"Onhan se hirvittävä helpotus, kun kaikki rutiinit tapahtuvat suoraan Adminetissä. Ajallisestikin puhutaan kuitenkin usean työpäivän säästöstä kuukaudessa."
Pekka Aho
Ruskolta käsin toimiva Rakennushuolto Aho Oy on ehtinyt yli 50-vuotisen historiansa aikana todistaa rakentamisen nousut ja laskut 1980-luvun uudisrakentamisen buumista 1990-luvun lamaan sekä myöhemmin rakennusalalla tapahtuneet toimintatapojen muutokset. Yrityksen toiminnasta vastaa nykyään Pekka Aho, joka sai yrityksen vetovastuun isältään vuonna 1986.
Rakennushuolto Aho toteuttaa kymmenen henkilön voimin sekä uudis- että korjausrakentamisen kohteita, muun muassa huoneistoremontteja, myymäläkalustuksia ja timanttiporausta. Lisäksi yritys hoitaa Lounais-Suomen alueella kassakaappiasennukset yhteistyökumppanilleen Kaso Oy:lle.
Pekka Aho haluaa varmistaa pojalleen mahdollisimman hyvät lähtökohdat siirtyä aikanaan yrityksen ohjaksiin. Niinpä Adminet otettiin yrityksessä käyttöön lokakuussa 2014.
– Meille hankittiin 1985 ensimmäinen atk-järjestelmä palkanlaskentaan ja urakkalaskentaan, mutta sittemmin olen jo pitemmän aikaa hoitanut asiat manuaalisesti. Vuosien varrella meille on tarjottu erinäköisiä sähköisiä ratkaisuita, mutta innostuin vasta tutustuessani Adminettiin, koska se oli niin kokonaisvaltainen ja vaivaton. Halusin että toimintamme olisi tätä päivää siinä vaiheessa, kun Aleksi ottaa enemmän vastuuta, eikä hänen tarvitse alkaa heti päivittämään kaikkia asioita.
Yrityksen arjessa ohjelmiston tuomat hyödyt näkyvät monellakin tapaa, mutta yksi isoimmista muutoksista on laskutuksen helpottuminen. Aiemmin Pekka keräsi laskutustiedot käsin työntekijöiden tuntilapuilta ja ostolaskujen tarvikeriveiltä.
– Oli aika iso kynnys aloittaa laskutustietojen kerääminen ja laskutus laahasi jäljessä. Kyllähän minulla meni aiemmin illat ja monesti viikonloputkin sen paperirumban kanssa. Jonkin verran töitä ja tarvikkeita sisältävän laskun tekemiseen meni noin tunti. Nyt jos ajatellaan vastaavaa, niin eihän se napinpainallus kauhean kauan aikaa vie.
Pekka hoitaa itse yrityksen palkanlaskennan ja Adminetillä koko prosessi on helpottunut tuntikirjausten käsittelystä itse laskentaan. Nykyään työntekijät eivät enää toimita paperisia tuntikortteja toimistolle käsiteltäväksi, vaan jokainen kirjaa tuntinsa kännykällä – yleensä heti työmaalta.
– Meille oli täydellinen yllätys, kuinka sujuvasti tuntikirjauskäytännöt saatiin nykyaikaan. Ennakkoon vähän pelättiin siirtymää, mutta yllättävän helposti kaikki oppivat käytön ja nykyään se sujuu vallan hyvin. Varsinainen palkanlaskentakin on todella helppoa. Minun ei tarvitse muuta kuin tarkistaa tuntikortit ja pistää palkat maksuun. Nykyään minulla menee noin 15 minuuttia ja palkkalaskelmat ovat valmiit.
Myös erilaisten viranomaisilmoitusten tekeminen on helpottunut huomattavasti, kun Adminet koostaa tarvittavat tiedot automaattisesti.
– Kyllähän se oli aiemmin vuoden vaihteen jälkeen aina melkoinen tuska, kun ryhdyttiin keräämään verottajalle, työeläkeyhtiöille ja vakuutusyhtiöille palkkatietoja ja muita. Nyt niidenkin tietojen hakeminen sujuu tosi kivuttomasti, kun kaikki saadaan suurin piirtein napinpainalluksella ulos.
Rakennushuolto Ahon kirjanpito on ulkoistettu. Adminetin käyttöönoton yhteydessä silloisen tilitoimiston palveluista päätettiin luopua ja siirtää kirjanpito Admicomin omaan tilitoimistoon.
– Ratkaisun taustalla oli monta syytä, mutta ennen kaikkea kustannukset alkoivat mietityttää. Saimme palvelun Admicomin kautta selkeästi edullisemmin. Adminetin myötä kirjanpito on saatu reaaliaikaan. On suuri helpotus, kun ei tarvitse joka kuukausi koota mappia, kiikuttaa kirjanpitäjälle ja odotella yli kuukautta, että saa tietää tilanteen. Meidän toiminnassamme esimerkiksi alv-maksut vaihtelevat kuukausittain tosi paljon. Nyt pystymme seuraamaan niitäkin reaaliajassa ja varautumaan paremmin.
Suurta helpotusta on saatu myös seurantaan, sillä tietoja ei tarvitse enää koostaa raporteille käsin. Aho on tyytyväinen esimerkiksi Adminetin automatisoituun verottajan rakennusalan tiedonantovelvollisuuden raportointiin.
– Mielestäni se on toiminut valtavan hyvin. Itseltäni se ei vaadi muuta kuin sen, että lisään kohdetta perustettaessa työntekijät, joille kulkuoikeudet annetaan. Sen jälkeen raportit lähtevät itsestään.
Adminet koostaa käyttäjälle monenlaista yritys- ja kohdetason tietoa reaaliajassa. Aho on ottanut saatavilla olevat tiedot monipuolisesti hyötykäyttöön.
– Nyt kun tiedon saa helposti ja ajantasaisesti, asioita tulee seurattua entistä enemmän vanhaan tilitoimistojärjestelmään verrattuna. Seuraan muun muassa urakkakohteiden etenemistä, määrättyjen tarvikehankintojen kuukausimääriä, kuinka paljon kertyy muita kuin työmaakuluja sekä huoltoautojen kustannuksia ja tuottoja.
Kaiken kaikkiaan Adminet on tuonut mukanaan paljon helpotuksia Rakennushuolto Ahon arkeen ja yrityksessä voidaan mennä hyvillä mielin kohti tulevaisuutta ja siellä siintävää sukupolvenvaihdosta.
– Juuri laskutukseen, taloushallintoon ja seurantaan liittyvät asiat ovat henkilökohtaisesti nopeutuneet eniten. Onhan se hirvittävä helpotus, kun kaikki rutiinit tapahtuvat suoraan Adminetissä. Ajallisestikin puhutaan kuitenkin usean työpäivän säästöstä kuukaudessa.