"Nyt yrityksen kaikki toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä. Olemme saavuttaneet kustannussäästöjä, koska toimistotyöt eivät enää vaadi niin paljon henkilöresursseja."
Vuonna 1986 perustettu Vesi-Vasa Oy on Satakunnan ja Varsinais-Suomen talousalueilla toimiva perheyritys, joka palvelee asiakkaitaan monipuolisesti lvi-alan asennus- ja huoltotöissä, talotekniikkaurakoinnissa sekä teollisuuden projekteissa ja kunnossapitopalveluissa. Yrityksellä on myös Hanakat-ketjuun kuuluva myymälä kotipaikkakunnallaan Raumalla.
Ultimalla raamit toiminnalle
Vesi-Vasa on luonut toimintaansa laadun ja toimitusvarmuuden takaavat vakioidut toimintamallit, joista osoituksena ovat myös Inspectan myöntämät laatusertifikaatit. Admicom Ultimasta (ent. Adminet) toimintatapojen vakioimiseen on saatu lisää tukea, kun henkilöstölle on pystytty luomaan selvät raamit, joiden puitteissa toimia.
– Ultima vie prosessejamme eteenpäin ja ohjaa toimintaamme määriteltyjen raamien puitteissa – ja me otamme siitä irti kaiken mahdollisen. Olemme muokanneet omia toimintatapojamme sellaisiksi, että ne toimivat Ultiman ehdoilla, sen sijaan, että yrittäisimme koko ajan rajusti muuttaa ohjelmaa johonkin suuntaan. Samaan aikaan tietysti haluamme tehdä yhteistyötä ohjelmiston kehittämisessä ja mielestäni olemme saaneet äänemme kuuluviin, toimitusjohtaja Jani Vainio kertoo.
Vakioitujen toimintatapojen luominen ja niiden seurannan mahdollistaminen ovat erityisen tärkeitä yrityksen kasvutavoitteiden saavuttamiseksi.
– Koimme, että jos haluamme laajentaa toimintaa, meidän on pakko saada ohjelmasta jonkinlaisia rajoja tekemiseen. Muutosta haettiin ihan työnjohtajan perusarkeen ostolaskujen tarkistamisesta töiden kirjaamiseen ja tuntikorttien tarkastukseen. Nyt työnjohtajalla on selkeät tehtävät, jotka hän toteuttaa, ja meillä on välineet seurata ja opastaa työntekijöitä. Samalla saamme talousseurannasta vahvistusta osastojen ja myös yksittäisten työnjohtajien toimintatapojen tehokkuudelle.
Vaikka Ultima on tuonut selvät raamit tekemiselle, se on toisaalta mahdollistanut myös aiempaa joustavamman työskentelyn.
– Pystymme hallitsemaan samassa paikassa töiden vastaanoton, aikatauluttamisen, hoitamisen, laskutuksen, kirjanpidon, varastoinnin ja kaiken muun. Nyt yrityksen kaikki toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä, jota jokainen voi käyttää vaikka kuun kamaralta, jos vain nettiyhteys toimii. Me toimimme niin laajasti joka puolella, että on tärkeää voida pyörittää toimintaa myös mobiilisti.
Tarkkuutta töiden hallintaan
Arjen toiminnan tasolla Ultimalla on pystytty sujuvoittamaan sekä laskutöiden että projektien hallintaa.
– Laskutöissä kausi- ja sopimushuoltoihin saatiin huima parannus, kun ohjelma muistuttaa niistä automaattisesti. Urakkapuolella taas projektinhallinnan vaatimat lainalaisuudet on rakennettu paremmin sisään ohjelmaan. Ultima esimerkiksi pitää huolta lisätöistä aiempaa tarkemmin ja pystymme budjetoimaan kohteet sujuvammin sekä seuraamaan, että pysymme budjetissa työn aikana.
Projektien ylläpitoon Ultima on tuonut tärkeän muutoksen, sillä tarkalla kulujen kohdistamisella on pystytty varmistamaan, ettei projekteille kirjaudu niille kuulumattomia kuluja.
– Meillä on ollut lähtökohtana, että pystymme jakamaan tätä palettia osiin ja seuraamaan haluamiamme asioita tarkasti. Kun työlle syntyy palkkakuluja, saapuu ostolaskuja tai haetaan tavaraa varastosta, kulujen on syytä kohdistua oikeaan paikkaan. Varsinkin ostolaskujen tarkastus on ollut meille iso asia. Kun kulut kohdistuvat oikealle kohteelle ja menevät tarkistettavaksi vastuuhenkilölle, meillä ei pyöri sellaisia laskuja, joista kukaan ei tiedä mitään. Tällaisia projektin ylläpitoon liittyviä asioita olemme pystyneet vakioimaan ja varmistamaan, että projekteille kohdistuu vain aitoja kuluja.
Keskittyminen oikeisiin asioihin
Ultiman hankinnassa Vesi-Vasalle oli olennaista saavuttaa kustannussäästöjä sekä vakioida toimintatapoja ja kummatkin tavoitteet on myös saavutettu. Kustannussäästöjä on pystytty saavuttamaan varsinkin toimistolla, koska sähköinen toimintatapa ei enää vaadi niin paljon manuaalista työtä.
– Olemme saavuttaneet kustannussäästöjä, koska toimistotyöt eivät enää vaadi niin paljon henkilöresursseja. Sähköinen toimintatapa on tuonut helpotusta talouspuolelle, kun konttoristin ei enää tarvitse esimerkiksi kuljettaa ostolaskuja ympäriinsä tarkastettavana. Nyt konttoristi voi keskittyä tärkeämpiin asioihin ja olemme pystyneet laajentamaan hänen työnkuvaansa seurantaan ja työnjohdon tukemiseen.
Tärkein merkitys on Vainion mukaan ollut kuitenkin sillä, että yrityksen arjen tekemistä on pystytty vakioimaan ja keskittyminen suuntautuu nykyään enemmän oikeisiin asioihin.
– Ultiman vaikutus on näkynyt eniten siinä, kuinka tekemisemme kokonaisuudessaan on muuttunut ja olemme pystyneet puuttumaan juuri niihin pieniin asioihin, joihin halusimme. Olemme saaneet prosessin pyörimään siten, että työntekijät katsovat omia tekemisiään eri tavalla ja keskittyvät niihin. Mielestäni tämä on kokonaisuudessaan merkittävin muutos – ja se muutos on onnistunut.
KUVA: Samuli Ahtiainen, Vesi-Vasa Oy