"Näpyttelemisestä eroon pääsyn vaikutus on ollut meillä ainakin kolme henkilötyövuotta, joten aika merkittävästä muutoksesta on kyse. Omassa toiminnassamme olemme nyt reaaliajassa ja tässä päivässä."
Veljekset Lehtinen Maalausliike Oy:llä on vaikuttava historia, sillä yrityksellä on takanaan enemmän vuosia kuin itsenäisellä Suomella. Veljekset Lehtisen erityisosaamista ovat vaativat maalaustyöt, mutta nykyään asiakkaita palvellaan laajemmin myös korjausrakentamisen tarpeissa noin kymmenen oman timpurin ja kahdenkymmenen maalarin voimin. Lisäksi toimistolla työskentelee kolme työnjohtajaa, konttoripäällikkö ja toimitusjohtaja. Pitkä historia näkyy toiminnassa yhä tänäkin päivänä, sillä pisimmät asiakassuhteet ovat kestäneet jo yli 70 vuotta.
Koko liiketoiminta yhteen järjestelmään
Veljekset Lehtinen on perinteikäs yritys, mutta vanhanaikainen se ei ole, sillä yritys on pystynyt uusiutumaan maailman muuttuessa. Yrityksen toiminnanohjauksessa otettiin harppaus nykyaikaan vuonna 2015, kun vanha yritysohjelmisto vaihdettiin Admicom Ultimaan (ent. Adminet). Taustalla vaikutti halu saada toiminnot yhteen automatisoituun järjestelmään, jolla päästään eroon turhasta manuaalisesta työstä.
– Halusimme saada mahdollisimman vähillä kirjauksilla datan yhteen järjestelmään, jonka puitteissa pystymme hallitsemaan kaiken liiketoiminnan pyörittämisessä tarvittavan aineiston, toimitusjohtaja Kari Väisänen kertoo.
Väisäsen mukaan erityisesti laskutuskäytännöt vaativat päivittämistä nykyaikaan:
– Aiemmin laskuttaminen tapahtui pitkälti iltaisin ja viikonloppuisin. Siinä oli monenlaista lippua, lappua ja muovitaskua, josta keräsimme kolmen hengen tiimillä laskutustietoja. Meillä on noin 1700 kohdetta vuodessa ja sitä kun lähdetään manuaalisesti perkaamaan, niin ei siihen oikein mikään aika riitä. Jotenkin tuntui, ettei tässä ole mitään järkeä ja asioita pitää saada vietyä nykymaailman suuntaan, jotta saamme tehokkaammilla rutiineilla enemmän aikaa oikeisiin töihin asiakasrajapinnassa.
Laskutuskäytännöt ovatkin muuttuneet Ultiman myötä merkittävästi.
– Sellainen näppityö on jäänyt pois, kun tekijät merkitsevät suoritteensa itse kohteelle ja myös ostolaskut kohdistuvat niille. Näpyttelemisestä eroon pääsyn vaikutus on ollut meillä ainakin kolme henkilötyövuotta, joten aika merkittävästä muutoksesta on kyse, Väisänen korostaa.
Automatisoiduilla laskutusrutiineilla on vaikutusta myös rahankiertoon ja sen merkitys korostuu entisestään nykypäivänä, kun kolmenkymmenen päivän maksuajat alkavat olla monessa kohtaa enemmän sääntö kuin poikkeus.
– Siihen maksuajat ovat jo monessa rakennusliikkeessä menneet eli käytännössä urakoitsijat rahoittavat projektin. Kuukausi on aika pitkä aika odotella rahoja, mutta ainakin pystymme reagoimaan nopeasti ja saamme valmiista töistä laskut äkkiä eteenpäin, työnjohtaja Mika Kiuru toteaa.
Seuranta auttaa tulevaisuuden suunnittelussa
Veljekset Lehtisellä työnjohto vastaa kohteiden toteuttamisesta tarjouslaskennasta loppulaskutukseen. Niiden hallintaa on helpottanut yhden järjestelmän sisällä tapahtuva kokonaisuuden hallinta.
– Oleellisin ja tärkein asia omasta näkökulmastani on se, että asioita ei ole enää pilkottu eri paikkoihin, vaan pystyn hallitsemaan kokonaisuuden yhdellä ohjelmalla ja kirjautumisella. Laskutusta helpottaa kustannusten kirjautuminen heti oikeille kohteille. Automaattikirjausten ansiosta myös pidempien projektien katteita ja edistymistä pystytään seuraamaan jo projektin aikana, Kiuru kertoo.
– Ajantasaisuuden ansiosta pystymme tarvittaessa jo urakan edetessä vaikuttamaan asioihin tai vähintäänkin vetämään johtopäätöksiä tulevaa ajatellen, Väisänen lisää.
Työnjohdolle kohteiden tarkasta seurannasta on hyötyä myös tulevien laskentojen tekemisessä.
– Henkilökohtaisesti seuraan mielenkiinnolla toteumia, koska tietoja pystyy peilaamaan myös muihin kohteisiin ja ne antavat suuntaviivoja seuraavissa laskennoissa. Saamme tiedoista vinkkejä siihen, kuinka seuraavia laskelmia voidaan muokata yrityksen kannalta tuottoisampaan suuntaan, Kiuru kertoo.
Tarkka ja ajantasainen seuranta on tuonut helpotusta myös yrityksen johtamiseen.
– Yrityksen johtamisen näkökulmasta on tärkeää, että näemme kokonaisuuksia ja pystymme milloin tahansa ottamaan esiin päivän tilanteen: tuloslaskelman, taseen, liukuvan tuloslaskelman ja koko toiminnan kokonaisuuden. Kyllähän se tekemistä ohjaa, kun näemme aika selvästi mistä yrityksen päätulovirta muodostuu ja tiedämme, missä kannattaa olla aktiivinen, Väisänen toteaa.
Työnjohtajat Mika Kiuru (vas.) ja Antti Kilpi sekä toimitusjohtaja Kari Väisänen.
Joustavuutta työntekoon ja resursseja kehittämiseen
Ultiman käyttöönoton myötä Veljekset Lehtisellä on saatu joustavuutta työntekoon, kun se ei ole enää aikaan ja paikkaan sidottua.
– Kun homma toimii kokonaisuudessaan pilven kautta, töitä voi tehdä helposti ajasta ja paikasta riippumatta. Ultima mahdollistaa minullekin pidemmän poissaolon toimistolta, koska pystyn seuraamaan tilannetta ja ottamaan kantaa asioihin järjestelmän kautta. Koen asioiden hoitamisen säännöllisesti loman aikana vähemmän kuormittavaksi kuin sen, että antaisin tekemättömien töiden vuoren kasaantua poissa ollessani, Väisänen toteaa.
– Työnjohdon työ on liikkuvaa ja konttori on vain yksi tukipiste. Pääosin työ tehdään kentällä työkohteissa, autossa, kotona tai vaikka laiturin nokassa. Ultiman myötä olemme vapautuneet paikkasidonnaisuudesta, Kiuru jatkaa.
Joustavampien työskentelymahdollisuuksien ja tehostuneiden rutiinien myötä yrityksessä on pystytty vapauttamaan resursseja muihin asioihin.
– Olemme käyneet läpi erilaisia johtamiseen liittyviä koulutusasioita, pystyneet pitämään kehityskeskusteluja ja tehneet strategiatyötä, jota parhaillaan lanseerataan henkilöstölle. Rutiineista vapautuneiden resurssien ansiosta pystymme panostamaan entistä enemmän myös tiedonkulkuun yrityksen sisällä, Väisänen toteaa.
– Nyt yritys elää tätä päivää ja paremman tiedonkulun ansiosta myös henkilökunta on paremmin perillä yrityksen nykytilasta ja tulevaisuuden suunnitelmista. Se karsii epätietoisuutta ja luo turvallisuutta myös tekijöille kentällä, Kiuru lisää.
Tulevaisuudessa Veljekset Lehtisellä tavoitellaan hallittua kasvua, jonka turvin voidaan panostaa henkilöstöön ja yritystoiminnan kehittämiseen. Väisäsen mukaan vankoilla tukijaloilla on hyvä mennä eteenpäin:
– Jos tiukassa kilpailumaailmassa meinaa kasvattaa yritystä järkevästi ja taloudellisesti, pitää sekä henkilöstön että järjestelmien olla tätä päivää. Jos toiminta on vähänkään muuta kuin isä, poika ja Hiace -pohjalla, ilman niitä ei pärjää. Omassa toiminnassamme olemme nyt reaaliajassa ja tässä päivässä.
KUVA: Katja Mäenpää, Veljekset Lehtinen Maalausliike Oy