"Suuri ero on siinä, että nyt tiedämme koko ajan tarkasti missä mennään. Kun Admicom Ultiman kaltaista järjestelmää käytetään oikein, pystytään arkea sujuvoittamaan huomattavasti ja säästämään aikaa kaikenlaisesta ylimääräisestä."
TRP Group Oy on pääasiassa Turun talousalueella toimiva perheyritys, jonka juuret ulottuvat aina 1980-luvulle. Nykymuodossa yritys on palvellut asiakkaitaan vuodesta 2008 alkaen, tarjoten monipuolisia talotekniikkapalveluita niin yrityksille, yksityisille kuin taloyhtiöille.
Toimitusjohtaja Harri Rantasen mukaan yhtiö ei ole koskaan varsinaisesti tavoitellut kasvua, mutta silti se on nykyään yksi Varsinais-Suomen suurimmista LVIS-alan yrityksistä, työllistäen satakunta henkilöä noin 16 miljoonan euron vuosiliikevaihdolla. Kasvun salaisuuden Rantanen arvelee piilevän siinä, että yritys on onnistunut säilyttämään perheyritykselle ominaisen välittömyyden ja luottamuksen laajentuneesta toiminnasta huolimatta.
Admicom Ultimasta kokonaisratkaisu toimintojen hallintaan
TRP Groupin läpinäkyvää ja itsenäiseen työskentelyyn kannustavaa toimintatapaa tukee nykyään Admicom Ultima, joka otettiin käyttöön vuonna 2018. Aiemmin yrityksessä ei ollut käytössä kokonaisvaltaista toiminnanohjausratkaisua, vaan esimerkiksi työmääräimet käsiteltiin paperilla ja tarjouslaskentaan sekä taloushallintoon oli erilliset ohjelmistot. Vaikka iso toimintatapojen muutos ei ollut helppo, ei päätöstä ole jälkeenpäin tarvinnut katua.
– Meidän alalla ei pyöri hirveästi sellaisia ihmisiä, jotka tykkäävät tietokoneiden kanssa touhuta, joten olihan alku hankalaa, mutta siitä on selvitty. Juuri tuossa yhtenä päivänä puhuttiin, että paluu siihen vanhaan paperihässäkkään tuntuu nykyään aika mahdottomalta. Tämä on kyllä ollut erittäin hyvä kehitys senkin suhteen.
Rantaselle itselleen yksi Ultiman tärkeimmistä työkaluista on tarjouslaskenta, sillä hän hoitaa yrityksen ilmanvaihtopuolen urakkalaskentaa. Rantasen mukaan Ultima on tuonut merkittävästi helpotusta tarjouslaskentaan, kun vanha ohjelmisto on korvautunut nykyaikaisilla työkaluilla.
– Admicom Ultiman tarjouslaskenta oli saapuessaan ihan mullistava, sillä aiempi laskentaohjelmistomme oli todella vanhanaikaisen oloinen. Itse käytän erityisesti paketteja, joihin Ultima laskee mukaan työt asennustarvikkeineen. Kun siellä vielä pääsee pyörittelemään prosentteja, lisiä ja muita, niin onhan se hyvä systeemi. Mielestäni Ultiman tarjouslaskenta toimii hienosti. Se on erittäin selkeä ja mahdollistaa kaikille pääsyn laskentatietoon, ihan sama kuka tarjouksen on laskenut. Tämä helpottaa omaakin tekemistä, kun voin tarvittaessa vaikka lomareissulta tarkastella ja tehdä muutoksia toisten aloittamiin laskelmiin.
Toimitusjohtajalle tärkeä asia on luonnollisesti myös yrityksen talousraportointi, jota Rantanen kertoo seuraavansa välillä vähän liikaakin.
– Itse olen sen verran utelias, että lomallakin tulee aika herkästi selattua ainakin pintapuolisesti läpi esimerkiksi kirjanpidon raportit ja iltaisin saapuvat päivän myyntirapotit. Muuten tykkään seurata perinteisen liikevaihdon, katteen ja kassatilanteen lisäksi myös rahoitusennustetta. Sen avulla on helppo seurata saapuvien ja lähtevien laskujen tasapainoa sekä tarvittaessa muistuttaa työntekijöitä tilausten laskuttamisesta.
Tehostaa laajasti työmaan toimintaa
Työmaan arkeen nykyaikaiset ohjelmistotyökalut tuovat sujuvuutta läpi linjan. Vuonna 2017 TRP Groupissa aloittanut ja oppisopimuskoulutuksella putkiasentajaksi opiskellut Aku Kallio on ehtinyt kokea myös vanhan tuntilappuajan ja kokee, että sähköinen järjestelmä säästää aikaa työmaalla ja tuo varmuutta tietojen käsittelyyn, kun asioita ei tarvitse pyöritellä paperilla.
– Ennen seurasin ajankäyttöni kirjaamalla työnumerot ja tunnit LVI-asennuksen kalenteriin ja siirsin ne sieltä tuntilapulle. Arjen tekemistä helpottaa, kun Ultimaan työt voi kirjata näppärästi talteen, eikä tarvitse tehdä samaa työtä kahteen kertaan tai pyöritellä mitään lappuja ja kalentereita. Tämä varmasti vielä korostuu huoltoasentajilla, joilla on päivän aikana aika montakin kohdetta. Jos he käsittelisivät paperilla kaikki tuntikirjaukset, tukkulistat ja muut, niin olisihan siinä lappuja ihan huolella ja suuri vaara, että niitä menee hukkaankin. Itse ainakin asentajana pääsin myös heti jyvälle Ultiman käytöstä, ja kirjausten tekeminen oli mielestäni helppoa, Kallio muistelee.
Viime kesänä työnjohtoharjoittelijana aloittanut ja vuodenvaiheessa vakituisesti työnjohtajan saappaisiin hypännyt Kallio kokee, että reaaliaikainen ja automatisoitu järjestelmä tehostaa kauttaaltaan yrityksen työmaaprosesseja. Kun yksittäiset toiminnot hoituvat sujuvasti, niiden vaikutus näkyy myös kokonaistehokkuudessa.
– Esimerkiksi tukusta tavaraa haettaessa otat kerääjällä viivakoodit, ojennat palikan myyjälle ja kerrot työnumeron. Sen jälkeen työnjohtajalle tulee Ultiman etusivulle ilmoitus tarkastettavasta ostosta ja kulut saadaan nopeasti eteenpäin laskutukseen. Mitään ylimääräistä plaraamista ei työnjohtokaan tässä joudu tekemään, kun ostot kohdistuvat työnumeron perusteella automaattisesti oikealle kohteelle ja järjestelmästä näkyy selkeästi, kuka on hakenut ja mitä on hakenut, Kallio kertoo.
Viimeistä vuottaan LVI-insinööriksi opiskeleva Kallio vetää parhaillaan ensimmäistä linjasaneeraustyömaataan työnjohtajana kokeneemman kollegan tukemana. Uuteen rooliinsa innolla perehtyvä mies on ehtinyt jo tutustua moniin työnjohdolle tärkeisiin Ultiman ominaisuuksiin:
– Toistaiseksi keskittyminen on ollut perusasioiden haltuunotossa, mutta olen päässyt tutustumaan myös työnjohdon työkaluihin ja onhan siellä tosi paljon hyviä juttuja hyödynnettäväksi. Esimerkiksi projektien seuranta on tietenkin tärkeä juttu ja Ultiman avulla työmaiden taloudellista kehitystä on helppo seurata.
– Työnjohdolta on tullut kiitosta siitä, että nyt he näkevät oikeasti, mistä projektin hinta koostuu ja pystyvät seuraamaan tarkasti projektin etenemistä. Jos ennen asiat olivat laskijan päässä ja työnjohto sai tietoonsa könttäsumman ja ehkä tuntimäärän, niin onhan tilanne heidänkin kannaltaan nyt paljon parempi, Rantanen lisää.
Kaikki saavat tarvitsemansa tiedot käyttöönsä
Tehostuneiden työmaatoimintojen ja projektien hallinnan ohella Ultiman vaikutus näkyy laajemmin myös yrityksen johtamisessa, sillä reaaliaikainen järjestelmä mahdollistaa johtamisen oikealla tiedolla.
– Suuri ero on siinä, että nyt tiedämme koko ajan tarkasti missä mennään, eikä olla pelkästään kirjanpitäjältä saapuvien ympäripyöreiden tilannekatsausten varassa. Mielestäni on tärkeää, että mahdolliset epäkohdat näkee heti ja niihin pystyy myös reagoimaan, niin ei tarvitse sitten jälkeenpäin ihmetellä, että kuinka tässä näin kävi, Rantanen toteaa.
Yrityksen avointa ja läpinäkyvää toimintatapaa Admicom Ultima tukee ennen kaikkea mahdollistamalla kaikille ajantasaisen pääsyn järjestelmässä olevaan tietoon. Konkreettisesti tämä näkyy ajansäästönä ja tarkkuutena useissa arjen asioissa, jotka TRP Groupin kaltaisen yrityksen mittakaavassa kertautuvat tärkeäksi osaksi kokonaisprosessien tehokkuutta.
– Meillä on kuitenkin jonkin verran työntekijöitä, joten kyllähän siinä aika paljon kaikkea tapahtuu ja on ristiinkin hoidettavia asioita. Kun Ultiman kaltaista järjestelmää käytetään oikein, pystytään arkea sujuvoittamaan huomattavasti ja säästämään aikaa kaikenlaisesta ylimääräisestä. Esimerkkinä ihan sellainen pieni asia, että jos joudun esimerkiksi tilaamaan varaosan jonkun toisen johtamalle työmaalle, pystyn nopeasti tarkistamaan Ultimasta alkuperäisen tuotteen tiedot. Tällä tavalla asia saadaan etenemään nopeasti ja vältytään turhalta soittelulta ja tietojen selvittämiseltä, Kallio kertoo.
– Juuri yhteen reaaliaikaiseen järjestelmään keskitetty tieto mahdollistaa meille toiminnan avoimuuden ja läpinäkyvyyden, kun kaikki saavat tarvitsemansa tiedot käyttöönsä. Meidän ajatuksemme on, etteivät talousasiat tai muutkaan asiat ole mitään salaisuuksia, vaan on paljon parempi, että ihmiset tietävät missä mennään. Silloin heidänkin on helpompi asennoitua ja ymmärtää erilaisia asioita ja syitä niiden taustalla, sekä auttaa kehittämään yrityksen toimintaa entistä paremmaksi, Rantanen korostaa.