"Isoin asia on ehdottomasti kokonaispaketin hallinta. Se, että kirjanpito, palkanlaskenta sekä töiden hallinta ja laskutus ovat kaikki samassa paketissa. Adminetin käyttöönotto oli viisas veto."
Rami Harju
LH Sähkö on vuonna 2010 Parkanoon perustettu sähköalan yritys, jonka toiminta käynnistyi, kun samassa työpaikassa työskennelleet Rami Harju ja Arto Laaksonen päättivät perustaa oman yrityksen.
LH Sähkö toteuttaa sähköasennustöitä ja kylmälaiteasennuksia, tietoverkkoasennuksia sekä kiinteistöhuoltoon ja -kunnossapitoon liittyviä töitä. Toiminnan pääpaino on julkiselle puolelle tehtävässä sähköurakoinnissa ja yritys onkin toteuttanut sähkötyöt lukuisiin päiväkoteihin, kouluihin ja palvelukoteihin.
Adminetissä vakuutti ennen kaikkea kokonaisuus, jolla saatiin yrityksen kaikki toiminnot yhteen järjestelmään, kun töiden hallinnan lisäksi myös kirjanpito ja palkanlaskenta saatiin samaan ohjelmaan ja sähköiseen muotoon.
– Kysyimme muilta käyttäjiltä kokemuksia. He ja Admicomin edustajat suosittelivat ehdottomasti ottamaan Adminetin koko palvelupaketin käyttöön. Sillä tavalla kuulemma saisimme kaikista suurimman hyödyn ja oikeassahan he siinä olivat.
Ohjelmistokokonaisuuden lisäksi myös yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon.
Adminetin käyttö tarkoitti muutoksia koko henkilöstön toimintatapoihin, sillä aiemmin tuntikortit ja työtilaukset käsiteltiin paperilla. Työntekijät suhtautuivat uuteen toimintatapaan positiivisesti ja pääsivät yhteisen koulutuksen jälkeen nopeasti perille ohjelmiston käytöstä. Nykyään he täyttävät tuntinsa ja tilauksilla käytetyt tarvikkeet Adminettiin kännykällä, tabletilla tai tietokoneella.
– Työntekijät lähtivät muutokseen positiivisella asenteella ja moni tykkäsi, että nyt on hyvä juttu. Käyttö lähti sujumaan tosi hyvin. Ainoa asia, jota ennakkoon vähän pelkäsimme, oli kuinka asentajat lähtevät muutokseen mukaan, mutta kaikki lähti toimimaan ihan älyttömän hyvin. Se yllätti meidät positiivisesti.
– Tokihan tämä helpottaa työntekijöitäkin. Ennen vanhaan jos vaikka tuntilista oli toimittamatta palkanlaskennan lähestyessä, niitä sitten tuli välillä kirjeenä, valokuvana puhelimeen tai työntekijä toi listan asiasta tehden toimistolle. Siinä oli aina sellaista rumbaa, mutta nythän tiedot tulevat heti Adminettiin näkyviin. Kun paperilaput eivät enää sido tekemistä, työmiehetkin menevät suoraan työmaalle, eivätkä välttämättä edes käy toimistolla.
Sähköiseen muotoon saatu työtilausten käsittely on helpottanut myös johdon töitä, kun tunnit ja tarvikkeet kirjautuvat tarkasti oikeaan paikkaan.
– Tämä oli juuri se mitä haettiinkin ohjelman vaihdolla – haluttiin helpottaa omaa työtä. Kun joka tilaus tehdään Adminettiin ja työntekijät eivät pääse merkkaamaan tuntejansa muuta kuin työtilauksille, niin silloin kaikki työt tulevat varmemmin laskutettua.
– Adminet helpotti ja nopeutti tosi paljon työtilausten seurantaa ja laskutusta. Nykyään siihen menee varmaan 20 % aiemmin käytetystä ajasta. Muuttuneen tilausten käsittelyn vaikutus näkyy tasaisempana laskutuksena, kun myyntilaskun tekeminen on helpompaa ja tilaukset tulevat meille tasaisesti laskutettavaksi sitä mukaa, kun asentajat merkitsevät niitä valmiiksi.
Adminetin myötä myös ostolaskujen käsittely saatiin täysin sähköiseen muotoon.
– Nimenomaan paperinpyörittely jäi laskujen käsittelystä kokonaan pois. Ostolaskujen osalta on tosi kätevää, että samalla kun hyväksymme laskua, saadaan tarvikkeet kohdistettua työtilauksille. Se varmistaa, että tarvikkeita ei jää laskuttamatta. Myös kaikenlainen seuranta ja tiedon etsiminen on helpompaa. Jos ennen piti jotain ostolaskua tai muuta tarkistaa, niin se oli sitä mapin plaraamista ja tarvikkeiden haeskelua lähetteiltä ja ostolaskuilta. Nyt se on jäänyt kokonaan pois ja etsimänsä löytää helposti.
Urakkakohteiden osalta helpotusta on saatu projektin aikaiseen seurantaan. Tarkempi seuranta näkyy parempana reagointikykynä urakan aikana.
– Urakoiden seuranta on helpottunut selvästi. Esimerkiksi tuntimäärien seuraaminen oli aikaisemmin hirveän hankalaa, kun seuranta perustui niin sanotusti omaan kirjanpitoon ja tilitoimiston kuukausiraportteihin. Nyt pystyn seuraamaan kustannuskertymää, kustannuserittelyä ja tuntimääriä helposti. Se on urakassa iso tekijä. Nyt projektin kustannukset pysyvät kurissa, eikä pääse tulemaan mitään yllätyksiä. Tai jos tulee, pystytään nopeasti selvittämään mistä ne johtuvat.
Yrityksen toiminta on kokenut muutoksia sekä työmaakäytäntöjen että toimistorutiinien hoidossa. Harju nostaakin Adminetin tärkeimmäksi hyödyksi nimenomaan kokonaisuuden hallinnan.
– Isoin asia on ehdottomasti kokonaispaketin hallinta. Se, että kirjanpito, palkanlaskenta sekä töiden hallinta ja laskutus ovat kaikki samassa paketissa. Toinen merkittävä asia on ollut ajansäästö, jota olemme saaneet erityisesti laskutuksesta. Kaiken kaikkiaan olemme positiivisin mielin. Adminetin käyttöönotto oli viisas veto.