"Tykkään itse asentaa ja yksi syy Adminetin käyttöönottoon oli se, että halusin itselleni lisää asennusaikaa. Vanhalla toimintatavalla tuli jo seinä vastaan, mutta Adminet mahdollistaa yrityksen kasvamisen myös tulevaisuudessa."
Toni Koskinen
Datko Oy:n (ent. Digiantenni Toni Koskinen Oy) toiminnan ensi askeleet otettiin vuosituhannen alussa, kun Koskinen päätyi auttamaan tuttavaansa. Tätä nykyä yritys työllistää kaikkiaan yhdeksän henkilöä ja toteuttaa pääasiassa Pirkanmaan alueella erilaisia antenni-, valokuitu-, tietoverkko-, murtohälytin- ja ovipuhelinasennuksia.
Suurin osa yrityksen päivittäisten asioiden hoitamisesta oli ennen Adminetin käyttöönottoa toimitusjohtajan itsensä vastuulla, eikä käytössä ollut yrityksen kokonaistoimintaa tukevaa ohjelmistoa.
– Kirjanpitoa ja palkanlaskentaa lukuun ottamatta hoidin käytännössä yksikseni ihan kaikki asiat ja myös kaikki tieto liiketoiminnasta oli vain ja ainoastaan minulla. Lopulta tuli raja vastaan, ettei oma aikani enää riittänyt asioiden hoitamiseen. Lisäksi heräsi ajatus, että jos minulle tapahtuisi jotain, firma kaatuisi parissa viikossa. Oli pakko jollain konstilla saada kevennettyä työtaakkaa ja keksiä keino, jolla tietoa ja projekteja hallitaan.
Tilanteen ratkaisemiseksi Koskinen päätti hankkia sähköisen järjestelmän arkea helpottamaan, eikä vinkkejä tarvinnut hakea kaukaa, sillä sähköurakointia tekevillä asiakkailla oli kokemusta erilaisista järjestelmistä.
– Ryhdyin omilta asiakkailta kyselemään asiasta, koska ne ovat vähän isompia firmoja ja aika monella on sähköiset järjestelmät käytössä. Yksi asiakkaani ylisti Adminettiä siihen malliin, että se kortti oli pakko katsoa ja päädyimme ottamaan Adminetin käyttöön heinäkuussa 2017.
Adminetin käyttöönoton yhteydessä keikkatöitä tekevät asentajat saivat käyttöönsä mobiilityökalut, joiden avulla he voivat avata tilauksia ja tehdä niille kirjauksia heti kentällä, vaikka omalla kännykällään. Suhtautuminen uuteen toimintatapaan oli positiivista ja siitä tuli nopeasti osa arkea.
– Muutosvastarinta oli hyvin lievää ja suhtautuminen hyvä. Kaikki tiesivät ongelmamme eli sen, että minä joudun yksin tekemään kaiken, eikä se ole tehokas tapa hoitaa asioita. Keikkamiehet ovat yleensäkin luonteeltaan ratkaisukeskeisiä ja oppivat tällaisia asioita aika helposti, joten heti ensimmäisestä koulutuksesta lähtien oli selvää, että tämän puolen käyttöönotto tulee olemaan suhteellisen helppo.
Paljon pieniä keikkatöitä tekevässä yrityksessä vuosittain laskutettavien töiden määrä on suuri ja erityisesti juuri laskutustietojen koostamiseen ja laskutuksen nopeuttamiseen kaivattiin helpotusta.
– Nyt pienet keikat hoituvat käytännössä ilman minun osallistumistani. Useimmiten asiakkaat tilaavat työt puhelimitse suoraan asentajilta ja minä joudun sekaantumaan asiaan vasta siinä vaiheessa, kun lasku tulee minulle tarkastettavaksi ennen lähetystä. Itselleni ajansäästö työtilausten käsittelystä on ollut yksi isoimmista Adminetin tuomista helpotuksista.
Nopeammalla työtilausten käsittelyllä on ollut positiivisia vaikutuksia myös rahankiertoon, kun asiakkaat saavat laskun tehdystä työstä heti tuoreeltaan. Myös itse asennushommissa viihtyvä toimitusjohtaja on huomannut suuren eron entiseen.
– Henkilökohtainen ennätykseni esimerkiksi on, että sain asiakkaalta puhelinsoiton kesken päivän ja minulla oli sopivasti aikaa, joten lähdin tekemään tilauksen saman tien. Paikan päällä tein työn, asiakas keitti kahvit ja odotellessa lähetin laskun työstä sähköpostitse. Rahat olivat tilillä jo ennen kuin ehdin ajaa portista ulos. Jostain syystä maksaminenkin näyttää nopeutuvan, kun laskun saanti nopeutuu. Rahankierron nopeutuminen on tähän mennessä ihan selvimmin nähtyjä hyötyjä ja sen ansiosta kassassa on enemmän rahaa.
Urakkatöissä Koskinen muodostaa Adminettiin sovitun mukaiset maksuerätaulukot ja työmaiden alkaessa niiden toteutumista ja kannattavuutta seurataan asentajien ajankäytön kautta.
– Käytännössä seuraamme sitä, kuinka paljon aikaa asentajat ovat milläkin työmaalla käyttäneet. Meillä asentajat hyppivät työmaalta toiselle ja urakoitavalla linjasaneeraustyömaalla saatetaan käydä päivä tai pari 2-3 viikon välein. Lisäksi erilaisille asiakkaille on erilaiset toimitussisällöt ja vähän eri tavalla lasketut urakat, joten Adminetillä pystymme seuraamaan, onko tiettyjen asioiden tekeminen kannattavaa vai pitäisikö ne jättää tekemättä.
Urakoiden maksuerälaskutuksen hallinta on saatu varmalle pohjalle, kun laskuttaminen ei ole enää pelkästään toimitusjohtajan muistin varassa.
– Adminetistä tulee ilmoitus, kun tietylle päivälle sovittu erä pitäisi laskuttaa. Tuolloin varmistan, että kaikki siihen liittyvät työt on varmasti tehty ja pistän maksupostin menemään. Ennenhän kukaan muu ei valvonut laskuttamista ja kiireessä saattaa helposti unohtua hoitaa yksi sadasta hoidettavana olevasta asiasta. Nyt tämäkään asia ei ole pelkästään oman muistini varassa ja rahaliikenne pysyy hyvin tasaisena, kun laskutus on jämptiä.
”Tykkään itse asentaa ja yksi syy Adminetin käyttöönottoon oli se, että halusin itselleni lisää asennusaikaa.”
Alun perin sysäys Adminetin käyttöönotolle oli toimitusjohtajan ajan vapauttaminen toimistotöistä ja siinä on myös onnistuttu, sillä nykyään Koskinen ehtii olla mukana asennustöissä aiempaa enemmän.
– Tykkään itse asentaa ja yksi syy Adminetin käyttöönottoon oli se, että halusin itselleni lisää asennusaikaa. Tässä vaiheessa voisi varovaisesti arvioida, että nykyään ehdin tehdä asennuksia kolmesta neljään päivään viikossa, kun vastaava luku oli aiemmin yhdestä kahteen päivää. Ajatuksena on, että kun saamme Adminetin käytön vielä tehokkaammaksi, pystyn olemaan asennustöissä mukana entistä enemmän.
Pienessä yrityksessä toimitusjohtajan ajankäytöllä voi olla suurikin merkitys yrityksen tuottavuuteen. Koskinen on pistänyt merkille, että toimitusjohtajan työllä tehdään parhaat katteet.
– Lähtökohtaisestihan yrityksen pitäisi tuottaa minun palkkaani menevä raha. Kun pystyn itse tekemään myös asennuksia, omat työtuntini tuovat aina ylimääräistä tuottoa 100 % katteella, joten tavallaan ne ovat kaikkein tuottavimpia. Toimiston pöydän takaa tuottavaan työhön vapautuneissa tunneissa on siis katteet ihan kohdillaan.
Kokonaisuudessaan Koskinen on ollut tyytyväinen Adminetin mukanaan tuomiin muutoksiin ja uskoo, että Adminetin avulla yrityksen toimintaa on jatkossa mahdollisuus kasvattaa.
– Tämä oli ilman muuta hyvä ratkaisu. Nyt aivokapasiteettia saa käyttää sellaisiin asioihin, joilla omaa liiketoimintaa viedään eteenpäin, eikä se jää pelkästään rutiinien hoitamiseen. Vanhalla toimintatavalla tuli jo seinä vastaan, mutta Adminet mahdollistaa yrityksen kasvamisen myös tulevaisuudessa.
KUVAT: Datko / Digiantenni Toni Koskinen Oy