"Ultiman kautta hoituu oikeastaan koko paketti. Merkataan tarvikkeet, laskutetaan ja hoidetaan myös tuntikirjanpito. Ei tarvitse mitään erillisiä lappuja tai järjestelmiä."
Sähkö LaPa on sähköurakointiin ja aurinkopaneeleiden asennukseen keskittyvä yritys, joka toimii pääasiassa Uudenmaan alueella. Yritys on perustettu vuonna 2019, mutta päätoiminen yrittäjyys yrityksen kautta alkoi 2022 elokuussa. Asiakaskunta koostuu monipuolisesti yksityisistä, yrityksistä ja taloyhtiöistä. Tulevana kesänä on tarkoitus palkata apukäsiä.
– Työntekijöitä meillä ei tällä hetkellä ole, mutta mahdollisesti ensi kesällä on. Vielä tehdään kahdestaan toisen yhtiökumppanin kanssa, kertoo toimitusjohtaja Joona Latostenmaa.
Töitä on ollut riittävästi ja tulevaisuuden suunnitelmissa onkin kasvaa yritykselle sopivaan tahtiin.
Ultima käyttöön heti alkumetreillä
Päätoimisen yrittäjyyden alettua huomattiin, että kirjanpitoon kului todella paljon vapaa-aikaa laskuineen ja kuitteineen monen eri vaiheen kautta. Tietojen käsin kirjaaminen oli aikaa vievää ja käytössä oli monta erilaista ohjelmistoa, joiden välillä joutui siirtämään tietoa edestakaisin.
– Mentiin noin kuukausi niin, että toinen oli täysipäiväisesti töissä firmassa ja heti huomattiin, kuinka paljon joutuu käsin käymään ostoja läpi ja kohdistamaan niitä monen eri vaiheen kautta laskulle. Vapaa-aikaa ei ollut, kun työpäivän jälkeen ensin käsin kävi laskut läpi, maksoi yksi kerrallaan ja sitten kirjasi ne seuraavaan järjestelmään. Mitään ei pystynyt kopioimaan. Oli ihan älyttömän työlästä, eikä siinä ollut mitään järkeä ilman oikeaa ohjelmistoa, Latostenmaa kertaa yritystoiminnan alkumetrejä.
Toiminnanohjausjärjestelmä Admicom Ultima (ent. Adminet) tulikin pian puheeksi yhtiökumppanin kanssa, kun hänellä oli kertynyt jo aikaisempaa kokemusta saman ohjelmiston käytöstä.
– Meillä oli sellainen tilanne, että yhtiökumppani oli käyttänyt sitä edellisessä yrityksessään ja hän ajatuksen minulle myi lopulta. Itsellä oli kokemusta toisesta järjestelmästä edellisistä hommista, mutta sen toiminta ei oikein vakuuttanut silloin. Nyt voin sanoa, että olen samaa mieltä yhtiökumppanin kanssa siitä, että Ultima on tähän hommaan ainoa oikea ohjelma.
Mihin ennen meni useita tunteja, saadaan nyt hoidettua muutamissa minuuteissa. Kuitit, laskut ja muut tarvittavat kirjaukset saa tarvittaessa talteen jo työn ohessa ja vapaa-aikaa jää niiden näpyttelyltä hyödyllisempään ja mielekkäämpään tekemiseen.
– Voi sanoa jopa näin, että ennen laskujen läpi käymisen aloitti illalla kuudelta ja kympiltä pääsi pois tietokoneelta. Nykyään sama hoituu minuutissa, kun vaan tarkastetaan ne. Onhan se nyt mukavampaa.
Ohjelmiston käyttöönotto meni sujuvasti, vaikka yrityksessä oli muutenkin isoja muutoksia käynnissä. Yhtiökumppanin tietotaito oli myös hyödyksi alkuun.
– Meillä oli vielä käyttöönoton aikaan kaikki paperiasiat siinä kesken, kun firma käytännössä perustettiin uudestaan. Ei siinä silti minulla ollut ongelmia. Pari tuntia viikossa oli koulutusta ja tein minulle tulleet käyttöönoton tehtävät. Kaveri kun osasi jo käyttää ohjelmistoa, niin minä opettelin ja toki hän sitten myös neuvoi tarvittaessa. Aika nopeasti ja vaivattomasti se kuitenkin kävi.
Ohjelmisto on vakuuttanut helppoudellaan
Ultiman käyttöönoton jälkeen laskutus saatiin pyörimään yrityksen perustoiminnan ohella vaivattomasti. Latostenmaa vakuuttui varsinkin siitä, että laskutus toimii työn ohessa tapahtuvien kertakirjausten avulla.
– Isoin vakuuttavin asia Ultimassa on se, että mitään ei jää laskuttamatta. Kaikki laskutettava kohdistuu oikealle laskulle suoraan. Vaikka autosta hakee tarvikkeita, niin ne voi saman tien lisätä kännykällä sinne. Sen jälkeen sieltä näkee heti, jos jotain on avoimena laskuttamatta. Jos myy vaikkapa 10 % katteella ja jotakin jää laskuttamatta, niin kyllä siinä saa aika paljon myydä, että saadaan taas katetta työlle. Se on silloin iso plussa, että kaikki tulee laskutettua, Latostenmaa kertoo.
Muitakin arkea helpottavia ominaisuuksia on tullut yritykselle käyttöön. Tarvittavien tietojen kirjaaminen järjestelmään käy kätevästi kännykän avulla paikasta ja ajasta riippumatta.
– Helppoa on myös kirjata työtunnit ja lisätä kuitit talteen. Esimerkiksi kuittien tallennus mobiilissa on yksi parhaista ominaisuuksista. Sinne vaan valokuva kuitista ja sen jälkeen sitä ei tarvitse miettiä. Kaikki on tallessa samassa järjestelmässä.
Yrityksen arki pyöriikin jo vahvasti Ultiman avulla. Toiminnanohjausjärjestelmä on automatisoinut monia työvaiheita ja tuonut yrityksen tärkeät tiedot yhteen paikkaan.
– Ultiman kautta hoituu oikeastaan koko paketti. Merkataan tarvikkeet, laskutetaan ja hoidetaan myös tuntikirjanpito. Ei tarvitse mitään erillisiä lappuja tai järjestelmiä, mitä oli edellisessä paikassa.
Raportit kertovat todellisen taloustilanteen
Aurinkopaneelien asennus on kesäkauteen painottuvaa työtä. Vahvasti kausittain tapahtuva työ voi olla talouden ennustamisen kannalta haastavaa, kun kustannukset ja tulot jakautuvat epäsäännöllisemmin.
– Meillä on ollut jonkin verran haastetta, kun aurinkopaneelijärjestelmät sitovat rahaa älyttömästi. Jos vaikka kaksi asennusta tekee viikossa, niin siihen voi mennä jo monta kymppitonnia kuukausitasolla. Silloin on hyvä pystyä tarkastelemaan, millainen tilanne on ja pitääkö olla huolissaan jostakin, Latostenmaa kuvailee.
Asennusten isojen kustannusten vuoksi yrityksen on erittäin tärkeä pysyä kassan tilanteesta ajan tasalla. Latostenmaa kertookin, että heillä talouden seurannan haasteet ovat ratkenneet Ultiman avulla.
– Raportit on tosi iso apu. Sieltä näkee, kuinka paljon on myyty työtä tulevaisuuteen. Meillä ne ovat aurinkopaneelihommiin hyviä, kun näkee kuinka paljon ensi kesäksi on myyty ja mihin hintaan. On helppo pysyä kärryillä tulevasta.
Ultimalla pystyy ennakoimaan yrityksen kassan käyttöä ja huolehtimaan siitä, että kustannukset ovat järkevässä tasapainossa tulojen kanssa pitkälläkin aikavälillä.
– Rahoitusennusteen avulla näkee, paljonko firman kassaan on menossa ja laskuja tulossa, eli se ennustaa valmiiksi rahatilanteen ennakkoon. Tämä on paljon helpompaa, kuin että yrittäisi itse excelillä pysyä perässä, että milloin mikäkin lasku menee.
Yrityksen toimintaan Ultima on luonut vahvan rungon, jonka ympärille toiminnan ohjaaminen on ollut helppo koota. Kun kaikki tarpeellinen löytyy vaivattomasti samasta paikasta, on se tukenut yrittäjäkaksikon keskittymistä tuottavaan työhön.
– Kyllä Ultima maksaa itsensä nopeasti takaisin, jos arvostaa vapaa-aikaa ja sitä, että saa kaiken laskutettua. Se helpottaa varmasti kaiken kokoisia yrityksiä, Latostenmaa toteaa vielä lopuksi.