Laskutusohjelma työmaiden ja teollisuuden tarpeisiin

Adminet – automatisoitu ja selainpohjainen toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää yrityksen toiminnot ja taloushallinnon saumattomasti. Tehokas laskutusohjelma mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron tilauksista ja tehtävistä suoraan laskutukseen. Näin säästyy aikaa ja resursseja. Kun laskukin lähtee järjestelmästä automaattisesti, sinulla jää aikaa muuhun. Kokonaisjärjestelmä kattaa kaiken tarjouslaskennasta kirjanpitoon ja laskutukseen talotekniikan-, rakentamisen- ja teollisuuden aloille. Alta pääset tutustumaan tarkemmin Adminetin laskutuksen työkaluihin ja hyötyihin.

Tarvitsetko apua? Kysy asiantuntijalta

Laura Kauppinen

Markkinointikoordinaattori

040 654 1104

Jari Kangassalo

Myyntijohtaja | Tocoman

020 742 0215

Juuso Haarala

Myyntipäällikkö

Etelä-Suomi

Itä-Suomi

Keski-Suomi

Länsi-Suomi

044 724 1777

Olli Happonen

Senior Sales Manager

Itä-Suomi

Keski-Suomi

040 588 7773

Joonas Asikainen

Senior Sales Manager

Itä-Suomi

Länsi-Suomi

045 639 4629

Palkanlaskennan ohjelmistotuki

044 433 3207

Kirjanpidon ohjelmistotuki

044 433 3202

Yleinen ohjelmistotuki

044 433 3200

Joonas Nykänen

Myyntipäällikkö

Etelä-Suomi

044 724 1750

Laskutusohjelman ominaisuuksia Adminetissä ovat esimerkiksi:

  • Toimialakäytäntöjen mukainen laskutus
  • Visuaalinen näkymä
  • Automaattinen kirjanpito
  • Muistutukset ja perintä
  • Automaattinen laskujen lähetys
  • Saatavien seuranta

  • YSE-hinnoittelun mukainen laskutus
  • Sopimuslaskutus
  • Maksuerälaskutus
  • Myyntitilausten laskutus
  • Factoring-laskutus
  • Suoritteet

Laskutusohjelma: Miksi sen valintaan kannattaa panostaa?

Monta päällekkäistä järjestelmää syö aikaa ja rahaa

Yksittäinen laskutusohjelma taipuu näppärästi laskutukseen, mutta siihen se sitten jääkin. Samat tiedot täytyy syöttää useampiin järjestelmiin ja aikaa tuhraantuu. Yhdellä toiminnanohjausjärjestelmällä voi siis korvata monta yksittäistä ja kallista järjestelmää.

Monen järjestelmän päällekkäisessä käytössä on myös riski väärinsyötettyihin tietoihin, kun samat tiedot laitetaan useaan kohtaan ja sattuu näppäilyvirheitä. Verkkolaskulain johdosta sähköinen laskutus on kaikkien velvollisuus, joten nyt on oiva hetki laittaa laskutus kuntoon!

Hyvä laskutusohjelma vähentää tuottamatonta työtä

Usein mietitään, että uuden järjestelmän hankkiminen on iso rahasyöppö. Hyvällä laskutusohjelmalla poistetaan kuitenkin turhat rutiininomaiset työvaiheet, joten yrityksen kasvaessakaan ei välttämättä tarvitse palkata lisäkäsiä taloushallinnon tehtäviä hoitamaan. Tietojen kirjaamisen sijaan voidaan keskittyä tekemään enemmän tuottavampia työtehtäviä niin tuotannossa kuin toimistollakin (esimerkiksi myyntiä, markkinointia tai asiakaspalvelua).

Adminetissä samalla laskutusohjelmalla voi hoitaa kätevästi keikkaluontoisten töiden ja maksuerien laskutuksen lisäksi myös factoring-laskutuksen ja suoritteiden sekä YSE-hinnoittelun mukaisen laskutuksen. Mikäli asiakkaallasi ei ole valmiutta vastaanottaa verkkolaskuja, voit lähettää laskun myös sähköpostilla.

Yrityksesi toiminta näyttää asiakkaille ammattimaiselta

Loppuasiakas ei näe taustalla tehtyä kirjanpidollista työtä, ainoastaan lopputuloksen. Kun dokumentit ovat selkeitä, ajantasaisia ja oikeita, se välittää myös yrityksesi toiminnasta ammattimaisen kuvan.

Pienet virheet asiakkaalle annettavilla dokumenteilla eivät välttämättä kaada maata, mutta se saa asiakkaan epäilemään, sattuuko muussakin työssä samanlaisia huolimattomuusvirheitä. Laadukas dokumentointi ja laskutus on siis myös merkki laadukkaasta työn jäljestä.

Adminetin laskutusohjelma taipuu erilaisiin prosesseihin

1.

Työtilausten laskutus

Tutustu työtilausten laskutukseen
2.

Maksuerälaskutus

Tutustu maksuerälaskutukseen
3.

Myyntitilausten laskutus

Tutustu myyntitilausten laskutukseen

Ensimmäinen laskutustyyppi: Työtilausten laskutus

Adminetissä tilauksen tullessa vastaanottajalle, se kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään ja merkitään joko työntekijän listalle tai työpooliin. Työntekijän on helppo täyttää käytetty työ sekä tarvikkeet kentällä mobiilissa, jolloin reaaliajassa nähdään kustannukset.

Työn tarkistamisen jälkeen tilaus siirtyy automaattisesti laskutettavaksi. Lasku lähtee heti saman päivän aikana! Laskusta lähtee tiedot myös suoraan kirjanpitoon, joten tämäkin ylimääräinen työvaihe jää pois kattavan toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta.

Adminetin työtilausten laskutuksen hyötyjä:

  • Töiden ja tarvikkeiden kirjaaminen tapahtuu laskutettavalla ajalla.
  • Työnjohdon ja toimistotyöntekijöiden aika vapautuu laskutuksesta ja palkkatapahtumien tallentamisesta
  • Ostolaskujen laskutyörivit voi kohdistaa suoraan kohteelle tai tietylle tilaukselle. Myös ostolaskuarkistosta voi käydä merkitsemässä rivejä laskutettavaksi.
  • Työnjohdolle tulee ilmoitus, kun työ on merkitty valmiiksi, joten työnjohdon ei tarvitse turhaan käyttää aikaa valvontaan. Ilmoituksesta pääsee helposti suoraan oikealle tilaukselle.
  • Saat hoidettua kätevästi YSE-laskutukset sekä kotitalousvähennykset kuluttaja-asiakkaille.

Työtilausten eteneminen

1.

Tilaus

Tilauksen vastaanotto asiakkaalta ja työtilauksen tietojen tallennus Adminet -järjestelmään.

2.

Resursointi

Tilaus ohjataan järjestelmässä työntekijälle tai työntekijäpooliin. Työntekijä saa muistutuksen työstä.

3.

Työmaalla

Mobiilissa työntekijä syöttää työn ja käytetyt tavarat sekä kuittaa tilauksen valmiiksi.

4.

Tarkistus

Tilauksen vastaanottaja saa ilmoituksen työn valmistumisesta, tarkistaa tiedot ja hyväksyy tilauksen laskutukseen.

5.

Laskutus

Lasku lähtee järjestelmästä automatisoidusti vielä samana päivänä!

Toinen laskutustyyppi: Maksuerälaskutus

Projektien eri vaiheissa lähetettävät laskut onnistuvat myös Adminetin avulla. Tietojen syöttämisen jälkeen on helppo käydä merkitsemässä, missä vaiheessa projektia ollaan menossa ja maksuerälasku lähtee automaattisesti aina ennalta määrättyjen etappien jälkeen. Kirjanpitokin on ajantasalla kokoajan, koska laskutuksen puolelta sinne siirtyy tiedot valmiiksi.

Töiden suunnittelussa Adminet näyttää vaaditun henkilötyömäärän annetulla ajanjaksolla. Työt voidaan resursoida kalenterin avulla. Urakoiden sekä lasku- ja lisätöiden tunnit pääsee tallentamaan sähköisesti, joten kirjaukset voi tehdä esimerkiksi puhelimella jo työmaalla ollessaan. Näin tunnit ovat yhdellä kirjauksella sekä laskutuksessa että palkanlaskennassa. Lisäksi työntekijöiden palkkakulut näkyvät suoraan projektin tiedoissa, joten nämäkin kustannukset näkyvät seurannassa.

Urakkakohteiden laskuttaminen tapahtuu maksuerälaskutuksella. Maksuerätaulukon voi suunnitella suoraan maksuerälaskutukseen, jolloin valmiin maksuerätaulukon saa urakkasopimuksen liitteeksi. Laskutusluvan antamisen jälkeen automatiikka hoitaa laskun lähettämisen asiakkaalle Postin kautta tai verkkolaskuna.

Adminetin maksuerälaskutuksen hyötyjä:

  • Projektin edetessä laskut lähtevät automaattisesti vaiheiden valmistuessa.
  • Aiheeseen liittyvät urakkasopimukset, lomakkeet ja muut dokumentit saa tallennettua maksuerätaulukon yhteyteen.
  • Maksuerätaulukoiden avulla on helppo varmistaa, että sovitut summat pitävät paikkaansa.
  • Adminet erittelee ja laskee erilaisilla alv-käytännöillä käsiteltävät kulut puolestasi.
  • Saat täysin vertailukelpoista seurantatietoa toteutuneiden kulujen suhteesta tavoitearvioon.

Alihankinnan maksuerätaulukot -sovellus

Aliurakoiden seurantaan tarkoitetulla Alihankinnan maksuerätaulukot -sovelluksella varmistat, että laskutus tapahtuu sovitusti ja kaikki aliurakkaan liittyvät tiedot pysyvät tallessa. Urakan eteneminen hahmottuu yhdellä silmäyksellä ja saat huomioitua tulevat maksut myös rahoitusennusteella.

Alihankinnan maksuerätaulukon hyötyjä:

  • Asiakirjat ovat yhdessä paikassa, kuten hyväksyntäkuittaukset ja urakkasopimukset.
  • Adminetin automatiikka on apunasi myös alihankintalaskujen käsittelyssä: ostolaskut kohdistuvat suoraan maksuerille, mikäli niissä on viitteenä maksuerätaulukon numero.
  • Seuranta on helppoa, sillä aliurakan tilanne havainnollistuu maksuerien yhteydessä näkyvien symboleiden avulla ja tarkat tiedot selviävät taulukon laskutusyhteenvedosta.
  • Rahoitussuunnittelu helpottuu, sillä erät huomioidaan halutessasi myös rahoitusennusteella niiden suunniteltujen laskutuspäivien mukaisesti, jolloin pystyt varautumaan tuleviin maksuihin.

Projektien eteneminen:

1.

Tarjous

Tarjouspyynnön vastaanotto asiakkaalta, tarjouslaskenta sekä lisätyötarjoukset.

2.

Suunnittelu

Suunnitellaan projektille budjetti, aikataulu ja resurssit. Tarvittaessa tarjouspyynnöt aliurakoitsijoille.

3.

Ostot

Ostotarpeiden, ostotilausten ja ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä.

4.

Toteutus

Urakan maksuerät, lisätyötilaukset (työmääräin, laskutus), tuntikortit (palkanlaskenta), varasto-otot, tehtävien hallinta.

5.

Seuranta ja ohjaus

Urakan osatuloutus tulokseen, toteuman vertailu laskettuun ja suunniteltuun, kustannuskertymä, tapahtumaruutu, takuuajan seuranta (kohteen vuosisopimukset, huoltokalenteri).

Kolmas laskutustyyppi: Myyntitilausten laskutus

Adminet ohjaa myyntitilauksen tuotannon kautta toimitukseen ja laskutukseen. Hyväksytysti toimitetut tuotteet voidaan heti laskuttaa muodostamatta erikseen lähetettävää laskua. Pelkkä laskutuslupa riittää. Mikäli osa tuotteista jää jälkitoimitukseen, laskutetaan vain toimitetut tuotteet. Tällöin myyntitilaus jää osittain Toimittamatta-tilaan.

Laskuttamaton työtilaus tulee vastuuhenkilön tarkastettavaksi sen jälkeen, kun työ on merkitty tuotannossa valmiiksi. Työtilaukselta löytyvät eriteltyinä työntekijöiden syöttämät työt ja tavarat. Laskuttaa voi koko työtilauksen tai tehdä välilaskun valituista riveistä.

Adminet hoitaa laskujen postituksen vastaanottajalle joko verkkolaskuina tai postin kautta paperisina kirjeinä. Automatiikka noutaa ja kohdistaa asiakkaiden viitesuoritukset laskuihin sekä lähettää perintäkirjeet, jos asiakkaan suoritus on myöhässä määritellyn ajan. Automatiikka ei ole riippuvainen käyttäjän paikallaolosta tai osaamisesta.

Adminetin myyntitilausten laskutuksen hyötyjä:

  • Työn edetessä tiedot siirtyvät automaattisesti tilauksen mukana.
  • Laskuttaa voi koko työtilauksen tai yksittäisiä rivejä.
  • Lasku lähtee automaattisesti joko verkkolaskuna tai postitse kirjeenä.
  • Automatiikka noutaa ja kohdistaa viitesuoritukset.
  • Saat täysin vertailukelpoista seurantatietoa toteutuneiden kulujen suhteesta tavoitearvioon.
  • Järjestelmässä helposti visuaalisesti nähtävillä värikoodein, mikä on tilauksen tilanne.

Myyntitilausten eteneminen:

1.

Tarjous ja myyntitilaus

Tarjouspyynnön vastaanotto, tarjouslaskenta ja tarjouksen lähettäminen. Tuotekonfiguraattoria voi hyödyntää jo tarjousvaiheessa, jolloin järjestelmä automaattisesti laskee tarjouksen. Myyntitilauksen tietojen kirjaaminen järjestelmään.

2.

Kuormitus

Tarkastetaan sekä resurssit että tuotannon kuormitus ja tehdään aikataulu työn etenemiselle. Järjestelmä antaa automaattisesti ostotarpeet. Tilaus lisätään jonoon.

3.

Tuotanto

Tilaus siirtyy tuotantoon. Kaikki dokumentit seuraavat tilausta järjestelmässä työn edetessä. Visuaalisesti näkyvillä tilauksen tilanne tuotannossa.

4.

Toimitus

Tilauksen valmistuttua se siirtyy toimitukseen. Järjestelmä antaa automaattisesti syötettyjen tietojen mukaan toimitukselle tulostettavaksi koon sekä kollien määrän ja pakkauslistan.

5.

Laskutus

Tilauksen tiedot siirtyvät automaattisesti laskulle. Lasku lähetetään joko verkkolaskuna tai postitse kirjeenä.

Kiinnostuitko?

Keskustelemme mielellämme kanssanne, miten voisimme auttaa ja helpottaa teidän laskutustanne.