he ovat laskuttaneet ja mistä kulut muodostuvat.
Ajansäästöä toimistotöihin
Tukiainen arvioi, että Ultiman näkyvin vaikutus on toimiston rutiinityöstä vapautunut aika. Sille on myös ollut tarvetta, sillä vuodenvaihteessa toinen yrityksen kahdesta toimistotyöntekijästä siirtyi uusien haasteiden pariin. Jäljelle jääneen työntekijän kuorman helpottamiseksi yrityksen kirjapito ulkoistettiin onnistuneesti paikalliseen tilitoimistoon.
– Uusi tilitoimistokumppanimme on ihmetellyt, kuinka automaattisesti kaikki toimii. Ilmeisesti Ultima on siis kirjanpidollisesti aika hyvä järjestelmä.
Taitoneliön taloushallinnon kokonaisuudesta vastaa Marika Wellenius, joka hoitaa niin ostolaskuihin, myyntilaskuihin, palkanlaskentaan, henkilöstöasioihin kuin muihin toimistorutiineihin liittyvät asiat.
– Vuoden vaihteen muutosten myötä oma työkuormani kasvoi, mutta onneksi Ultima säästää työaikaa. En minä olisi millään pärjännyt yksin edellisen ohjelman aikaan, Wellenius kertoo.
Suurin vaikutus ajankäytön kannalta on ollut työntekijöiden tuntikirjausten sähköistämisellä ja palkanlaskennan automatisoinnilla.
– Nyt pääsen palkanlaskennasta astetta helpommalla. Nykyään työntekijät täyttävät tuntinsa sähköisesti, kun ennen sain paperiset tuntikortit kirjattavaksi kahden viikon välein. Tuntien syöttö on jäänyt pois ja minä käyn vain läpi, että kaikki kirjaukset ovat kohdillaan ja teen tarvittaessa korjaukset. Myös palkkoihin liittyvät tilitykset, kuten ay-jäsenmaksut ja ulosottoasiat on automatisoitu. Ennen tällaisten asioiden tilityksestä piti huolehtia säännöllisesti itse, mutta nyt Ultima hoitaa ne puolestani, Wellenius kertoo.
Wellenius kokee, että Ultima on säästänyt aikaa erityisesti palkkahallinnosta, mutta myös muista toimiston rutiineista.
– Ultima on niin automatisoitu ohjelma, että se on vaikuttanut ajankäyttööni paljonkin ja säästänyt aikaa kirjauksista muuhun työhön. Myös myyntilaskutus sujuu kätevämmin ja esimerkiksi urakkalaskutus on maksuerätaulukon syöttämisen jälkeen erittäin nopeaa ja helppoa.
Helpotusta työnjohdolle
Työnjohdon näkökulmasta Ultima helpottaa työmaiden seurantaa, kun tiedot saadaan käyttöön tarkasti ja ajantasaisesti.
– Reaaliaikaisuus helpottaa kustannusten hallintaa, kun kohteiden kuluja ja tuottoja päästään seuraamaan nopeammin. Ajantasaisen tiedon avulla saamme varmistettua, että työmaat ovat tuottavia, Hämeenlinnan toiminnoista vastaava aluepäällikkö Juha Heinonen kertoo.
Heinosen mukaan Ultima helpottaa arkista tekemistä esimerkiksi verottajan ilmoitusvelvollisuuden raportoinnissa.
– Olemme useissa kohteissa päätoteuttajana ja verottajan raportoinnin hoitaminen Ultimalla on helppoa. Ei meidän tarvitse tehdä mitään erillistä raportointia, vaan Ultima huomauttaa mahdollisista virheistä ja muuten koko asiaa ei tarvitse miettiä.
Ultiman käytöstä on Taitoneliöllä tullut osa työnjohdon jokapäiväistä arkea ja käyttökokemuksen myötä siitä saadaan koko ajan enemmän irti.
– Lähtökohta on, että ohjelman pitää olla meitä varten eikä meidän ohjelmaa varten, eli sen pitää helpottaa meidän arkityötä. Tämän ikäinen äijä ei ole syntynyt atk-laite kädessä, joten olihan tässä aluksi opettelemista, mutta mielestäni Ultima on ollut meille toimiva ratkaisu ja olen tykännyt siitä.
Vieläkin Ultimasta tulee vastaan uusia helpottavia ominaisuuksia. Vähän aikaa sitten Heinonen esimerkiksi huomasi, että sairaalapuolen kanssa sovitut YSE-laskut voi hoitaa Ultimalla huomattavasti aiempaa helpommin, sillä se laskee sovitut yleiskuluprosentit automaattisesti.
– Kuukausilaskutuksessa voi olla neljä sivua pelkkää tavaraa, joista pitää käydä läpi jokainen rivi, jakaa se kateosuudella ja kertoa YSE-osuudella. Onhan se käsin hirveää nappuloimista ja virheen mahdollisuus aika iso. Nyt mietin, käytänkö edelleen koko päivän aikaa ja teen tolkuttoman ison homman käsin, vai luotanko järjestelmään ja vain tarkistan tiedot ja saan laskun matkaan kymmenessä minuutissa. Ajattelin olla laiska ja luottaa siihen, että kone laskee minua virheettömämmin.
Hyvää palveluasennetta ja kehitystä
Taitoneliöllä ollaan oltu erityisen tyytyväisiä Admicomilta saatuun tukeen ohjelmiston käytössä.
– Vuoden vaihteessa lähtenyt työkaverini oli varsinainen atk-ekspertti ja käännyin aina hänen puoleensa ongelmatilanteissa. Nyt kun tuota tukea ei enää ole, käännyn useammin Admicomin asiakastuen puoleen, mutta onneksi tukipyyntösysteemi toimii loistavasti ja vastaukset tulevat nopeasti. Iso plussa myös siitä, että kynnys kysyä apua ongelmatilanteissa on niin matala, Wellenius toteaa.
Yrityksessä arvostetaan myös henkilökohtaista yhteydenpitoa ja ohjelman jatkuvaa kehittymistä.
– Ultima elää ja kehittyy meidän mukana. Ohjelmiston kehitys ei ole pysähtynyt missään vaiheessa ja tuki on ollut todella hyvää. Kun asioita käydään kanssamme läpi ja opimme lisää, pääsemme koko ajan yksinkertaisemmin asian ytimeen. Olen ollut tosi tyytyväinen siihen, ettei meitä ole unohdettu, vaan Admicom on ollut mukana arjessamme myös kaupan jälkeen. Se on tässä parasta, Heinonen kertoo.
Toimitusjohtaja Tukiainen on samaa mieltä:
– Minusta on hienoa, että meitä on kuunneltu ja Ultimaan on tehty toiveestamme monia muutoksia. Myös jälkihoito on ollut äärettömän hyvä, eikä meitä ole kaupanteon jälkeen vain unohdettu. Uskon, että se on Admicomin vahvuus. Omalle myyjällemme täytyy antaa iso kiitos siitä, että hän välillä kyselee kuulumisiamme. Täytyy arvostaa, että tuollaista tänä päivänä yleensä vielä on.
KUVA: Lina Toivonen, Rakennustoimisto Taitoneliö Oy