"Talouden kannalta on tärkeää pystyä olemaan tosi varma siitä, mitä nyt ja lähikuukausina tapahtuu. Ultimassa talouden hallinta on järkevällä pohjalla ja sen avulla osataan ennustaa paremmin myös tulevaisuutta."
Vuonna 2013 perustettu espoolainen Sähkö-Kamut Oy toteuttaa laajasti erilaiset tietoliikennetyöt ja sähköasennukset sisältävää urakointia. Toiminta painottuu yrityksille ja julkisille toimijoille toteutettavaan saneerauspuoleen, johon kuuluu esimerkiksi kouluihin, päiväkoteihin ja liikekiinteistöihin liittyviä sähkötöitä sekä isompia linjasaneerauskohteita.
Ultimalla helppoutta ja sujuvuutta arkeen
Reilu pari vuotta sitten yrityksessä jouduttiin tilanteeseen, jossa toiminnan tehokkuuden varmistaminen vaati toimenpiteitä myös järjestelmäpuolella.
– Edellinen järjestelmämme ei palvellut sen hetkisiä tarpeita ja halusimme tehostaa toiminnanohjausta sekä kirjanpitoa. Loppuvaiheessa arki ei ollut enää kovin sujuvaa, joten ryhdyin kyselemään kollegoilta vinkkejä vaihtoehdoista ja sitä kautta sain suosituksia Admicom Ultimasta (ent. Adminet).
Ultimassa ihastutti erityisesti pilvipalveluna toimivan kokonaisjärjestelmän tuoma helppous.
– Mielestäni ehkä tärkein juttu on se, että tietoa on käytännössä aina saatavilla, kunhan on internet-yhteys käytössä. Selainpohjaisuus on hyvä juttu, koska silloin järjestelmän käyttö on yksinkertaista ja helppoa – ja juuri se helppous minua viehätti.
Ultima otettiin Sähkö-Kamuilla käyttöön alkuvuodesta 2018. Vaikka käyttöönotto vaati tiedonsiirtoa useasta järjestelmästä, saatiin projekti vietyä maaliin kunnialla.
– Meillä oli aiemmin käytössä erilliset ohjelmistot kirjanpitoon ja muun toiminnan hallintaan, joten onhan siinä omat haasteensa, kun pitää siirtää ja yhdistää niin paljon dataa eri järjestelmistä. Mielestäni Ultiman käyttöönotto sujui kuitenkin ihan hyvin ja käyttöönotossa oli mukavaa porukkaa, jonka kanssa saimme vietyä projektin läpi hyvässä yhteistyössä.
Luontevaa ja luotettavaa töiden hallintaa
Sähkö-Kamut hyödyntää Ultiman työkaluja niin laskutöiden kuin urakoidenkin toteuttamisessa. Varsinkin lyhytkestoisten keikkojen osalta on tärkeää, että järjestelmä tukee niiden kokonaishallintaa.
– Keikkapuolen hallinnassa on tärkeää saada tiedot nopeasti järjestelmään ja jaeltua sieltä asentajille – ja se on toiminut Ultimassa hyvin. Saan asiakkaalle pikatarjouksen keikasta nopeasti ja näppärästi, kun periaatteessa yhdellä välilehdellä voi näppäillä tarvittavat tiedot ja muuttaa tarjouksen tilaukseksi kertakirjauksella. Keikkojen laskut järjestelmä siirtelee itse oikeisiin työtilauksiin, mikä on ensisijaisen tärkeää, jotta kulut saadaan kohdistettua oikein ja laskutettua helposti tilauksen valmistuessa.
Myös urakoiden organisointi, seuranta ja laskutus on sujuvaa.
– Urakoiden osalta projektin vastuuhenkilö perustaa kohteen, resursoi henkilöt, avaa työtilaukset ja siitä homma lähtee rullaamaan. Myös urakoissa kaikki materiaalit ja työt kohdistuvat automaattisesti työtilauksille, joten niiden hallinta on aika vaivatonta. Urakan aikana Ultimasta päästään helposti seuraamaan valmiusastetta, katteita ja maksuerien tilannetta, joita sitten laskutetaan tarpeen mukaan. Tärkeää on myös se, että lisätyötkin saadaan vietyä helposti työtilaukselle laskutettavaksi.
Yritys hyödyntää töidensä dokumentoinnissa Ultiman PDF-lomakkeita, joilla tilausten asiakirjat saadaan talteen sähköisessä muodossa.
– Varsinkin työtilauskeikoilla on näppärää, että esimerkiksi asennuspöytäkirjat tallentuvat tilauksen yhteyteen ja pystyn lähettämään niitä sieltä eteenpäin. Tämä tukee hyvin keikkapuolen toimintaa, kun dokumentteja on helppo hallita Ultiman kautta ja ne löytyvät helposti arkistosta myös jälkeenpäin.
Raunon mukaan Ultiman isoin apu töiden hallintaan on yhteen järjestelmään keskitetty toiminta.
– Ehkä tärkeintä on projektinhallinnan ja kirjanpidon yhteenliitto. Toimintojen hallinta on luontevaa ja tieto luotettavaa, kun kaikki on integroitu samaan paikkaan, eikä pilkottu useisiin järjestelmiin. Samalla periaatteella myös tuntikirjausten tiedot siirtyvät palkanlaskijalle. Se on mielestäni toimiva prosessi.
Kilpailukyvyn kulmakivet
Tiukasti kilpailulla alalla on oleellista löytää keinot toiminnan kokonaisvaltaiseen tehostamiseen ja kilpailukyvyn ylläpitoon. Kannattavuus on monen tekijän summa, mutta Raunon mukaan kaikki lähtee ketteryydestä ja toiminnan tehokkuudesta.
– Kokonaisuutena oman työn tunteminen ja sen tehokkuus on tietenkin kustannustehokkuuden kannalta tärkein asia. Myös raha pitää saada liikkumaan ja varmistaa, että kaikki myynti tulee laskutettua. Ultimassa laskutus on tehokasta ja kun kaikki kulut kerääntyvät valmiiksi työtilauksille, mitään ei unohdu pois laskutuksesta.
Myöskään tarkan ja ajantasaisen seurannan merkitystä ei voi liikaa korostaa.
– Minusta paras juttu Ultimassa on se, että pystymme seuraamaan reaaliaikaisesti sekä yksittäisiä projekteja että kokonaisuutta. Helppoutta seurantaan tuo myös mahdollisuus tarkastella lukuja vaikka yksittäisinä riveinä, jos haluaa tutkia jotain asiaa tarkemmin. Toteutuneita töitä analysoimalla oppii tuntemaan oman kyvykkyytensä koko ajan paremmin, hiomaan toimintamallejaan saadun tiedon perusteella ja viemään saatuja oppeja käytäntöön uusilla työmailla. Se on tärkeää yrityksen toiminnan kehittämisen ja tehostamisen kannalta.
Kun seuranta on kunnossa ja ajan tasalla, pystytään myös tulevaisuutta arvioimaan paremmin.
– Talouden kannalta on tärkeää pystyä olemaan tosi varma siitä, mitä nyt ja lähikuukausina tapahtuu. Kulut kuitenkin juoksevat koko ajan, joten on erittäin tärkeää ennakoida myös tulevaa. Ultimassa talouden hallinta on järkevällä pohjalla ja sen avulla osataan ennustaa paremmin myös tulevaisuutta.
Rauno nostaa esille vielä yhden huomionarvoisen seikan, jolla on iso vaikutus toiminnan tehokkuuteen henkilöstön ajankäytön kannalta: Ohjelmiston tarkoitus ei ole työllistää yrityksen henkilöstöä, vaan päinvastoin vapauttaa aikaa tuottaviin töihin nopeuttamalla arjen työtehtäviä.
– Iso asia kilpailukyvyn kannalta on tietenkin varmistaa laskutus ja olla ajan tasalla yrityksen tilanteesta. Tärkeää on kuitenkin myös se, että Ultimassa on helppo navigoida ja ohjelman tehokkuus on hyvä, eli sillä pystyy tekemään asioita aika helposti ja nopeasti. Ultiman kanssa ei tarvitse lyödä päätä seinään, vaan kun toiminnot optimoidaan yrityksen tarpeeseen, arjen saa pyörimään tosi hyvin.
[KUVA: Tero Honkaniemi]