BetaSähkö

"Päädyimme Adminettiin, kos­ka siinä oli oikeastaan ylivertaiset ominaisuudet suhteessa muihin ja kaikki samassa paketissa siten, ettei tar­vitse siirtää mitään tietoja paikasta toiseen."

Pertti Pitkälä

Näitä haasteita taklasimme

Ostojen hallinta
Seuranta
Tuntikirjaukset

Pertti Pitkälä perusti BetaSähkö Oy:n lokakuussa 2013. Tänä päivänä Beta­Sähkö työllistää yhteensä 10 henkilöä eri puolil­la Suomea. Yritys toteuttaa monipuolisesti erilaisia sähkötöitä pääasiassa urakkana yritysasiakkaille.

Ajansäästöä palkanlaskennasta

Adminet on Pitkälälle tuttu jo aiemman yrityk­sen ajoilta, sillä silloiselle tilitoimistojärjestelmälle haettiin korvaajaa alalle suunnitellusta ohjelmis­tosta. Vuonna 2010 yritys kilpailutti kolme toimiala­ohjelmistoa ja ratkaisuksi valikoitui Adminet.

– Päädyimme Adminettiin, kos­ka siinä oli oikeastaan ylivertaiset ominaisuudet suhteessa muihin ja kaikki samassa paketissa siten, ettei tar­vitse siirtää mitään tietoja paikasta toiseen. Alussa Adminetin hinta epäi­lytti, mutta kun pääsimme sisään käyt­töön, huomasimme että se nopeutti toimintaamme huomattavasti ja säästi myös kustannuksia edelliseen tilitoimistopalveluun ja -ohjelmistoon ver­rattuna, joten siinä kohtaa tuli positii­vinen yllätys.

Adminetin käyttöönoton yhtey­dessä BetaSähkön kirjanpitopalvelu otettiin Admicomin tilitoimistosta ja palkat Pitkälä maksaa itse.

– Hoidan tuntikorttien hyväksyn­nän ja korjaukset, palkanlaskennan sekä työeläkemaksut ja muut. Loma-aikojen toimenpiteitä varten Admicom toimittaa erilliset ohjeet, joita seuraamalla palkanlaskenta on helppoa. Ad­minet tulkitsee työehtosopimusta ja TyEL-maksutkin lähtevät ovt-kanavaa pitkin lähes itsestään. Se on kyllä hyvä systeemi, kun ei oikeastaan itse tarvitse muuta kuin painella muutamia nappeja. Helpompaa systee­miä saa hakea.

– Aiemmin 10 miehen palkanmaksuhärdellissä meni pari päivää. Nyt sähköisten tunti­korttien tarkistamiseen ja korjaamiseen menee sellainen neljä tuntia ja varsinai­seen palkanmaksuun puolisen tuntia, ja homma on sillä selvä. Myös loma-aiko­jen toimenpiteisiin minulla menee nyt noin tunti aiemman parin päivän si­jaan. Kaiken kaikkiaan aikaa säästyy yl­lättävän paljon.

Ostojen käsittelyn kokonaisuus on nopeaa ja tehokasta

Adminetin työkaluista yritykselleen yksittäiseksi tärkeimmäksi ominaisuu­deksi Pitkälä nimeää ostolaskujen kä­sittelyn kokonaisuuden.

– Järjestelmän yksittäisistä ominai­suuksista sanoisin, että ihan ylitse mui­den on ostolaskujen käsittely. Se on aivan ylivoimainen ja jo itsessään syy hankkia Adminet. Olen pyöritellyt samaa kokonaisuutta muillakin järjestelmillä ja todennut, et­tä Adminet on tuplasti helpompi, kun kulut kirjautuvat projekteille heti, rahat lähtevät tililtä auto­maattisesti oikea­na päivänä, ostojen siirtäminen myyn­tilaskuille on jou­hevaa ja seuranta helppoa.

Erityistä kiitosta saa helppo tar­vikeostojen edelleenlaskuttaminen, jossa muutamalla valinnalla saadaan hoidettua koko myyntilaskutus ja Ad­minet varmistaa, että maksu myös saadaan asiakkaalta.

– Ostolaskuilta saa siirrettyä tarvik­keet rivi riviltä myyntilaskulle ja pystyy määrittämään katteen saman tien muutamalla napinpainalluksella, joten sellainen käsin hakkaaminen jää koko­naan pois. Sekin on erittäin positiivista, että minun ei tarvitse juosta postilaati­kolla lähettämässä myyntilaskuja, vaan tilanteen vaatiessa sieltä lähtee karhu­kirjeetkin perään ja tarvittaessa pe­rintätoimistoon.

Tarpeellinen seurantatyökalu

Yrityksen toimintojen seurannassa BetaSäh­köllä on otettu teho­käyttöön Adminetin porautuva raportoin­tityökalu data-analysaattori, jolla seu­rataan projektien kokonaisuutta. Yksittäisten kohteiden tarkempi seuranta tehdään kohderaporteilta.

– Työkaluna data-analysaattori on välttämätön. Siellä kaikki projektit ovat reaaliaikaisesti nipussa ja näkee he­ti yhdellä silmäyksellä, ovatko projektit plussalla vai miinuksella, onko tavoite­katteisiin päästy ja minkä tyyppiset työt eivät ole meille kannattavia.

– Kohderaporteilta seuraan tarkas­ti työaikoja, lisätöitä, tarvikekäyttöä ja -kustannuksia sekä niiden laskutusta.

Pitkälä hyödyntää Adminetistä saatavaa reaaliaikaista kirjanpitotie­toa myös laajemmin yrityksen tilan­teen seuraamisessa.

– Esimerkiksi tuloslaskelmaa seu­raan jokaisen laskutuksen jälkeen, jotta näen kokonaisuuden. Rahoitus­ennusteella puolestaan seuraan kassa­tilannetta eteenpäin. Siitä täytyy myös antaa pisteet, että kaikki kirjanpitota­pahtumat ovat reaaliajassa, joten on mukava seurata sisäiseltä tulosrapor­tilta vertailua eri kuukausien välillä ja vuoden vastaavaan aikaan verrattuna.