Pelkkä sana ”toiminnanohjausjärjestelmä” tai ERP (eli Enterprise Resource Planning) herättää joillekin vanhoja mielikuvia hankalasta käyttöönotosta ja byrokraattisesta jäykkyydestä. Tänä päivänä näitä mielikuvia on kuitenkin syytä tarkistaa ajan tasalle, sillä rakennusalaa varten optimoitu toiminnanohjausjärjestelmä on kankeuden vastakohta. Se on helppo ottaa käyttöön, mahdollistaa ketterämmät projektit, tarkemmat arviot ja työssä oppimisen.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tai uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen vaatii kuitenkin sitoutumista. Kyseessä on merkittävä askel, joka parhaimmillaan muuttaa päivittäisiä käytäntöjä mukavammiksi ja tehokkaammiksi. Tässä on suuri merkitys sillä, kuinka hyvin valittu ohjelmisto sopii nimenomaan rakennusalan tarpeisiin. Sanomattakin on selvää, että yhdessä rakennusalan yritysten kanssa luotu ja alalla työskentelevien tarpeita palvelemaan tehty ohjelmisto on yleiskäyttöistä ERP-ratkaisua helpompi saada tuottamaan kaivattua hyötyä.
Asiantuntijamme ovat pyrkineet alla vastaamaan rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmiä koskeviin yleisimpiin kysymyksiin ja kertomaan, miten sinunkin yrityksesi voi hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä.
Mikä on rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä?
Miksi juuri sinä ottaisit rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöösi?
Mikä on hidastanut rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmien mahdollistamaa digiloikkaa?
Minkä kokoiset yritykset hyötyvät rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmästä?
Paraneeko vaihtamalla – entä jos yritykselläsi on jo toiminnanohjausjärjestelmä?
Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän hankkijan muistilista
Toiminnanohjausjärjestelmä on nykyaikainen ohjelmisto, joka sisältää monia yrityksen tarvitsemia työkaluja sen arjen ja koko liiketoiminnan sujuvaan hallintaan. Se yhdistää perinteisen ERP-järjestelmän ja muut toiminnassa tarvittavat järjestelmät yhdeksi joustavaksi kokonaisuudeksi.
Yleensä toiminnanohjausjärjestelmä voidaan räätälöidä eri sovelluksista, moduuleista tai ominaisuuksista jokaisen yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmään on koottu nimenomaan tämän alan yritysten tarvitsemat ominaisuudet – esimerkiksi Admicomin ohjelmistossa on yli 50 rakennusalan yritysten arkea helpottavaa ominaisuutta tarjouslaskennasta kulunvalvontaan ja työmaapäiväkirjaan. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmä voidaan integroida muihin yrityksen käytössä oleviin rakennusalan järjestelmiin ja ohjelmiin, jolloin työprosessit yksinkertaistuvat entisestään.
Nykyään toiminnanohjausjärjestelmän käyttö onnistuu yhtä helposti toimistossa kuin missä tahansa muuallakin, sillä ohjelmistot toimivat myös mobiilisti. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmälle tämä ominaisuus onkin erityisen hyödyllinen, sillä tärkein ja tuottavin työ tehdään aivan muualla kuin toimistossa.
Rakennusalan projekteihin kuuluu monta osa-aluetta – aikataulutus, resurssien hallinta, kustannusten seuranta, materiaalien sekä tarvikkeiden tilaus, laskutus ja paljon muuta. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa nämä kaikki keskitettyyn näkymään, mikä auttaa pitämään projektit tehokkaammin näpeissä. Se tarjoaa työkalut projektien hallinnan optimoimiseen, jolloin aikatauluissa ja budjeteissa on helpompi pysyä ja virheet vähenevät.
Tarjous on tärkeä dokumentti, joka vaikuttaa usein suoraan projektin kannattavuuteen. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa tarjouslaskentaa monella tavalla automatisoimalla prosessia ja kustannusten laskemista, auttaa työvoiman, materiaalien ja resurssien tarpeen huomioimisessa ja näyttää, mitä mikin muutos merkitsee kokonaisuuden kannattavuudessa ja kustannuksissa. Tarkat tarjoukset ovatkin tärkeä tekijä kannattavuuden ja kilpailukyvyn parantamisessa. Nykyaikaiseen rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmään voidaan integroida myös kustannus- ja määrälaskentaan erikoistuneita ohjelmistoja siten, että laskennan tieto saadaan siirrettyä eteenpäin aina projektin kirjanpitoon saakka.
On tärkeää, että välttämättömät materiaalit ovat saatavilla, kun niitä tarvitaan. Toisaalta ylijäämiä tulee välttää. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä auttaa pysymään perillä varaston tilanteesta, hallitsemaan toimittajatietoja, tilaamaan puuttuvia tarvikkeita ajoissa ja seuraamaan tilauksia. Se integroi kaikki hankinnan ja varastonhallinnan prosessit yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi.
Kustannustason yleinen nousu asettaa entistä suurempia paineita tehokkaalle kustannusten hallinnalle. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä auttaa seuraamaan kaikkia kuluja työvoimakustannuksista materiaalinhallintaan ja alihankinnan kuluihin. Tarkat tiedot kuluista ja samaan järjestelmään integroitu taloushallinto mahdollistavat myös helpomman laskuttamisen. Näkymä kustannusten muodostumiseen auttaa hahmottamaan trendejä ja välttämään kustannusten ylittymistä.
Asiakaspalvelu on laajempi käsite kuin moni ajattelee. Varsinaisen asiakassuhteiden hoitamisen lisäksi esimerkiksi aikataulussa pysyminen, selkeä viestintä, dokumentointi ja laadukas työ ovat osa asiakaskokemusta. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä auttaa osaltaan pitämään asiakkaasi tyytyväisenä, ratkomaan mahdollisia ongelmatilanteita ja tarjoamaan työn laatua, joka saa asiakkaasi palaamaan.
Taloushallinto nivoutuu kaikkeen rakennusalan yrityksen toimintaan. Silti monesta toiminnanohjausjärjestelmästä puuttuvat taloushallinnon toiminnot, tai ne on toteutettu integraatiolla toiseen järjestelmään. Taloushallinnon saumattomasta yhdistämisestä rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmään on selviä etuja, joten toiminnanohjausjärjestelmältä on lupa edellyttää myös taloushallinnon toiminnallisuuksia.
Yrityksen asiakaspalvelua on hyvä miettiä kokonaisuutena, jossa asiakkaan jokaisella kohtaamisella yrityksen kanssa on merkitystä. Hyvä asiakaspalvelu ei tarkoita, että puhutaan hienoja sanoja ja poljetaan hintoja.
Jokainen ala, jolla toiminnanohjausjärjestelmät on otettu laajamittaisesti käyttöön, on myös nauttinut niiden tuomista hyödyistä. Näitä ovat muun muassa tehokkaammat prosessit, vähentyneet virheet, resurssien tehokkaampi käyttö ja näiden myötä parantunut tehokkuus, kannattavuus ja asiakastyytyväisyys.
Rakennusalan arvoketjut monine urakoitsijoineen ja toimittajineen ovat monimutkaisia. Eri osapuolia on useita ja ne vaihtuvat projektin eri vaiheissa. Toimintaa ohjaavat myös monenlaiset säädökset. Kaikkien sidosryhmien saaminen yhden järjestelmän yhteisten järjestelmien ääreen on ollut hankalaa, mutta toteutuessaan se mullistaa toiminnan läpinäkyvyyden.
Rakennusalalla on omat vakiintuneet käytäntönsä ja tavat tehdä työtä. Niiden muuttaminen ei aina ole myöskään halusta kiinni, koska riittävän toimivaksi havaitun käytännön muuttamisessa on riskejä ja se vie aikaa muulta tekemiseltä. Työmaa-aidat eivät kuitenkaan sulje kehitystä ulkopuolelleen, ja uudenlainen ajattelu ottaa hyödyn irti digitaalisista työkaluista.
ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii ajan ja myös rahan investoimista muutokseen. Tämä on saattanut huolestuttaa etenkin pieniä ja keskisuuria alan yrityksiä. Valmiiksi rakennusalalle optimoidun toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta on kuitenkin tehty mahdollisimman kivuton prosessi, ja käytön kustannukset jäävät parantuneen tehokkuuden varjoon.
Vanhemman polven tekijöiden digitaidoissa on saattanut olla puutteita – ja ennen tehtiinkin selvä ero, onko ”kynämies” vai käytännön tekijä. Tämän päivän rakennusalan työntekijä on kuitenkin koulutettu ja digitaitoinen, kunhan uuden toimintatavan edut tulevat selväksi ja työntekijät saavat koulutusta ohjelmiston käyttöön.
Kahta aivan samanlaista rakennusprojektia ei ole, ja vaatimuksissa sekä muuttujissa voi olla suurikin ero kahden projektin välillä. Siksi yleiskäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä ei välttämättä ole tarjonnut riittävän joustavia työkaluja rakennusalan tarpeisiin. Nykyään voi kuitenkin sanoa rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmien tukevan hyvin erilaista projektityötä.
Rakennusalalla toimii paljon pieniä ja keskisuuria yrityksiä, jotka eivät tähän asti ole ehkä nähneet toiminnanohjausjärjestelmän tarjoamia hyötyjä ja turvautuvat taulukkolaskentaohjelmaan toimintansa suunnittelemisessa. Vaikka käyttöönotto vaatiikin sitoutumista, on nykyaikainen ERP erinomainen työkalu kaikenkokoisille rakennusalan yrityksille – myös pienille ja keskisuurille.
Kaikilla rakennusalan yrityksillä on samanlaisia perustoimintoja, kuten hankinta, projektinhallinta, resurssien hallinta, laskutus ja kirjanpito. Tuomalla nämä samaan järjestelmään toiminnanohjausjärjestelmä parantaa prosessien hallittavuutta myös pienemmillä yrityksillä. Päätöksentekokin on helpompaa, kun taustalla on oikeaa tietoa.
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä taloushallinto ja toimistorutiinit muodostavat suhteessa suuren työtaakan henkilöstön määrään nähden. Automatisoimalla taloushallinnon toimintoja ja integroimalla ne työn suunnitteluun voi toiminnanohjausjärjestelmä säästää merkittävästi aikaa varsinaiselle ydinliiketoiminnalle. Tämä koskee varsinkin rakennusalan erikoistuneita toimijoita, kuten sähkö-, LVI- ja maanrakennusyrityksiä tai esimerkiksi pääurakointiin erikoistuneita yrityksiä.
Pienessä yrityksessä ollaan paljon tien päällä. Siksi nykyaikainen rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä ei voi olla riippuvainen toimiston tietokoneesta, vaan sen tulee palvella yhtä lailla mobiililaitteessa – missä vain liikutkin. Pilvipalveluna toteutettu Adminet ERP on selainpohjainen ja toimii kaikkialla.
Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän tuomat kustannussäästöt, tehokkuuden kasvu ja ajansäästö voivat hyödyttää kaikenkokoisia rakennusalan yrityksiä. Tärkein tekijä on kuitenkin halu kehittyä ja pelottomuus muutokseen. Muuttuvalla rakennusalalla ei kannata jäädä paikalleen vaan etsiä tapoja virtaviivaistaa toimintaansa. Palvelevana kumppanina Admicom auttaa välttämään käyttöönoton sudenkuopat ja kouluttaa henkilöstösi ottamaan kaiken hyödyn irti toiminnanohjausjärjestelmästä.
Modernien ohjelmistojen hyödyt ovat tänä päivänä helposti myös rakennusalan pienyritysten saatavilla. Lue, kuinka nykyaikainen ohjelmisto tukee yrittäjää kolmessa jokaiselle yritykselle tärkeässä toiminnossa.
Terve kilpailu kuuluu kaikille aloille. Me Admicomilla teemme parhaamme luodaksemme suomalaiselle rakennusalan yritykselle parhaiten sopivan toiminnanohjausjärjestelmän. Jos yrityksesi käytössä on jo toiminnanohjausjärjestelmä, jonka jokin osa-alue jättää toivomisen varaa, ei vaihtamista kannata pelätä ainakaan liian vaivalloisuuden takia.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottaminen voi etukäteen tuntua haastavalta projektilta. Työtilanne voi olla tiukka ja muutoskin jännittää. Mitä jos jokin menee käyttöönotossa pieleen? Miten käyttöönottoprojektin saa tehtyä, vaikka ”oikeita” töitä on aamusta iltaan?
Kun valitset toiminnanohjausjärjestelmää, joka suoriutuu uudis- ja korjausrakentamisen sekä talotekniikan alan yrityksen tarpeista, kysy ainakin seuraavat kysymykset:
Rakennusalalla on omat selkeät erityispiirteensä ja prosessinsa, ja juuri näihin tarpeisiin vastaava toiminnanohjausjärjestelmä tuo parhaan mahdollisen tehokkuuden arkeen.
Adminetillä on jo yli 26 000 käyttäjää, ja Admicom on alansa suurimpia toimijoita Suomessa.
Admicomilla oma yhteyshenkilö on tukenasi kaikkien järjestelmän käyttöönoton vaiheiden ajan, jotta saat Adminetistä parhaan tehon irti. Prosessi on hiottu mahdollisimman toimivaksi yli 1000 käyttöönottoprojektin kokemuksella. Tarjoamme peruskoulutuksen ennen käyttöönottoa, ohjesivuston ja ilmaisia koulutusvideoita, ja käyttöönoton jälkeen asiakastuki palvelee Adminetin käyttäjiä puhelimitse sekä tukipyyntöjen kautta.
Olemme rakentaneet Adminetin hoitamaan rutiinitehtäviä asiakkaidemme puolesta, jotta voit keskittyä tuottavaan työhön. Kehitämme automatiikkaa koko ajan pidemmälle.
Tuotekehitystiimimme työskentelee jatkuvasti varmistaakseen, että Adminet on jatkossakin rakennusalan tehokkain ja monipuolisin työkalu.
Adminet-ohjelmistopakettia voidaan muokata joustavasti asiakkuuden aikana sitä mukaa kun yrityksesi tarpeet muuttuvat. Näin käytössäsi ovat aina juuri ne ominaisuudet, joita tarvitset.
Takaamme, että tietoturvamme on huipputasoa, ja varmuuskopioimme tietosi joka päivä. Adminet sijaitsee kotimaisilla palvelimilla ja on kehitetty Suomessa.