"Kun tiedot tulevat laskulle valmiina, laskun tekemiseen menee minuutti edellisen järjestelmän tunnin sijaan. Tässä jää tyhjänpäiväistä työtä pois kaikilta."
Sami Mustonen
Teollisuuden teräsrakenteita valmistava WeldOne Oy on tehnyt upean kasvutarinan reilun viiden toimintavuotensa aikana. Tänä päivänä Kalajoelta käsin toimiva yritys työllistää viitisenkymmentä henkilöä ja liikevaihdossa päästään 6-7 miljoonaan.
Päätöstä tehtäessä Adminetissä vakuuttivat useat pienet asiat, joilla oli mahdollisuus helpottaa yrityksen arkea:
”Siellä oli todella monta asiaa, jotka vakuuttivat meidät. Ihan sellaisia yksinkertaisia asioita, jotka olivat selkeästi vaikeampia edellisessä järjestelmässä, esimerkiksi laskutuskäytännöt, maksuerien tekeminen ja monet automatisoidut toiminnot. Meidän ei enää tarvinnut kirjata lukuja järjestelmään, kun Adminet teki sen itse ja meidän hommaksemme jäi vain lukujen tarkastelu”, toimitusjohtaja Sami Mustonen kertoo.
Merkittävin muutosta vaatinut asia oli laskutuksen helpottaminen, sillä WeldOne tekee paljon pieniä laskutöitä:
”Halusimme eroon laskutusvaiheen työläästä tuntien kaivamisesta laskulle. Adminetillä töiden laskuttaminen on ihan äärettömän jouhevaa. Kun tiedot tulevat laskulle valmiina, laskun tekemiseen menee minuutti edellisen järjestelmän tunnin sijaan. Se on aivan keskeinen asia Adminetissä. Tässä jää tyhjänpäiväistä työtä pois kaikilta. Ostolaskutkin pääsen tarkistamaan kännykällä, ihan sama missä itse olen. Saapuneet laskut on helppo käsitellä ja tarvittaessa siirtää muille. Nämä ovat niitä pieniä toimenpiteitä, joilla nimenomaan säästetään aikaa. Väitän että nykyään kymmenen laskun tarkistamiseen menee keskimäärin muutama minuutti, kun aikaisemmin meni vähintään puoli tuntia. Adminetillä teho on moninkertainen entiseen verrattuna.”
Adminetin reaaliaikaiset, todellisiin kirjanpitotapahtumiin pohjautuvat seurantatyökalut ovat tuoneet merkittävän parannuksen aiempaan tilanteeseen, jossa tuloksen sai tietää käytännössä parin kuukauden viiveellä ja lopullisen totuuden näytti tilinpäätös:
”Reaaliaikaisuus on aivan ykkösasia. Ajantasainen ja luotettava tieto kirjanpidosta perustuu siihen, ettei tietoja voi enää jälkeenpäin säädellä. Jos vertaa hyötyjä ja haittoja, niin pidän tietojen ajantasaisuutta aivan äärettömänä hyötynä. Montakin kertaa on käynyt niin, että joku on tiedustellut meidän liikevaihtoa. Olen sen sitten nopeasti Adminetistä tarkistanut ja kertonut. Silloin seuraava kysymys kuuluu: Kuinka sait tiedon niin nopeasti ja perustuuko se johonkin arvioon? No se näkyy täällä ja ei – ei ole arvio vaan tismalleen tämä.”