"Pelkkää plussaa koko järjestelmästä, olen ollut tosi tyytyväinen. Ei varmaan oltaisi muuten tässä pisteessä, sillä kasvaminen olisi ollut huomattavasti haastavampaa, ellei jopa mahdotonta vanhalla järjestelmällä."
Jaakko Hallila
Rakennuspalvelu Jaakon Oy on vuonna 2019 perustettu pääkaupunkiseudulla operoiva osakeyhtiö, jonka urakat koostuvat suurelta osin sisäsaneeraustöistä.
– Teemme paljon saneeraustyötä pääurakoitsijan roolissa, vaikka kyseessä onkin rakennuspalvelu. Periaatteessa kaikki asuntojen sisätiloissa tapahtuvat saneeraustyöt voi jättää meidän huoleksemme. Toteutamme jonkin verran erilaisia ratkaisuita myös ulkona, kuten aitoja ja terasseja, toimitusjohtaja Jaakko Hallila kertoo.
Yrityksen perustettuaan Hallila varmisti erilaisilla ratkaisuilla yrityksen perustoimintojen, kuten laskutuksen hallinnan. Nopeasti kävi kuitenkin ilmi, että erilliset järjestelmät tarjosivat yrityksen pyörittämiseen sekavan kokonaisuuden, jossa sähköiset ja fyysiset kansiot pelasivat huonosti yhteen.
– Siinä vaiheessa minulla oli erikseen laskutusohjelmisto ja kirjanpitokansiot, joista osa oli sähköisessä muodossa ja osa paperisena. Lisäksi joitakin asioita piti vielä printata sähköisestä muodosta paperille ja toisinpäin.
Yrityksen toiminnanohjaukseen tarvittiin selkeyttä ja tuttujen yrittäjien vinkistä Hallila päätti tutustua tarkemmin Adminettiin.
– Kuulin Adminetistä parilta järjestelmää jo pidempään käyttäneeltä yrityskollegalta ja myös erään naapuriyrityksen toimitusjohtaja vinkkasi siitä aikoinaan minulle – ja se oli tosiaan aika hyvä vinkki. Nyt olen jo päässyt itsekin suosittelemaan Adminettiä pariin paikkaan.
Tammikuussa 2019 tapahtunut uuden järjestelmän käyttöönotto oli hyvin positiivinen prosessi, ja Hallila on arvostanut jatkuvaa tukea Admicomin suunnalta myös käyttöönoton jälkeen.
– Kaikki meni käyttöönotossa tosi hyvin ja yhteistyö kouluttajan kanssa oli sujuvaa. Kaikkiin kysymyksiin löytyi vastaukset ja haasteisiin ratkaisut, joten siitä ei ole mitään valitettavaa. Kyseessä on melko laaja kokonaisuus, joten edelleen tulee välillä mieleen kysymyksiä tai haluaa selvittää, voisiko jostain uudesta ominaisuudesta olla hyötyä meidän toimintaamme. Myös näihin liittyen Admicomilta tavoittaa aina tosi hyvin omat yhteyshenkilöt ja se on ollut mielestäni iso plussa.
Varhaisessa vaiheessa tehdyllä kokonaisjärjestelmän käyttöönotolla Rakennuspalvelu Jaakon halusi mahdollistaa tulevaisuuden kasvun ja ennakoida lisääntyvien töiden vaatimia järjestelmätarpeita, ja kysynnän kasvaessa tuo päätös on osoittautunut oikeaksi.
– Lähdin ensin parantamaan oman järjestelmän kuormansietokykyä, ennen kuin lähdin palkkaamaan lisää ihmisiä. Eli tavallaan lähdin Adminetin kanssa vähän etupainoisesti liikkeelle, koska tiesin, että todennäköisesti homma kasvaa jonkinlaista vauhtia eteenpäin koko ajan. Adminet on siis ollut koko ajan taustalla ja kun toiminta alkoi kasvaa, oli jo yksi huoli pois, kun ei tarvinnut lähteä päivittämään järjestelmiä. Kädet olisivat olleet muutenkin täynnä töitä, joten tämä on osoittautunut hyväksi päätökseksi.
Adminet on kulkenut Hallilan mukana toiminimen muuttuessa osakeyhtiöksi, ja järjestelmä on hänen mukaansa mahdollistanut auttavien käsien tuomisen taloon.
– Ilman Adminetin palkkahallinnon työkaluja itselläni ei olisi ollut resursseja tai aikaa alkaa selvittää, miten nuo asiat toimivat. Nyt Adminet hoitaa periaatteessa koko palkkakuvion, itse tarvitsee vaan hyväksyä tunnit. Tämä on mahdollistanut miesten palkkaamisen, kun firman sisällä ei kuitenkaan ole ketään palkanlaskennan prosesseista tietävää henkilöä. Jos minulla ei olisi ollut Adminettiä ja tätä resurssia taustalla palkkapuolella, olisi voinut jäädä ensimmäiset työntekijät palkkaamatta.
Palkkaamisen mahdollistamisen lisäksi Adminetin hyödyt ovat olleet vahvasti läsnä toimitusjohtajan arjessa reaaliaikaisen seurannan ja dokumentoinnin kautta. Myös Adminetin mobiilista on ollut paljon apua päivittäisessä toiminnassa.
– Nyt kun on tuntiperusteisia työntekijöitä, he kirjaavat työtuntinsa järjestelmään Adminetin mobiililla, minkä jälkeen tiedot ovat tarkasteltavissa reaaliaikaisesti koko ajan. Sitä kautta saan palkat maksuun oikein ja pystyn helposti näkemään, paljonko aikaa on kulunut missäkin kohteessa. Tuntikirjausten lisäksi hyödynnämme mobiilia esimerkiksi silloin, kun joku hankkii tavaraa omilla rahoillaan tai käytän itse firman luottokorttia ostosten maksamiseen, koska sinne saa niin kätevästi myös kuittien kuvat. Ajatuksena on tulevaisuudessa tuoda myös kohdekuvat Adminettiin.
Hallila uskoo, että myös muille Adminetin raportointityökaluille on entistä enemmän tarvetta yritystoiminnan kasvaessa.
– Luulen että raportointityökalujen käyttö tulee kasvamaan jatkossa. Silloin kun olin yksinyrittäjä vielä vajaa vuosi sitten, pysyin aika hyvin kartalla yrityksen tilanteesta. Nyt kun mukana on myös työntekijöitä, kaikkia kohteita ei välttämättä näe samalla tavalla ilman kunnollista seurantaa. Adminetin seurantatyökalujen avulla pystyn varmistamaan, että kaikki toiminta etenee oikeissa raameissa. Myös etusivun kuvaajat ovat todella hyödyllisiä siinä, että näkee suoraan yrityksen tuloksen, rahoituslaskelman ja kassatilanteen, eli koko ajan pystyy arvioimaan rahojen riittävyyttä ja rahavirtojen kehittymistä lähitulevaisuudessa.
Kaikista Adminetin avaamista taloushallinnon solmuista Hallilla kertoo voivansa puhua pitkään. Etenkin tuntikirjausten ja ostolaskujen kierron sujuvoituminen on tehnyt yrityksen pyörittämisestä selvästi kevyempää.
– On suuri hyöty, että kaikki ostolaskut tulevat sähköisenä ja ne hyväksytään järjestelmässä sekä pystytään kohdistamaan suoraan oikealle kohteelle. Aiemmin tämä toimi meillä siten, että kohteille oli fyysiset paperikuittikansiot. Laskutuksen hetkellä käsissä oli pyöriteltävänä sellainen kahden sentin paksuinen nippu kuitteja, joista piti jonkinnäköinen lasku muodostaa. Nyt saa hyvin nopeasti allokoitua laskut oikeaan paikkaan.
Hallila korostaa erityisesti Adminetin roolia laskutuksen helpottamisessa, sillä yrityksen toteuttamiin kohteisiin liittyy usein iso määrä tarvikkeita, joiden kohdentamisen tulee olla sujuvaa.
– Varsinkin saneerauksia ja tällaisia sisähommia tehdessä tulee hankittavaksi valtavasti erilaisia tarvikkeita, joten tuollaisessa isossa kohteessa tuoterivejä on ihan älyttömän paljon. Laskutuksen kannalta on iso plussa, että tarvikkeet saadaan suoraan laskulle napin painalluksella.
Adminetin myötä myös aiempi ylimääräinen paperinpyörittely ja tulostaminen ovat historiaa.
– Kaikki toimii oikeasti sähköisesti. Ei ole käytännössä tarvetta tulostaa yhtään mitään ulos järjestelmästä. Tällaista ei voi oikeastaan toteuttaa millään muulla, kuin keskitetyllä yhden järjestelmän ratkaisulla. Jos on useita kevyitä järjestelmiä käytössä, niin väkisinkin pitää olla joko tietokoneella kansioita tai joutuu tulostamaan papereita jossain välissä.
Adminetin käyttö on ollut Jaakon mukaan ratkaisevassa roolissa hyvinvoivan liiketoiminnan taustalla.
– Pelkkää plussaa koko järjestelmästä, olen ollut tosi tyytyväinen. Ei varmaan oltaisi muuten nyt tässä pisteessä, sillä kasvaminen olisi ollut huomattavasti haastavampaa, ellei jopa mahdotonta vanhalla järjestelmällä. Yleisesti ottaen Adminetin helppoudesta, yhtenäisyydestä ja informatiivisuudesta on ollut merkittävä hyöty.
[KUVAT: Nick Tulinen/BBO]