"Tämä oli kyllä välttämätön muutos. Alkoi oma kapasiteetti olla ihan käytetty, mutta nyt ajankäyttö on helpompaa. Tällä pystyy paljon suuremman määrän asioita hoitamaan samaan aikaan, säästää ajan lisäksi myös päätä."
Johanna Hannukkala & Jouni Mikkonen
Hyvinkääläinen Johacon Oy on vuonna 1994 perustettu perheyritys, joka tarjoaa asiakkailleen korjausrakentamiseen sekä rakennesuunnitteluun liittyvää osaamistaan. Asiakasryhmän muodostavat pääasiassa taloyhtiöt, säätiöt, yksityishenkilöt ja suunnittelutoimistot. Alkujaan tämänhetkisen osakkaan ja taloushallinnosta vastaavan Johanna Hannukkalan isän perustama yritys toimi muutaman vuoden paljolti yhden miehen voimin. Nykyisin työmaiden pyörittämisestä huolehtiva Jouni Mikkonen saapui taloon 1998 ja päätyi osakkaaksi seitsemän vuotta myöhemmin.
– Johanna on tullut mukaan osakkaaksi vajaa kymmenen vuotta sitten ja kaksi muuta työntekijää muutaman vuoden myöhemmin. Näin vastuuta on nyt jaettu hieman isommalle porukalle. Työntekijämäärä vähän vaihtelee ja elää. Tällä hetkellä osakkaiden lisäksi remonttipuolella on viisi kaveria mukana, lisäksi sitten Johannan isä Jouko, joka häärää mukana enemmän harrastusmielessä.
Remontointitiimin lisäksi yrityksestä löytyy suunnittelupuoli, jota yleensä työllistää isompien insinööritoimistojen hankkeet. Saneerausprojektien kanssa työskentelevä Mikkonen on ollut tyytyväinen viimeaikojen työmäärään ja kulkee luottavaisin mielin kohti uusia urakoita.
– Ala on todella kilpailtu, mutta korjausrakentaminen ei sinänsä tule loppumaan koskaan ja näitä hommia tulee aina olemaan tarjolla osaaville tekijöille. Meillä on osaamista varsin paljon laidasta laitaan ja pitkän historian myötä vakiintunut nimikin näillä nurkilla, joten sen puolesta olen ihan luottavainen.
Päivittäiset taloushallinnon askareet hoituivat Johaconilla pitkään Excelin ja alati kasvavien paperipinojen sanelemana. Monet työläät prosessit kuluttivat useamman ihmisen aikaa ja jaksamista.
– Kun piti saada asiakkaalle laskua niin se oli aikamoista. Isä pyöritti niitä ensin ja siirsi sitten minulle tehtäväksi ja lopulta Jounikin joutui ottamaan niitä muiden töiden lisäksi, Hannukkala kertoo.
– Se oli kyllä monivaiheinen se laskuntekoprosessi. Ensin kopioitiin ostolaskuja moneen kertaan ja kirjailtiin Exceliin rivi kerrallaan tarvikkeita ja määriä työtilauksille. Minä sitten kokosin noita tapahtumia ja Johanna teki niiden perusteella laskuja. Se oli oikeasti todella työläs prosessi, Mikkonen jatkaa.
– Minä tein vanhalla systeemillä, millä isä oli aikoinaan aloittanut. Tietenkin yhden miehen yritys on ollut helpompi hoitaa, mutta sitten kun on ollut monta työmaata ja miestä, niin täytyy sanoa, että ollaan aika paljon helpommissa hommissa näiltä osin, Hannukkala kiittää.
Adminet saapui yritykseen lopulta syyskuussa 2019. Kipinä järjestelmähankintaan tuli sähköurakointiin keskittyvältä yhteistyökumppanilta.
– Kuulin Adminetistä ensimmäisen kerran paljon aikaisemmin, kun yksi Launossähkö Oy:n työnjohtajista kertoi, että heillä on tällainen systeemi käytössä. Lopulta otettiin teihin päin yhteyttä ja sieltä tuli nopeasti oikein pätevä henkilö pitämään tänne esittelyn. Hyvin nopeasti selvisi minkälainen juttu on kyseessä. Sitä pieni aika pohdittiin ja päätettiin sitten ottaa. Vaikka heti alkuun saatiin hyvä koulutus järjestelmästä, hetken aikaa tuntui, että käyttöönotto tuottaa vähän tuskaa. Kuitenkin siihen sitten pääsi varsin kivuttomasti sisään, kun oli hieman harjoitusta takana, Mikkonen kertoo.
– Aika äkkiä todettiin, että vanhaan ei enää ole palaamista, Hannukkala toteaa.
Uuden järjestelmän haltuunoton myötä erityisesti työtilauksen matka valmiiksi projektiksi on virtaviivaistunut kertaheitolla.
– Mielestäni se on vain tosi simppeli, kun ajattelee sitä kokonaisuutta. Kun tulee uusi duuni, niin alkaen työmaan perustamisesta, vaikka täysin uudelle asiakkaallekin, kaikki käy todella nopeasti. Uuden asiakkaan, kohteen ja työtilauksen perustaminen käy minuuteissa ja samalla tilaus on jo resursoitu asentajalle. Kun vaikkapa ostolaskuja tulee, on niiden kohdistaminen tilaukselle helppoa ja samalla varmistuu, että kaikki ostot jyvittyvät aina suoraan oikeisiin paikkoihin, Mikkonen kertoo.
Mikkonen on arvostanut myös nopeaa pääsyä yrityksen suorituksen mittareihin.
– Käytän myös jonkin verran Adminetin data-analysaattoria. Sillä saa hyvää tietoa siitä, miten jokin tietty urakka on taloudellisessa mielessä onnistunut. Samoin tulee nyt tehtyä enemmän tuollaisia välitilinpäätöksiä, kun kaikki taloustiedot saa ajettua nopeasti ulos. Adminetistä näkee suoraan aina reaaliaikaisen tulostilanteen ja vaikkapa kassavirtaennusteen tuleville viikoille.
Selviä muutoksia on näkynyt käyttöönoton jälkeen etenkin laskujenkäsittelyn ja muun taloudenhallinnan hoidossa.
– Minulla on näkynyt muutos konkreettisesti työajassa, varsinkin sen jälkeen, kun Jouni otti laskutuksen hoidettavakseen. Työtehtäväni ovat nyt selkeämpiä ja helpommin hallittavia, kun vaikkapa palkanlaskentaan liittyvät asiat eivät ole pelkästään oman muistin varassa. Minun työtäni se on helpottanut hirveästi, Hannukkala kertoo.
– Tuntityönä tehtävien projektien valmistuessa laskutusvaihe on todella vaivaton, eikä kokonaishinnalla myytyjen keikkojen laskutus siitä juurikaan eroa. Välilaskutuksella voidaan helposti laskuttaa osia kokonaishinnasta ja lisätyöt voidaan jättää odottamaan loppulaskua. Niin tai näin, on helppo poimia vain ne asiat, mitä haluaa laskuttaa ja jättää loput odottamaan seuraavaa, Mikkonen toteaa.
Johaconin päivittäinen toiminta on nyt selvästi kevyempää myös työmaalla Adminet mobiilista löytyvien työkalujen ansiosta.
– Niitä ydintoimintoja käytetään koko ajan, työntekijämme kirjaavat kaikki tuntinsa ja poissaolonsa yms. suoraan omilla puhelimillaan. Itse teen suuren osan töistä läppärillä, myös omien tuntien kirjaamisen, mutta joskus kun on pieniä parin tunnin keikkoja, kirjaan tunnit ylös mobiililla autoon hypätessäni, etten unohda niitä. Samoin jos otan kiireessä jotain laskutettavia tarvikkeita omasta varastosta niin silloin merkkaan kamppeet suoraan mobiiliin, Mikkonen kertoo.
– Työntekijät oppivat tosi nopeasti käyttämään mobiiliversiota ja omaksuivat nopeasti miten sinne merkataan tunnit, poissaolot, varastosta otetut tarvikkeet yms. Hienosti hoituu kaikki, Mikkonen jatkaa.
– Itse käytän sitä enimmäkseen käteiskuittien kuvaukseen. Ne saa siitä hyvin näpsäkästi koneelle, Hannukkala lisää.
Admicomin tarjoama tuki ongelmallisissa tilanteissa on ollut Hannukkalalle järjestelmäkokonaisuuden parhaita puolia.
– Palkanlaskennan tuesta olen saanut aina avun, kun olen sitä tarvinnut. Olen antanut heille palautettakin ystävällisestä ja nopeasta palvelusta. Tarvittaessa tuki tarkistaa etäyhteydellä tekemäni toimenpiteet ja avustaa mikäli virheitä huomataan. Vielä kun löytyy oma kirjanpitäjä, jolta voi aina kysyä neuvoa ja johon on suora yhteys, eikä ole sellainen palvelu missä vastaa kuka sattuu. Apua saa aina heti tarvittaessa, Hannukkala kiittää.
Käyttäjäystävällinen järjestelmä on antanut Mikkosen mielestä hyvät eväät terveen liiketoiminnan pyörittämiselle.
– En usko, että oltaisiin pysytty mukana sillä vanhalla systeemillä. Tämä oli kyllä välttämätön muutos. Alkoi oma kapasiteetti olla ihan käytetty, mutta nyt ajankäyttö on helpompaa. Tällä pystyy paljon suuremman määrän asioita hoitamaan samaan aikaan, säästää ajan lisäksi myös päätä, Mikkonen naurahtaa.
Yksinkertaisempaan työskentelyyn on jo totuttu, tosin lukuisat mapit koristavat vielä ainakin hetken toimiston hyllyjä.
– Koska kaikki on nyt yhdessä paikassa niin pääsy tarpeellisiin tietoihin on yksinkertaista, ei tarvitse muuta kuin koneen ja netin. Välillä tässä tuskailen, kun pitää alkaa hakemaan jotain tietoa viisi vuotta vanhasta urakasta. Se on aikamoinen savotta etsiä ensin oikea mappi ja sitten vielä se oikea laskukopio, Mikkonen kertoo.
– Toki se löytyy kyllä, mutta meillä on aika monta hyllymetriä niitä mappeja, Hannukkala muistuttaa.
– Tällä nykysysteemillä se on ihan viisi sekuntia niin tarvittava löytyy, Mikkonen toteaa.