Laskutusohjelma työmaiden ja teollisuuden tarpeisiin

Yksittäinen laskutusohjelma taipuu näppärästi laskutukseen, mutta siihen se sitten jääkin. Samat tiedot täytyy syöttää useampiin järjestelmiin ja aikaa tuhraantuu. Yhdellä toiminnanohjausjärjestelmällä voi siis korvata monta yksittäistä ja kallista järjestelmää.

Monen järjestelmän päällekkäisessä käytössä on myös riski väärinsyötettyihin tietoihin, kun samat tiedot laitetaan useaan kohtaan ja sattuu näppäilyvirheitä. Verkkolaskulain johdosta sähköinen laskutus on kaikkien velvollisuus, joten nyt on oiva hetki laittaa laskutus kuntoon!

Usein mietitään, että uuden järjestelmän hankkiminen on iso rahasyöppö. Hyvällä laskutusohjelmalla poistetaan kuitenkin turhat rutiininomaiset työvaiheet, joten yrityksen kasvaessakaan ei välttämättä tarvitse palkata lisäkäsiä taloushallinnon tehtäviä hoitamaan. Tietojen kirjaamisen sijaan voidaan keskittyä tekemään enemmän tuottavampia työtehtäviä niin tuotannossa kuin toimistollakin (esimerkiksi myyntiä, markkinointia tai asiakaspalvelua).

Adminetissä samalla laskutusohjelmalla voi hoitaa kätevästi keikkaluontoisten töiden ja maksuerien laskutuksen lisäksi myös factoring-laskutuksen ja suoritteiden sekä YSE-hinnoittelun mukaisen laskutuksen. Mikäli asiakkaallasi ei ole valmiutta vastaanottaa verkkolaskuja, voit lähettää laskun myös sähköpostilla.

Loppuasiakas ei näe taustalla tehtyä kirjanpidollista työtä, ainoastaan lopputuloksen. Kun dokumentit ovat selkeitä, ajantasaisia ja oikeita, se välittää myös yrityksesi toiminnasta ammattimaisen kuvan.

Pienet virheet asiakkaalle annettavilla dokumenteilla eivät välttämättä kaada maata, mutta se saa asiakkaan epäilemään, sattuuko muussakin työssä samanlaisia huolimattomuusvirheitä. Laadukas dokumentointi ja laskutus on siis myös merkki laadukkaasta työn jäljestä.

Adminetissä tilauksen tullessa vastaanottajalle, se kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään ja merkitään joko työntekijän listalle tai työpooliin. Työntekijän on helppo täyttää käytetty työ sekä tarvikkeet kentällä mobiilissa, jolloin reaaliajassa nähdään kustannukset.

Työn tarkistamisen jälkeen tilaus siirtyy automaattisesti laskutettavaksi. Lasku lähtee heti saman päivän aikana! Laskusta lähtee tiedot myös suoraan kirjanpitoon, joten tämäkin ylimääräinen työvaihe jää pois kattavan toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta.

• Töiden ja tarvikkeiden kirjaaminen tapahtuu laskutettavalla ajalla.
• Työnjohdon ja toimistotyöntekijöiden aika vapautuu laskutuksesta ja palkkatapahtumien tallentamisesta
• Ostolaskujen laskutyörivit voi kohdistaa suoraan kohteelle tai tietylle tilaukselle. Myös ostolaskuarkistosta voi käydä merkitsemässä rivejä laskutettavaksi.
• Työnjohdolle tulee ilmoitus, kun työ on merkitty valmiiksi, joten työnjohdon ei tarvitse turhaan käyttää aikaa valvontaan. Ilmoituksesta pääsee helposti suoraan oikealle tilaukselle.
• Saat hoidettua kätevästi YSE-laskutukset sekä kotitalousvähennykset kuluttaja-asiakkaille.

Projektien eri vaiheissa lähetettävät laskut onnistuvat myös Adminetin avulla. Tietojen syöttämisen jälkeen on helppo käydä merkitsemässä, missä vaiheessa projektia ollaan menossa ja maksuerälasku lähtee automaattisesti aina ennalta määrättyjen etappien jälkeen. Kirjanpitokin on ajantasalla kokoajan, koska laskutuksen puolelta sinne siirtyy tiedot valmiiksi.

Töiden suunnittelussa Adminet näyttää vaaditun henkilötyömäärän annetulla ajanjaksolla. Työt voidaan resursoida kalenterin avulla. Urakoiden sekä lasku- ja lisätöiden tunnit pääsee tallentamaan sähköisesti, joten kirjaukset voi tehdä esimerkiksi puhelimella jo työmaalla ollessaan. Näin tunnit ovat yhdellä kirjauksella sekä laskutuksessa että palkanlaskennassa. Lisäksi työntekijöiden palkkakulut näkyvät suoraan projektin tiedoissa, joten nämäkin kustannukset näkyvät seurannassa.

Urakkakohteiden laskuttaminen tapahtuu maksuerälaskutuksella. Maksuerätaulukon voi suunnitella suoraan maksuerälaskutukseen, jolloin valmiin maksuerätaulukon saa urakkasopimuksen liitteeksi. Laskutusluvan antamisen jälkeen automatiikka hoitaa laskun lähettämisen asiakkaalle Postin kautta tai verkkolaskuna.

• Projektin edetessä laskut lähtevät automaattisesti vaiheiden valmistuessa.
• Aiheeseen liittyvät urakkasopimukset, lomakkeet ja muut dokumentit saa tallennettua maksuerätaulukon yhteyteen.
• Maksuerätaulukoiden avulla on helppo varmistaa, että sovitut summat pitävät paikkaansa.
• Adminet erittelee ja laskee erilaisilla alv-käytännöillä käsiteltävät kulut puolestasi.
• Saat täysin vertailukelpoista seurantatietoa toteutuneiden kulujen suhteesta tavoitearvioon.

Aliurakoiden seurantaan tarkoitetulla Alihankinnan maksuerätaulukot -sovelluksella varmistat, että laskutus tapahtuu sovitusti ja kaikki aliurakkaan liittyvät tiedot pysyvät tallessa. Urakan eteneminen hahmottuu yhdellä silmäyksellä ja saat huomioitua tulevat maksut myös rahoitusennusteella.

• Asiakirjat ovat yhdessä paikassa, kuten hyväksyntäkuittaukset ja urakkasopimukset.
• Adminetin automatiikka on apunasi myös alihankintalaskujen käsittelyssä: ostolaskut kohdistuvat suoraan maksuerille, mikäli niissä on viitteenä maksuerätaulukon numero.
• Seuranta on helppoa, sillä aliurakan tilanne havainnollistuu maksuerien yhteydessä näkyvien symboleiden avulla ja tarkat tiedot selviävät taulukon laskutusyhteenvedosta.
• Rahoitussuunnittelu helpottuu, sillä erät huomioidaan halutessasi myös rahoitusennusteella niiden suunniteltujen laskutuspäivien mukaisesti, jolloin pystyt varautumaan tuleviin maksuihin.

Adminet ohjaa myyntitilauksen tuotannon kautta toimitukseen ja laskutukseen. Hyväksytysti toimitetut tuotteet voidaan heti laskuttaa muodostamatta erikseen lähetettävää laskua. Pelkkä laskutuslupa riittää. Mikäli osa tuotteista jää jälkitoimitukseen, laskutetaan vain toimitetut tuotteet. Tällöin myyntitilaus jää osittain Toimittamatta-tilaan.

Laskuttamaton työtilaus tulee vastuuhenkilön tarkastettavaksi sen jälkeen, kun työ on merkitty tuotannossa valmiiksi. Työtilaukselta löytyvät eriteltyinä työntekijöiden syöttämät työt ja tavarat. Laskuttaa voi koko työtilauksen tai tehdä välilaskun valituista riveistä.

Adminet hoitaa laskujen postituksen vastaanottajalle joko verkkolaskuina tai postin kautta paperisina kirjeinä. Automatiikka noutaa ja kohdistaa asiakkaiden viitesuoritukset laskuihin sekä lähettää perintäkirjeet, jos asiakkaan suoritus on myöhässä määritellyn ajan. Automatiikka ei ole riippuvainen käyttäjän paikallaolosta tai osaamisesta.

• Työn edetessä tiedot siirtyvät automaattisesti tilauksen mukana.
• Laskuttaa voi koko työtilauksen tai yksittäisiä rivejä.
• Lasku lähtee automaattisesti joko verkkolaskuna tai postitse kirjeenä.
• Automatiikka noutaa ja kohdistaa viitesuoritukset.
• Saat täysin vertailukelpoista seurantatietoa toteutuneiden kulujen suhteesta tavoitearvioon.
• Järjestelmässä helposti visuaalisesti nähtävillä värikoodein, mikä on tilauksen tilanne.